Cómo insertar un PDF en Excel

Aunque ya sepas algo sobre documentos PDF y Excel, quizá te preguntes cómo importar un PDF a archivos de Excel. Aunque pueda parecer una tarea difícil, no tiene por qué serlo.

Hay tres opciones sencillas para insertar un PDF en Excel: 

1. Adjunta el PDF como objeto en tu hoja

2. Crea un enlace en el que se pueda hacer clic para mantener el tamaño de los archivos reducido

3. Convierte el PDF en datos de Excel editables con Smallpdf

Cada método tiene pasos claros, y te explicaremos cuándo usar cada uno, cómo solucionar problemas comunes como elementos del menú atenuados y qué hacer si tu PDF está escaneado o contiene tablas.

Si prefieres datos editables, convierte el PDF a Excel con Smallpdf y pega los resultados en tu libro de trabajo.

Cuando llevas un PDF a Excel, puedes elegir entre colocarlo como un objeto visual o convertir su contenido en celdas reales y editables. Se comportan de manera muy diferente una vez que están en tu hoja.

Aquí tienes algunas cosas que debes tener en cuenta con cada método.

Insertar un PDF como objeto o imagen

• Mantiene el PDF como un archivo dentro de tu hoja de cálculo.

• Aparece como un icono o una vista previa estática.

• No puedes editar el texto ni las tablas dentro de Excel.

• Al hacer doble clic, se abre el PDF completo en tu visor.

Ideal para: Informes, facturas, contratos, archivos de referencia o cualquier cosa que solo necesites ver

Importar un PDF como datos editables

• Esto convierte el contenido del PDF en celdas reales de Excel.

• Las tablas se convierten en filas y columnas que puedes ordenar, filtrar y calcular.

• El texto se puede editar en Excel.

• Funciona mejor cuando usas la herramienta De PDF a Excel de Smallpdf (especialmente para archivos PDF escaneados con OCR).

Ideal para: Datos financieros, tablas, formularios estructurados, extractos escaneados o cualquier cosa con la que necesites trabajar

¿Cuál deberías elegir?

• Elige Insertar si solo necesitas que el PDF sea visible o esté adjunto dentro de la hoja.

• Elige Importar/Convertir si necesitas que los números, el texto o las tablas sean editables.

La forma más fiable de incrustar un PDF en Excel es mediante la función Insertar objeto. Este método funciona en todas las versiones de Excel y crea un objeto incrustado que pasa a formar parte de tu hoja de cálculo. A continuación, te mostramos cómo adjuntar un PDF en Excel:

1. Abre tu archivo de Excel y haz clic en la celda donde quieras colocar el PDF.

2. Ve a la pestaña «Insertar» de la cinta de opciones.

3. En el grupo «Texto», haz clic en «Objeto».

4. En el cuadro de diálogo «Objeto», selecciona la pestaña «Crear a partir de archivo».

5. Haz clic en «Examinar» y busca tu archivo PDF; luego, selecciónalo.

6. Elige si quieres «Mostrar como icono» (muestra un icono de PDF) o déjalo sin marcar (muestra la vista previa de la primera página).

7. Marca «Vincular al archivo» si quieres que el PDF incrustado se actualice cuando cambie el original.

8. Haz clic en «Aceptar» para insertar tu PDF.

El PDF aparecerá ahora como un objeto incrustado en tu hoja de Excel. Haz doble clic en él en cualquier momento para abrir el PDF completo en tu visor predeterminado.

Una vez que hayas insertado tu PDF, querrás controlar cómo se ve y se comporta en tu hoja de cálculo. Haz clic derecho en el objeto PDF incrustado para acceder a estas opciones de formato.

• Cambiar el tamaño del objeto: Arrastra los controladores de las esquinas para agrandar o reducir el icono o la vista previa del PDF.

• Formato del objeto: Haz clic derecho y selecciona «Formato de objeto» para acceder a ajustes avanzados como bordes, colores y posicionamiento.

• Configuración de propiedades: Selecciona «Mover y cambiar tamaño con celdas» para que el PDF se mueva cuando insertes o elimines filas o columnas.

• Cambiar icono: Si seleccionaste «Mostrar como icono», puedes personalizar qué icono aparece y agregar un texto descriptivo.

• Bloquear posición: Protege la hoja para evitar que tu objeto PDF se mueva o cambie de tamaño accidentalmente.

Estos controles de formato te ayudan a crear una hoja de cálculo con aspecto profesional en la que tu PDF se integra sin problemas con tus datos.

Si quieres hacer referencia a un PDF sin aumentar el tamaño de tu archivo de Excel, lo mejor es usar un enlace. Esto crea un hipervínculo en el que se puede hacer clic y que abre el PDF en tu visor predeterminado:

1. Selecciona la celda donde quieres que aparezca el enlace a tu PDF.

2. Haz clic derecho y selecciona «Enlace» (o ve a «Insertar» y luego a «Enlace»).

3. Haz clic en «Buscar archivo» y navega hasta tu PDF.

4. Selecciona tu archivo PDF y haz clic en «Aceptar».

5. Personaliza el texto que se muestra si es necesario (como «Ver informe» en lugar del nombre del archivo).

6. Haz clic en «Aceptar» para crear tu enlace.

Ventajas de usar enlaces: Tu archivo de Excel seguirá siendo más pequeño y el enlace siempre abrirá la versión más actualizada de tu PDF. Solo recuerda que las demás personas necesitarán acceso a la ubicación del archivo PDF para abrirlo.

