ตัวแปลง Word เป็น Excel ฟรี

แค่นี้ก็เรียบร้อย ตารางทั้งหมดในเอกสารของคุณจะพร้อมให้แก้ไข จัดเรียง และนำไปใช้งานต่อได้ทันที เหมาะมากถ้าคุณต้องการดึงตารางจาก Word ไปใช้วิเคราะห์หรือทำรายงาน

หากต้องการแปลง Word เป็น Excel คุณสามารถใช้ตัวแปลงออนไลน์อย่าง Smallpdf (ตัวแปลงเอกสารออนไลน์ฟรี) คัดลอกและวางตารางโดยตรง หรือบันทึกเอกสารเป็นข้อความธรรมดาแล้วนำเข้าผ่านแท็บ “Data” ของ Excel 

ต่อไปนี้คือสถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดที่คุณอาจต้องการแปลงไฟล์ DOCX เป็นสเปรดชีต Excel:

• มีคนส่งรายงานหรือโน้ตเรียนมาให้คุณทางอีเมลเป็นไฟล์ DOCX แต่คุณต้องดึงข้อมูลจาก Word เพื่อจัดเรียง กรอง หรือรวมยอดตัวเลขใน Excel

• คุณสร้างใบแจ้งหนี้แบบง่ายๆ ใน Word แต่ตอนนี้ต้องการติดตามข้อมูลต่อในสเปรดชีต

• คุณพิมพ์ตารางไว้ใน Word แล้วค่อยมารู้ทีหลังว่าจริงๆ ควรใช้ Excel ตั้งแต่แรก

• คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่ตอนนี้ยังอยู่ในเอกสาร Word 

การสลับรูปแบบไฟล์ได้อย่างยืดหยุ่นช่วยประหยัดเวลาและแรงได้มาก และกับ Smallpdf ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีเท่านั้น

หากคุณอยากทำงานโดยตรงใน Microsoft Office ก็มีวิธีทำด้วยตนเองอยู่ 2-3 วิธีที่ลองได้ วิธีเหล่านี้จะได้ผลดีที่สุดเมื่อเอกสาร Word ของคุณมีตารางที่จัดโครงสร้างไว้อย่างดี

นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดหากคุณกำลังจัดการกับตารางเดียวแบบง่ายๆ:

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณ แล้วเลือกทั้งตารางโดยคลิกตัวเลือกตาราง (ลูกศรสี่ทิศทาง) ที่มุมซ้ายบน

2. คัดลอกตารางด้วย Ctrl+C (หรือ Cmd+C บน Mac)

3. เปิด Excel แล้วคลิกที่เซลล์ A1 (หรือจุดที่คุณต้องการให้ตารางเริ่มต้น)

4. วางด้วย Ctrl+V (หรือ Cmd+V บน Mac)

5. ใช้ปุ่ม Paste Options ที่ปรากฏขึ้นเพื่อเลือก “Keep Source Formatting” หรือ “Match Destination Formatting.”

วิธีนี้ใช้ได้ดีมากกับตารางพื้นฐาน แต่หลังจากนั้นคุณอาจต้องปรับความกว้างคอลัมน์และการจัดรูปแบบอีกเล็กน้อย

สำหรับเอกสารที่ซับซ้อนขึ้น หรือในกรณีที่คัดลอกและวางได้ผลไม่ดี:

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณ แล้วไปที่ “File > Save As”

2. เปลี่ยนเมนูดรอปดาวน์ “Save as type” เป็น “Plain Text (.txt).”

3. บันทึกไฟล์ไว้บนเดสก์ท็อปหรือในตำแหน่งที่คุณต้องการ

4. เปิด Excel แล้วไปที่แท็บ Data บนริบบอน

5. คลิก “From Text/CSV” หรือ “From Text (Legacy)” (หรือ “Get Data > From File > From Text/CSV” ในเวอร์ชันใหม่กว่า)

6. เลือกไฟล์ข้อความที่คุณบันทึกไว้ แล้วคลิก “Import.”

7. ใช้ Text Import Wizard ของ Excel เพื่อกำหนดว่าข้อมูลของคุณควรถูกแยกเป็นคอลัมน์อย่างไร (แท็บ จุลภาค หรือช่องว่าง)

8. ดูตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วคลิก “Load” เพื่อนำเข้าข้อมูลของคุณ 

วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมการจัดโครงสร้างข้อมูลได้มากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อเอกสารมีการจัดรูปแบบไม่สม่ำเสมอ

แม้ Word และ Excel จะอยู่ในตระกูล Microsoft เดียวกัน แต่เมื่อพูดถึงข้อมูลในตาราง ทั้งคู่ก็ไม่ได้เข้ากันได้ขนาดนั้น Word ทำงานบนโมเดลเอกสาร ซึ่งออกแบบมาสำหรับลำดับข้อความ ย่อหน้า และการจัดวางภาพ ส่วน Excel ใช้โมเดลข้อมูลที่อิงกับเซลล์ แถว และคอลัมน์ที่มีความสัมพันธ์เฉพาะ

