Como inserir um PDF no Excel

Mesmo que você já saiba um pouco sobre documentos PDF e Excel, talvez esteja se perguntando como importar um PDF para arquivos do Excel. Embora possa parecer uma tarefa difícil, não precisa ser assim.

Existem três opções simples para inserir um PDF no Excel: 

1. Anexe o PDF como um objeto na sua planilha

2. Crie um link clicável para manter o tamanho do arquivo menor

3. Converta o PDF em dados editáveis do Excel usando o Smallpdf

Cada método tem etapas claras, e vamos explicar quando usar cada um, como corrigir problemas comuns, como itens de menu desativados, e o que fazer se o seu PDF for digitalizado ou contiver tabelas.

Se você quiser dados editáveis, converta o PDF para Excel com o Smallpdf e cole os resultados na sua pasta de trabalho.

Ao levar um PDF para o Excel, você escolhe entre colocá-lo como um objeto visual ou transformar o conteúdo em células reais e editáveis. O comportamento é bem diferente depois que ele entra na sua planilha.

Aqui estão alguns pontos para ter em mente em cada método.

Inserir um PDF como objeto ou imagem

• Isso mantém o PDF como um arquivo dentro da sua planilha.

• Ele aparece como um ícone ou uma pré-visualização estática.

• Você não pode editar o texto nem as tabelas dentro do Excel.

• Clicar duas vezes abre o PDF completo no seu visualizador.

Ideal para: Relatórios, faturas, contratos, arquivos de referência ou qualquer coisa que você só precise visualizar

Importar um PDF como dados editáveis

• Isso converte o conteúdo do PDF em células reais do Excel.

• As tabelas se tornam linhas e colunas que você pode classificar, filtrar e calcular.

• O texto fica editável no Excel.

• Funciona melhor quando você usa a ferramenta PDF para Excel do Smallpdf (especialmente para PDFs digitalizados com OCR).

Ideal para: Dados financeiros, tabelas, formulários estruturados, extratos digitalizados ou qualquer coisa com que você precise trabalhar

Qual você deve escolher?

• Escolha Inserir se você só precisa que o PDF fique visível ou anexado dentro da planilha.

• Escolha Importar/Converter se você precisa que os números, o texto ou as tabelas sejam editáveis.

A forma mais confiável de incorporar um PDF no Excel é pelo recurso Inserir Objeto. Esse método funciona em todas as versões do Excel e cria um objeto incorporado que passa a fazer parte da sua planilha. Veja como anexar um PDF no Excel:

1. Abra seu arquivo do Excel e clique na célula onde você quer colocar o PDF.

2. Vá para a guia “Inserir” na faixa de opções.

3. No grupo “Texto”, clique em “Objeto”.

4. Na caixa de diálogo “Objeto”, selecione a guia “Criar do arquivo”.

5. Clique em “Procurar” e vá até o seu arquivo PDF, depois selecione-o.

6. Escolha se quer “Exibir como ícone” (mostra um ícone de PDF) ou deixar desmarcado (mostra a pré-visualização da primeira página).

7. Marque “Vincular ao arquivo” se quiser que o PDF incorporado seja atualizado quando o original mudar.

8. Clique em “OK” para inserir seu PDF.

O PDF agora vai aparecer como um objeto incorporado na sua planilha do Excel. Clique duas vezes nele a qualquer momento para abrir o PDF completo no seu visualizador padrão.

Depois de inserir seu PDF, você vai querer controlar como ele aparece e se comporta na sua planilha. Clique com o botão direito no objeto PDF incorporado para acessar essas opções de formatação.

• Redimensione o objeto: Arraste as alças dos cantos para aumentar ou diminuir o ícone ou a pré-visualização do seu PDF.

• Formatar objeto: Clique com o botão direito e selecione “Formatar objeto” para acessar configurações avançadas, como bordas, cores e posicionamento.

• Configurações de propriedades: Selecione “Mover e dimensionar com células” para que o PDF se mova quando você inserir ou excluir linhas/colunas.

• Alterar ícone: Se você selecionou “Exibir como ícone”, pode personalizar qual ícone aparece e adicionar texto de legenda.

• Bloquear posição: Proteja a planilha para evitar mover ou redimensionar seu objeto PDF por acidente.

Esses controles de formatação ajudam você a criar uma planilha com aparência profissional, em que seu PDF se integra perfeitamente aos seus dados.

Se você quiser fazer referência a um PDF sem aumentar o tamanho do seu arquivo do Excel, usar um link é o melhor caminho. Isso cria um hiperlink clicável que abre o PDF no seu visualizador padrão:

1. Selecione a célula onde você quer que o link do PDF apareça.

2. Clique com o botão direito e escolha “Link” (ou vá em “Inserir” e depois em “Link”).

3. Clique em “Procurar arquivo” e vá até o seu PDF.

4. Selecione seu arquivo PDF e clique em “OK”.

5. Personalize o texto exibido, se necessário (como “Ver relatório” em vez do nome do arquivo).

6. Clique em “OK” para criar seu link.

Benefícios de usar link: Seu arquivo do Excel fica menor, e o link sempre abre a versão mais atual do seu PDF. Só lembre que outras pessoas vão precisar ter acesso ao local do arquivo PDF para abri-lo.

