So fügst du eine PDF-Datei in Excel ein

Auch wenn du schon ein bisschen über PDF- und Excel-Dokumente weißt, fragst du dich vielleicht, wie du eine PDF-Datei in Excel importierst. Das mag zwar nach einer schwierigen Aufgabe klingen, muss es aber nicht sein.

Es gibt drei einfache Möglichkeiten, eine PDF-Datei in Excel einzufügen: 

1. Füge die PDF-Datei als Objekt in deine Tabelle ein

2. Erstelle einen anklickbaren Link, um die Dateigröße klein zu halten

3. Konvertiere die PDF-Datei mit Smallpdf in bearbeitbare Excel-Daten

Jede Methode umfasst klare Schritte, und wir erklären, wann du welche verwenden solltest, wie du häufige Probleme wie ausgegraute Menüpunkte behebst und was du tun kannst, wenn deine PDF gescannt ist oder Tabellen enthält.

Wenn du stattdessen bearbeitbare Daten möchtest, konvertiere die PDF-Datei mit Smallpdf in Excel und füge die Ergebnisse in deine Arbeitsmappe ein.

Wenn du eine PDF-Datei in Excel einfügst, hast du die Wahl, sie als visuelles Objekt zu platzieren oder ihren Inhalt in echte, bearbeitbare Zellen umzuwandeln. In deiner Tabelle verhalten sich diese Optionen sehr unterschiedlich.

Hier sind ein paar Dinge, die du bei jeder Methode beachten solltest.

Eine PDF-Datei als Objekt oder Bild einfügen

• Die PDF bleibt als Datei in deinem Arbeitsblatt erhalten.

• Sie wird als Symbol oder statische Vorschau angezeigt.

• Du kannst den Text oder die Tabellen in Excel nicht bearbeiten.

• Ein Doppelklick öffnet die vollständige PDF in deinem Viewer.

Am besten geeignet für: Berichte, Rechnungen, Verträge, Referenzdateien oder alles, was du nur ansehen musst

Eine PDF-Datei als bearbeitbare Daten importieren

• Dadurch wird der Inhalt der PDF in echte Excel-Zellen umgewandelt.

• Tabellen werden zu Zeilen und Spalten, die du sortieren, filtern und berechnen kannst.

• Der Text wird in Excel bearbeitbar.

• Das funktioniert am besten mit Smallpdf PDF in Excel (besonders bei gescannten PDFs mit OCR).

Am besten geeignet für: Finanzdaten, Tabellen, strukturierte Formulare, gescannte Abrechnungen oder alles, womit du arbeiten musst

Was solltest du wählen?

• Wähle Einfügen wenn du die PDF nur sichtbar oder angehängt in der Tabelle brauchst.

• Wähle Importieren/Konvertieren wenn Zahlen, Text oder Tabellen bearbeitbar sein sollen.

Die zuverlässigste Methode, eine PDF in Excel einzubetten, ist die Funktion „Objekt einfügen“. Diese Methode funktioniert in allen Excel-Versionen und erstellt ein eingebettetes Objekt, das Teil deiner Tabelle wird. So kannst du eine PDF in Excel einfügen:

1. Öffne deine Excel-Datei und klicke auf die Zelle, in der du die PDF platzieren möchtest.

2. Geh zur Registerkarte „Einfügen“ in der Multifunktionsleiste.

3. Klicke in der Gruppe „Text“ auf „Objekt“.

4. Wähle im Dialogfeld „Objekt“ die Registerkarte „Aus Datei erstellen“ aus.

5. Klicke auf „Durchsuchen“, navigiere zu deiner PDF-Datei und wähle sie aus.

6. Wähle, ob du „Als Symbol anzeigen“ aktivierst (zeigt ein PDF-Symbol) oder deaktiviert lässt (zeigt eine Vorschau der ersten Seite).

7. Aktiviere „Link zur Datei“, wenn sich die eingebettete PDF aktualisieren soll, sobald sich das Original ändert.

8. Klicke auf „OK“, um deine PDF-Datei einzufügen.

Die PDF-Datei erscheint nun als eingebettetes Objekt in deiner Excel-Tabelle. Doppelklicke jederzeit darauf, um die vollständige PDF-Datei in deinem Standard-Viewer zu öffnen.

