Gratis Word-naar-Excel-converter

Meer is er niet nodig. Alle tabellen die in je document stonden, zijn nu bewerkbaar, sorteerbaar en klaar voor gebruik. Perfect als je tabellen uit Word wilt halen voor analyse of rapportage.

Om Word naar Excel te converteren, kun je een online converter zoals Smallpdf gebruiken, tabellen rechtstreeks kopiëren en plakken, of je document opslaan als platte tekst en het importeren via het tabblad Gegevens in Excel. 

Dit zijn de meest voorkomende situaties waarin je DOCX-bestanden naar Excel-spreadsheets wilt converteren:

• Iemand heeft je een rapport of aantekeningen als DOCX-bestand gemaild, maar je moet gegevens uit Word halen zodat je de getallen in Excel kunt sorteren, filteren of optellen.

• Je hebt een eenvoudige factuur gemaakt in Word, maar moet die nu bijhouden in een spreadsheet.

• Je hebt snel een tabel in Word opgesteld, maar kwam er later achter dat je beter meteen Excel had kunnen gebruiken.

• Je moet gegevens analyseren die momenteel vastzitten in een Word-document. 

De flexibiliteit om van formaat te wisselen kan je veel tijd en moeite besparen. Met Smallpdf duurt die omzetting maar een paar seconden.

Als je liever rechtstreeks in Microsoft Office werkt, zijn er een paar handmatige methoden die je kunt proberen. Deze werken het beste als je Word-document goed gestructureerde tabellen bevat.

Dit is de snelste methode als je te maken hebt met één eenvoudige tabel:

1. Open je Word-document en selecteer de hele tabel door op de tabelselector (vierwegpijl) in de linkerbovenhoek te klikken.

2. Kopieer de tabel met Ctrl+C (of Cmd+C op Mac).

3. Open Excel en klik op cel A1 (of op de plek waar je de tabel wilt laten beginnen).

4. Plak met Ctrl+V (of Cmd+V op Mac).

5. Gebruik de knop ‘Plakopties’ die verschijnt om ‘Bronopmaak behouden’ of ‘Overeenkomen met doelopmaak’ te kiezen.

Deze methode werkt prima voor eenvoudige tabellen, al moet je de kolombreedtes en opmaak daarna misschien nog aanpassen.

Voor complexere documenten of wanneer kopiëren en plakken niet goed werkt:

1. Open je Word-document en ga naar “Bestand > Opslaan als”

2. Wijzig de vervolgkeuzelijst “Opslaan als type” in “Platte tekst (.txt).”

3. Sla het bestand op je bureaublad of op een andere gewenste locatie op.

4. Open Excel en ga naar het tabblad Gegevens in het lint.

5. Klik op “Van tekst/CSV” of “Van tekst (oude versie)” (of “Gegevens ophalen > Van bestand > Van tekst/CSV” in nieuwere versies).

6. Selecteer je opgeslagen tekstbestand en klik op “Importeren.”

7. Gebruik de tekstimportwizard van Excel om te bepalen hoe je gegevens (tabs, komma's, spaties) in kolommen moeten worden gescheiden.

8. Bekijk een voorbeeld van het resultaat en klik op “Laden” om je gegevens te importeren. 

Met deze methode heb je meer controle over hoe de gegevens worden gestructureerd, wat vooral handig is bij documenten met inconsistente opmaak.

Hoewel Word en Excel deel uitmaken van dezelfde Microsoft-familie, zijn ze niet bepaald de beste vrienden als het gaat om tabelgegevens. Word werkt op basis van een documentmodel—het is ontworpen voor tekststroom, alinea’s en visuele lay-out. Excel gebruikt een gegevensmodel dat is opgebouwd rond cellen, rijen en kolommen met specifieke relaties.

Word is niet ontworpen om rijen en kolommen op dezelfde manier te structureren als Excel, en Excel weet niet hoe het de tabelsemantiek moet interpreteren die in Word-documenten is opgeslagen.

Smallpdf neemt de rol van vertaler op zich.

Eerst zetten we je Word-document om in een PDF, waardoor de tabelindeling beter behouden blijft. Daarna gebruiken we OCR (optische tekenherkenning) om die tabelstructuur te scannen en te ontleden, waarna we die omzetten in echte Excel-cellen. Onze OCR-engine is speciaal getraind om tabelranden, celgrenzen en relaties tussen gegevens te herkennen. Makkelijker kan bijna niet: je krijgt een bruikbare spreadsheet zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Om onze OCR-tool zo schoon mogelijke uitvoer te laten geven:

• Gebruik een schreefloos lettertype zoals Arial of Calibri voor duidelijkere tekenherkenning.

• Zorg ervoor dat je tabel zichtbare randen heeft en een lettergrootte van minimaal 11 pt.

• Vermijd achtergrondkleuren of vage grijze tekst, aangezien die de nauwkeurigheid kunnen beïnvloeden.

• Als je document meerdere tabellen bevat, wordt elke tabel doorgaans toegevoegd aan een apart werkblad binnen hetzelfde Excel-bestand.

Zelfs met uitstekende bronbestanden is het altijd de moeite waard om je geconverteerde spreadsheet achteraf nog even te controleren om er zeker van te zijn dat alles er precies goed uitziet.

Zodra de gegevens uit je Word-tabel in Excel-formaat staan, gaat er een hele wereld aan mogelijkheden voor gegevensbeheer open die in Word gewoon niet beschikbaar zijn:

• Formules en berekeningen: Voeg SUM, AVERAGE en andere functies toe om je gegevens automatisch te analyseren.

• Sorteren en filteren: Orden je gegevens op elke willekeurige kolom, filter op specifieke criteria of maak aangepaste weergaven.

• Onbeperkte gegevenscapaciteit: Excel kan veel grotere datasets verwerken dan Word-tabellen.

• Draaitabellen en grafieken: Maak visuele samenvattingen en rapporten op basis van je geconverteerde gegevens.

Deze functies maken Excel de logische keuze wanneer je meer wilt doen dan alleen gegevens weergeven.

Als je met gevoelige bestanden werkt (zoals werkrapporten, financiële gegevens of andere zaken die je niet in verkeerde handen wilt laten vallen), ben je bij Smallpdf in veilige handen. Bestanden beschermd met TLS-versleuteling, en Bestanden worden na 1 uur automatisch verwijderd.

We zijn ook AVG-conform, wat betekent dat je privacy bij elke stap wordt beschermd. Wil je het volledige overzicht? Je vindt alle details in ons Trust Center.

Smallpdf is helemaal gratis voor maximaal twee conversies per dag, wat perfect is als je het maar af en toe nodig hebt. Maar als je met meerdere documenten werkt of dit regelmatig doet, krijg je met een upgrade naar Pro toegang tot een paar fijne extra's.

Je kunt batches bestanden in één keer converteren en ze veilig opslaan in je Smallpdf-cloudruimte. Met Pro krijg je toegang tot ons volledige pakket, zoals PDF naar Excel, PDF comprimeren, en PDF bewerken, zonder beperkingen of wachttijden.