Cuando necesitas los datos reales de un PDF en lugar de simplemente adjuntarlo, convertirlo es tu mejor opción. Este enfoque transforma las tablas y el texto del PDF en celdas editables de Excel que puedes modificar, ordenar y usar para hacer cálculos.

Agregar el contenido de archivos PDF a archivos de Excel con Smallpdf es tan fácil como insertar un PDF en Excel como imagen, o incluso más. Cuando entiendes cómo agregar un PDF a Excel, puedes completar esta tarea en tres sencillos pasos:

1. Ve a la herramienta Smallpdf De PDF a Excel .

2. Arrastra y suelta tu PDF para convertirlo a Excel.

3. Descarga tu archivo, súbelo a Google Drive o Dropbox, o compártelo por correo electrónico.

Smallpdf facilita el trabajo con PDF, incluida la conversión de formatos de archivo hacia y desde este formato universal. Además, ofrecemos tecnología OCR de primer nivel para convertir PDF en archivos de Excel editables. Como resultado, puedes usar este archivo de Excel convertido y simplemente combinar su contenido con otro para gestionarlos y editarlos fácilmente.

Ideal para:

• Informes financieros con tablas y números

• Datos que requieren ordenación o cálculos

• Documentos escaneados (gracias a nuestra tecnología OCR)

• Cuando necesites contenido editable en lugar de solo verlo

Excel ofrece algunos métodos adicionales para importar contenido de PDF, según tus necesidades específicas:

Método Power Query (Datos > Obtener datos)

La función Power Query integrada en Excel puede extraer tablas directamente de archivos PDF:

1. Ve a la pestaña «Datos» y haz clic en «Obtener datos».

2. Selecciona «Desde archivo» y, luego, «Desde PDF».

3. Busca y selecciona tu PDF; luego, haz clic en «Importar».

4. En la ventana Navegador, elige la tabla que quieras y haz clic en «Cargar».

Convierte primero a imagen

Si el método Objeto no funciona, prueba primero a convertir tu PDF a JPG y, luego, usa «Insertar» e «Imágenes». Esto te da más control sobre la ubicación y el formato de la imagen, aunque perderás la posibilidad de abrir el PDF original.

El objeto insertado no se actualiza con los cambios del archivo

Al incrustarlo, se coloca una copia fija del PDF dentro de tu libro de trabajo. Si quieres que el PDF se actualice automáticamente, elige «Vincular al archivo» al insertarlo. Cualquiera que abra el libro de trabajo necesitará acceso a la ubicación del archivo vinculado.

Excel detecta la tabla incorrecta o omite datos

Power Query puede detectar varias tablas en una misma página. Abre la pestaña «Datos», selecciona «Obtener datos», elige «Desde archivo» y, luego, selecciona «Desde PDF». En la ventana Navegador, elige una tabla diferente. En el caso de archivos PDF escaneados o complejos, convierte primero el archivo con Smallpdf para obtener un resultado más limpio en Excel.

Los datos importados aparecen desordenados o desalineados

Las columnas desiguales suelen venir de archivos PDF con formato complejo. Convierte el archivo con la herramienta De PDF a Excel de Smallpdf usando OCR para crear filas más uniformes y reducir la limpieza manual.

El PDF se importa como imagen en lugar de texto editable

Excel no puede extraer texto de archivos PDF escaneados o que contienen solo imágenes. Convierte el archivo con Smallpdf y, luego, pega los datos limpios en tu libro de trabajo.

Los datos importados se cargan en la hoja equivocada

Power Query puede colocar los datos importados en una hoja nueva. Después de cargarlos, mueve la tabla a la hoja que prefieras o cópiala y pégala donde quieras.

Los enlaces a PDF dejan de funcionar al compartir el libro de trabajo

Los PDF vinculados dependen de la ruta del archivo original. Antes de compartir tu libro de trabajo, cambia a la opción de incrustar el PDF o guarda el archivo en una ubicación compartida, como OneDrive o Google Drive, y enlaza a esa ubicación compartida.

Contamos con más de 30 herramientas PDF gratuitas y útiles que funcionan a la perfección con tu flujo de trabajo en Excel:

• Excel a PDF - Convierte los archivos de Excel de nuevo a formato PDF.

• Unir PDF - Combina varios archivos PDF antes de insertarlos.

• Comprimir PDF - Reduce el tamaño del archivo antes de incrustarlo en Excel.

• Proteger PDF - Protege los PDF con cifrado por contraseña.

Esperamos que ahora sepas cómo insertar un PDF en Excel de forma eficaz. Ya que estás aquí, echa también un vistazo a nuestros otros artículos del blog sobre cómo insertar PDF en Word y PPT. Y, si todavía necesitas ayuda, envíanos un correo electrónico. Estamos aquí para facilitarte el uso de los PDF.