Sobald du deine PDF-Datei eingefügt hast, möchtest du wahrscheinlich steuern, wie sie in deiner Tabelle aussieht und sich verhält. Klicke mit der rechten Maustaste auf das eingebettete PDF-Objekt, um auf diese Formatierungsoptionen zuzugreifen.

• Größe des Objekts anpassen: Zieh an den Eckgriffen, um dein PDF-Symbol oder die Vorschau zu vergrößern oder zu verkleinern.

• Objekt formatieren: Klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Objekt formatieren“, um auf erweiterte Einstellungen wie Rahmen, Farben und Positionierung zuzugreifen.

• Eigenschaftseinstellungen: Wähle „Mit Zellen verschieben und Größe anpassen“, damit sich die PDF mitbewegt, wenn du Zeilen oder Spalten einfügst oder löschst.

• Symbol ändern: Wenn du „Als Symbol anzeigen“ ausgewählt hast, kannst du festlegen, welches Symbol angezeigt wird, und einen Beschriftungstext hinzufügen.

• Position sperren: Schütze die Tabelle, damit dein PDF-Objekt nicht versehentlich verschoben oder in der Größe geändert wird.

Mit diesen Formatierungsoptionen erstellst du eine professionell wirkende Tabelle, in der sich deine PDF-Datei nahtlos in deine Daten einfügt.

Wenn du auf eine PDF-Datei verweisen möchtest, ohne deine Excel-Datei zu vergrößern, ist ein Link die richtige Wahl. Dadurch wird ein anklickbarer Hyperlink erstellt, der die PDF-Datei in deinem Standard-Viewer öffnet:

1. Wähle die Zelle aus, in der dein PDF-Link erscheinen soll.

2. Klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Link“ (oder geh zu „Einfügen“ und dann zu „Link“).

3. Klicke auf „Datei auswählen“ und navigiere zu deiner PDF-Datei.

4. Wähle deine PDF-Datei aus und klicke auf „OK“.

5. Passe den Anzeigetext bei Bedarf an (z. B. „Bericht anzeigen“ statt des Dateinamens).

6. Klicke auf „OK“, um deinen Link zu erstellen.

Vorteile des Verlinkens: Deine Excel-Datei bleibt kleiner, und der Link öffnet immer die aktuellste Version deiner PDF-Datei. Denk nur daran, dass andere Zugriff auf den Speicherort der PDF-Datei brauchen, um sie zu öffnen.

Wenn du die tatsächlichen Daten aus einer PDF-Datei brauchst, statt sie nur anzuhängen, ist das Konvertieren die beste Lösung. Dabei werden PDF-Tabellen und -Texte in bearbeitbare Excel-Zellen umgewandelt, die du ändern, sortieren und berechnen kannst.

Mit Smallpdf kannst du Inhalte aus PDFs genauso einfach zu Excel-Dateien hinzufügen wie beim Einfügen einer PDF als Bild in Excel – wenn nicht sogar einfacher. Wenn du weißt, wie du eine PDF in Excel einfügst, kannst du diese Aufgabe in drei einfachen Schritten erledigen:

1. Geh zum Smallpdf PDF in Excel Tool.

2. Zieh deine PDF-Datei per Drag & Drop hinein, um sie in Excel zu konvertieren.

3. Lade deine Datei herunter, lade sie auf Google Drive oder Dropbox hoch oder teile sie per E-Mail.

Smallpdf macht die Arbeit mit PDFs einfach, auch das Umwandeln von Dateiformaten in dieses universelle Format und daraus zurück. Außerdem bieten wir erstklassige OCR-Technologie, um PDFs in bearbeitbare Excel-Dateien umzuwandeln. So kannst du die konvertierte Excel-Datei verwenden und ihren Inhalt einfach mit einer anderen zusammenführen, um alles mühelos zu verwalten und zu bearbeiten.