Word ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อจัดโครงสร้างแถวและคอลัมน์แบบเดียวกับ Excel และ Excel เองก็ไม่รู้ว่าจะตีความโครงสร้างตารางที่บันทึกอยู่ในเอกสาร Word อย่างไร

Smallpdf จึงเข้ามาทำหน้าที่เป็นตัวกลางแปลข้อมูล

ก่อนอื่น เราจะแปลงไฟล์ Word ของคุณเป็น PDF ซึ่งช่วยเก็บเลย์เอาต์ของตารางไว้ได้อย่างชัดเจนมากขึ้น จากนั้นเราจะใช้ OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) เพื่อสแกนและแยกวิเคราะห์โครงสร้างตาราง แล้วแปลงเป็นเซลล์จริงใน Excel ระบบ OCR ของเราได้รับการฝึกมาโดยเฉพาะให้รู้จำเส้นขอบตาราง ขอบเขตของเซลล์ และความสัมพันธ์ของข้อมูล คุณจึงได้สเปรดชีตที่พร้อมใช้งานภายในไม่กี่อึดใจโดยแทบไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม

เพื่อช่วยให้ เครื่องมือ OCR ของเราให้ผลลัพธ์ที่สะอาดที่สุดเท่าที่เป็นไปได้:

• ใช้ฟอนต์ sans serif เช่น Arial หรือ Calibri เพื่อให้จดจำตัวอักษรได้ชัดเจนขึ้น

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางของคุณมีเส้นขอบที่มองเห็นได้ และใช้ขนาดตัวอักษรอย่างน้อย 11 pt.

• หลีกเลี่ยงสีพื้นหลังหรือข้อความสีเทาอ่อน เพราะอาจทำให้ความแม่นยำลดลง

• หากเอกสารของคุณมีหลายตาราง แต่ละตารางก็มักจะถูกเพิ่มเป็นคนละชีตภายในไฟล์ Excel เดียวกัน

แม้ไฟล์ต้นฉบับจะดีมากแค่ไหน การตรวจสอบสเปรดชีตที่แปลงแล้วอีกครั้งก็ยังคุ้มค่าเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างออกมาถูกต้องตามต้องการ

เมื่อข้อมูลในตาราง Word ของคุณอยู่ในรูปแบบ Excel แล้ว คุณจะใช้งานด้านการจัดการข้อมูลได้อีกมากมายที่ทำใน Word ไม่ได้:

• สูตรและการคำนวณ: เพิ่มฟังก์ชัน SUM, AVERAGE และฟังก์ชันอื่นๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ

• การจัดเรียงและการกรอง: จัดระเบียบข้อมูลตามคอลัมน์ใดก็ได้ กรองตามเงื่อนไขที่ต้องการ หรือสร้างมุมมองแบบกำหนดเอง

• รองรับข้อมูลได้มากขึ้น: Excel จัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้มากกว่าตารางใน Word อย่างมาก

• ตาราง Pivot และแผนภูมิ: สร้างสรุปและรายงานแบบภาพจากข้อมูลที่แปลงแล้วของคุณ

ฟีเจอร์เหล่านี้ทำให้ Excel เป็นตัวเลือกที่เหมาะโดยธรรมชาติ เมื่อคุณต้องการทำอะไรที่มากกว่าการแสดงข้อมูลพื้นฐาน

หากคุณกำลังจัดการไฟล์ที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน (เช่น รายงานงาน ข้อมูลการเงิน หรืออะไรก็ตามที่คุณไม่อยากให้ไปอยู่ในมือผิดคน) คุณก็ใช้งาน Smallpdf ได้อย่างมั่นใจ ไฟล์ทั้งหมดได้รับการเข้ารหัสระหว่างอัปโหลดและดาวน์โหลด และเราจะลบทุกอย่างออกจากเซิร์ฟเวอร์ภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากคุณใช้งานเสร็จ

เรายังเป็นไปตาม GDPR ด้วย ซึ่งหมายความว่าความเป็นส่วนตัวของคุณจะได้รับการปกป้องในทุกขั้นตอน อยากดูรายละเอียดทั้งหมดใช่ไหม? คุณจะพบข้อมูลครบถ้วนได้ที่ ศูนย์ความเชื่อมั่นของเรา.

Smallpdf ใช้งานได้ฟรีสูงสุดวันละสองครั้ง ซึ่งเหมาะมากถ้าคุณใช้เป็นครั้งคราว แต่ถ้าคุณต้องจัดการหลายเอกสารหรือใช้งานแบบสม่ำเสมอ การอัปเกรดเป็น Pro จะปลดล็อกสิทธิประโยชน์ดีๆ เพิ่มเติม

คุณจะสามารถแปลงไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน และจัดเก็บไฟล์ไว้อย่างปลอดภัยในพื้นที่คลาวด์ของ Smallpdf ได้ ด้วย Pro คุณยังเข้าถึงชุดเครื่องมือทั้งหมดของเราได้ เช่น PDF เป็น Excel, บีบอัด PDF, และ แก้ไข PDF, แบบไม่มีข้อจำกัดหรือเวลารอ