Cómo imprimir Excel en formato PDF

Ya sea que necesites una versión en PDF o una copia impresa, esta guía te muestra tus opciones. Aprenderás a:

• Imprimir una hoja de Excel en papel con la configuración de impresión integrada de Excel.

• “Imprimir en PDF” en Windows y Mac para crear una copia digital.

• Convertir Excel a PDF en línea con Smallpdf, perfecto si no tienes Excel instalado.

Cada método mantiene intactas tus tablas, gráficos y diseño para que tu archivo se vea como lo pensaste.

Método alternativo:

• En Windows, ve a “Archivo” > “Guardar como” y “Examinar”. En el menú desplegable “Guardar como tipo”, selecciona “PDF”. 

• En Mac, ve a “Archivo” > “Guardar como” y selecciona “PDF” en el menú desplegable de formato de archivo.

Una vez que abras el nuevo PDF, podrás leer el contenido igual que antes, pero los valores individuales estarán protegidos para que no se modifiquen. Microsoft Office también se asegurará de que el cambio de formato no afecte la calidad de impresión del archivo. Así que debería verse idéntico al archivo original de Excel.

Excel te da control total sobre cómo aparece tu hoja de cálculo en papel. Antes de imprimir, conviene revisar el diseño, los márgenes y la escala para que las páginas finales se vean limpias y sean fáciles de leer.

Revisa la configuración de página

1. Abre tu archivo de Excel.

2. Ve a “Archivo” y selecciona “Imprimir”, o presiona Ctrl + P (Windows) o Cmd + P (Mac).

3. Mira la vista previa de impresión para ver cuántas páginas va a crear Excel.

Define el área de impresión

1. Selecciona las celdas que quieras imprimir.

2. Ve a “Diseño de página” y elige “Área de impresión”; luego selecciona “Establecer área de impresión”.

3. Abre “Archivo” y vuelve a seleccionar “Imprimir” para confirmar que la vista previa se actualizó.

Ajusta los márgenes y la orientación

1. Ve a “Diseño de página”.

2. Selecciona “Márgenes” y elige un ajuste preestablecido o define márgenes personalizados.

3. Selecciona “Vertical” o “Horizontal” según cómo estén organizados tus datos.

Ajusta tu hoja a una sola página

1. Abre “Archivo” y selecciona “Imprimir”.

2. En “Escalado”, elige “Ajustar hoja a una página” o “Ajustar todas las columnas a una página”.

3. Úsalo cuando las tablas anchas se extiendan a páginas adicionales.

Elige el tamaño del papel e imprime

1. En “Archivo”, selecciona “Imprimir” y elige tu impresora.

2. Elige el “Tamaño de papel” correcto (A4, Carta, etc.).

3. Cuando la vista previa se vea bien, selecciona “Imprimir”.

Convertir un archivo de Excel en PDF es útil para el trabajo diario. Por ejemplo:

• Enviar un informe de ventas o presupuesto a un gerente donde el diseño debe mantenerse fijo

• Compartir facturas o estados de cuenta donde las fórmulas no deberían verse

• Enviar formularios u horarios a un banco, una escuela o una oficina gubernamental que no acepta archivos de Excel

• Preparar materiales para una reunión donde todos deben ver el mismo formato, los mismos saltos de página y los mismos gráficos

• Crear una copia no editable de una cotización o presupuesto para clientes

El PDF sigue siendo uno de los formatos de archivo más fáciles de compartir. Se abre en casi cualquier dispositivo, no necesita software especial y por lo general ocupa menos espacio que una hoja de cálculo. Como es un formato universal, no tienes que preocuparte por si alguien en otro sistema podrá ver tu archivo de Excel.

Smallpdf hace que sea fácil convertir una hoja de cálculo de Excel en un PDF limpio y fácil de compartir. Tus tablas, gráficos, colores y diseño se mantienen exactamente como aparecen en Excel, sin necesidad de una app de escritorio ni de una licencia de Office de pago.

Estas son algunas razones por las que muchas personas eligen Smallpdf para convertir Excel a PDF:

• Conversión instantánea en tu navegador, sin necesidad de una cuenta; solo sube el archivo y conviértelo de inmediato

• Compatible con Mac, Windows, iOS y Android

• La misma calidad de conversión que obtendrías con Office, incluso si Excel no está disponible en tu dispositivo

• Protegido con cifrado TLS y Archivos eliminados automáticamente tras 1 hora

• Acceso a más de 30 herramientas si necesitas unir, comprimir, firmar o editar tu nuevo PDF.

Todo tu formato se conserva al convertir Excel a PDF. Tanto Microsoft Office como nuestro convertidor en línea siguen la configuración de tu hoja de cálculo, por lo que el contenido se transfiere exactamente como está. Si tu libro está configurado en horizontal, el PDF también lo estará. Si usaste fuentes, colores, tablas o gráficos específicos, se verán igual en el PDF. Obtienes una versión de solo lectura con el mismo diseño.

Smallpdf funciona en cualquier navegador en Mac, Windows o Linux, y puedes usar la Aplicación móvil de Smallpdf para convertir y administrar archivos donde estés. Después de crear tu PDF, puedes seguir trabajando con herramientas como Comprimir PDF, Unir PDF, Firmar PDF, o convertirlo a Word, PowerPoint, o JPG.

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