Am besten geeignet für:

• Finanzberichte mit Tabellen und Zahlen

• Daten, die sortiert oder berechnet werden müssen

• Gescannte Dokumente (dank unserer OCR-Technologie)

• Wenn du bearbeitbare Inhalte brauchst und nicht nur etwas ansehen möchtest

Excel bietet je nach deinen Anforderungen noch ein paar weitere Methoden, um PDF-Inhalte zu importieren:

Power-Query-Methode (Daten > Daten abrufen)

Die in Excel integrierte Power Query kann Tabellen direkt aus PDFs extrahieren:

1. Geh zur Registerkarte „Daten“ und klicke auf „Daten abrufen“.

2. Wähle „Aus Datei“ und dann „Aus PDF“.

3. Suche deine PDF-Datei, wähle sie aus und klicke dann auf „Importieren“.

4. Wähle im Navigator-Fenster die gewünschte Tabelle aus und klicke auf „Laden“.

Zuerst in ein Bild konvertieren

Wenn die Objektmethode nicht funktioniert, versuch zuerst, deine PDF-Datei in JPG zu konvertieren, und verwende dann „Einfügen“ und „Bilder“. So hast du mehr Kontrolle über die Platzierung und Formatierung des Bildes, verlierst aber die Möglichkeit, die ursprüngliche PDF-Datei zu öffnen.

Eingefügtes Objekt wird bei Dateiänderungen nicht aktualisiert

Durch das Einbetten wird eine feste Kopie der PDF-Datei in deine Arbeitsmappe eingefügt. Wenn sich die PDF-Datei automatisch aktualisieren soll, wähle beim Einfügen „Link zur Datei“. Alle, die die Arbeitsmappe öffnen, brauchen Zugriff auf den Speicherort der verlinkten Datei.

Excel erkennt die falsche Tabelle oder übersieht Daten

Power Query kann mehrere Tabellen auf einer Seite erkennen. Öffne die Registerkarte „Daten“, wähle „Daten abrufen“, dann „Aus Datei“ und anschließend „Aus PDF“. Wähle im Navigator-Fenster eine andere Tabelle aus. Bei gescannten oder komplexen PDFs solltest du die Datei zuerst mit Smallpdf konvertieren, um ein saubereres Excel-Ergebnis zu erhalten.

Importierte Daten erscheinen durcheinander oder falsch ausgerichtet

Ungleichmäßige Spalten stammen oft aus PDFs mit komplexer Formatierung. Konvertiere die Datei mit Smallpdf PDF in Excel per OCR, um einheitlichere Zeilen zu erstellen und den Nachbearbeitungsaufwand zu reduzieren.

PDFs werden als Bild statt als bearbeitbarer Text importiert

Excel kann keinen Text aus gescannten oder reinen Bild-PDFs extrahieren. Konvertiere die Datei mit Smallpdf und füge die bereinigten Daten anschließend in deine Arbeitsmappe ein.

Importierte Daten werden in das falsche Blatt geladen

Power Query lädt importierte Daten möglicherweise in ein neues Blatt. Verschiebe die Tabelle nach dem Laden in dein bevorzugtes Blatt oder kopiere sie und füge sie dort ein, wo du sie haben möchtest.

PDF-Links funktionieren nicht mehr, wenn die Arbeitsmappe geteilt wird

Verlinkte PDFs basieren auf dem ursprünglichen Dateipfad. Bevor du deine Arbeitsmappe teilst, solltest du die PDF einbetten oder die Datei an einem gemeinsamen Speicherort wie OneDrive oder Google Drive speichern und auf diesen Speicherort verlinken.

Wir bieten mehr als 30 kostenlose und nützliche PDF-Tools, die perfekt zu deinem Excel-Workflow passen:

• Excel zu PDF - Konvertiere Excel-Dateien zurück ins PDF-Format.

• PDF zusammenführen - Kombiniere mehrere PDF-Dateien, bevor du sie einfügst.

• PDF komprimieren - Reduziere die Dateigröße vor dem Einbetten in Excel.

• PDF schützen - Schütze PDFs mit Passwortverschlüsselung.

Wir hoffen, dass du jetzt weißt, wie du PDF-Dateien effektiv in Excel-Dateien einfügen kannst. Wenn du schon hier bist, schau dir auch unsere anderen Blog-Artikel dazu an, wie du PDFs in Word und PPT einfügst! Und wenn du noch Hilfe brauchst, schick uns einfach eine E-Mail. Wir machen PDF einfach.