Quando você precisa dos dados reais de um PDF em vez de apenas anexá-lo, converter é a melhor opção. Essa abordagem transforma tabelas e texto do PDF em células editáveis do Excel que você pode modificar, classificar e usar em cálculos.

Adicionar o conteúdo de PDFs a arquivos do Excel com o Smallpdf é tão fácil quanto inserir PDF no Excel como imagem — ou até mais fácil. Quando você entende como adicionar PDF ao Excel, consegue concluir essa tarefa em três passos simples:

1. Acesse a ferramenta PDF para Excel .

2. Arraste e solte seu PDF para converter para Excel.

3. Baixe seu arquivo, envie para o Google Drive ou Dropbox, ou compartilhe por e-mail.

O Smallpdf facilita o trabalho com PDFs, inclusive a conversão de formatos de arquivo de e para esse formato universal. Além disso, oferecemos tecnologia de OCR de ponta para converter PDFs em arquivos do Excel editáveis. Assim, você pode usar esse Excel convertido e simplesmente mesclar o conteúdo dele com outro para gerenciar e editar tudo com facilidade.

Ideal para:

• Relatórios financeiros com tabelas e números

• Dados que precisam de classificação ou cálculos

• Documentos digitalizados (graças à nossa tecnologia de OCR)

• Quando você precisa de conteúdo editável em vez de apenas visualizar

O Excel oferece alguns métodos adicionais para importar conteúdo de PDF, dependendo das suas necessidades específicas:

Método Power Query (Dados > Obter dados)

O Power Query integrado ao Excel pode extrair tabelas diretamente de PDFs:

1. Vá para a guia “Dados” e clique em “Obter dados”.

2. Selecione “Do arquivo” e depois “Do PDF”.

3. Vá até o seu PDF, selecione-o e depois clique em “Importar”.

4. Na janela do Navegador, escolha a tabela que você quer e clique em “Carregar”.

Converter para imagem primeiro

Se o método Objeto não estiver funcionando, tente primeiro converter seu PDF em JPG e depois usar “Inserir” e “Imagens”. Isso dá mais controle sobre o posicionamento e a formatação da imagem, embora você perca a capacidade de abrir o PDF original.

O objeto inserido não é atualizado com as alterações do arquivo

A incorporação coloca uma cópia fixa do PDF dentro da sua pasta de trabalho. Se você quiser que o PDF seja atualizado automaticamente, escolha “Vincular ao arquivo” ao inseri-lo. Qualquer pessoa que abrir a pasta de trabalho vai precisar ter acesso ao local do arquivo vinculado.

O Excel detecta a tabela errada ou deixa dados de fora

O Power Query pode detectar várias tabelas em uma página. Abra a guia “Dados”, selecione “Obter dados”, escolha “Do arquivo” e depois selecione “Do PDF”. Na janela do Navegador, escolha uma tabela diferente. Para PDFs digitalizados ou complexos, converta o arquivo primeiro com o Smallpdf para ter um resultado mais limpo no Excel.

Os dados importados aparecem embaralhados ou desalinhados

Colunas irregulares geralmente vêm de PDFs com formatação complexa. Converta o arquivo com a ferramenta PDF para Excel do Smallpdf usando OCR para criar linhas mais consistentes e reduzir o trabalho de limpeza.

O PDF é importado como imagem em vez de texto editável

O Excel não consegue extrair texto de PDFs digitalizados ou compostos apenas por imagens. Converta o arquivo com o Smallpdf e depois cole os dados limpos na sua pasta de trabalho.

Os dados importados são carregados na planilha errada

O Power Query pode colocar os dados importados em uma nova planilha. Depois do carregamento, mova a tabela para a planilha que você preferir ou copie e cole onde quiser.

Os links de PDF param de funcionar ao compartilhar a pasta de trabalho

Os PDFs vinculados dependem do caminho do arquivo original. Antes de compartilhar sua pasta de trabalho, mude para a incorporação do PDF ou armazene o arquivo em um local compartilhado, como OneDrive ou Google Drive, e crie um link para esse local compartilhado.

Temos um conjunto de mais de 30 ferramentas de PDF gratuitas e úteis que funcionam perfeitamente com seu fluxo de trabalho no Excel:

• Excel para PDF - Converta arquivos do Excel de volta para o formato PDF.

• Juntar PDF - Combine vários PDFs antes de inseri-los.

• Compactar PDF - Reduza o tamanho do arquivo antes de incorporá-lo ao Excel.

• Proteger PDF - Proteja PDFs com criptografia por senha.

Esperamos que agora você saiba como inserir um PDF no Excel de forma eficaz. Já que está aqui, confira também nossos outros artigos do blog sobre como inserir PDFs no Word e no PPT também! E, se você ainda precisar de ajuda, envie um e-mail para a gente. Estamos aqui para facilitar o uso de PDFs.