Comment te présenter dans un e-mail

Dans notre monde bruyant, très mouvementé, où les médias sociaux ne sont plus vraiment sociaux, où notre capacité d’attention raccourcit chaque minute, et où les gens aiment raconter à quel point ils sont « follement occupés », il n’y a plus beaucoup d’opportunités pour se présenter correctement. Si tu dois ou si tu souhaites te présenter par e-mail, tu devras prendre soin de te démarquer de la foule avec un discours ciblé pour séduire ton destinataire.

Quand se présenter par e-mail ?

 

Les présentations par e-mail ont généralement un objectif. Si tu souhaites établir une relation d’affaires, ouvrir le dialogue avec un employeur potentiel ou te créer des contacts pour l’avenir, alors une présentation par e-mail est une bonne première étape.

Pssst ! Si tu as déjà eu un entretien d’embauche et que tu souhaites envoyer un mail de suivi au chef de recrutement, nous te conseillons notre article Comment envoyer un e-mail de suivi après un entretien.

Quels sont les avantages d’une présentation par e-mail ?

 

En 2020, plus de 300 milliards de courriels sont envoyés chaque jour. Ce qui laisse à prédire que les courriers électroniques ne risquent pas de se démoder de sitôt. Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles on peut aimer les e-mails, surtout lorsqu’il s’agit de se présenter à quelqu’un. Nous avons rassemblé pour toi quelques-uns des avantages d’une présentation par e-mail : découvrons-les ensemble !

1. Les e-mails ne sont pas trop intrusifs

Contrairement aux coups de téléphone qui requièrent une attention immédiate, les e-mails peuvent être consultés par le destinataire lorsqu’il le souhaite. Cette liberté de pouvoir répondre à n’importe quel moment réduira l’anxiété et l’irritation lors de ce premier contact.

2. Tu peux prendre ton temps pour écrire l’e-mail parfait

Un échange spontané dans la vraie vie ou par téléphone peut être une bonne chose, mais pour beaucoup de personnes, la première impression sera plus positive si on prend la peine de rédiger un e-mail travaillé.

3. Tu contrôles le ton de ton e-mail

Peu importe si tu écris à une société d’investissements de marque ou à une jeune start-up branchée ; avec un e-mail, tu auras l’avantage de pouvoir faire des recherches sur ton destinataire avant de lui écrire. De cette façon, tu pourras adapter le ton en fonction de ton interlocuteur : sérieux, léger ou quelque chose entre les deux. Dans tous les cas, assure-toi de t’adresser au destinataire de manière appropriée, sincère et respectueuse.

4. Les e-mails sont conservés

Une brève conversation ou un appel peuvent rapidement être oubliés, mais un e-mail perdure dans le temps. Avec une présentation par e-mail, le destinataire comme l’expéditeur ont une trace tangible de leurs interactions et peuvent s’y référer si besoin.

Petit conseil : après un appel pour faire connaissance ou un échange dans la vraie vie, n’hésite pas à envoyer un court e-mail pour continuer la conversation et en garder une trace.

5. Les e-mails facilitent un suivi efficace

Si personne ne répond à ton e-mail de présentation, sache que ce n’est pas encore le moment de baisser les bras. Tu peux tout simplement relancer ton destinataire en lui transférant l’e-mail de présentation original et en y insérant à un court message de suivi faisant référence au message initial.

Conseil : si tu n’as toujours pas de réponse après ton deuxième e-mail, cela peut soit dire que ton destinataire n’est pas intéressé, soit qu’il est très occupé ou encore que tu n’as pas utilisé la bonne adresse e-mail. Dans ce cas, il peut être judicieux d’appeler directement l’entreprise que tu essaies de contacter pour savoir si elle existe encore, si ton destinataire y travaille toujours ou s’il est tout simplement en congé.

Que doit contenir un e-mail de présentation ?

 

1. Un objet simple mais exhaustif

La première chose que ton destinataire devra faire une fois ton e-mail envoyé, c’est l’ouvrir. Un objet trop compliqué, rempli de caractères spéciaux et d’émojis, est susceptible de se retrouver directement dans les spams. Et même si cela n’arrive pas, il est peu probable que ton destinataire ait envie d’ouvrir ton e-mail.

2. Une salutation appropriée

Ne salue pas le destinataire de ton e-mail comme tu le ferais avec un ami. Même si l’entreprise que tu contactes a une approche moins formelle, il est nécessaire d’utiliser une formule de salutation formelle (au moins pour le premier e-mail).

Essaie de connaître à l’avance le nom de la personne à qui tu souhaites te présenter et adresse-toi à elle en utilisant son nom. Un simple « Chère Anne » ou « Chère Mme Rossi » fera très bien l’affaire.

Conseil : Dans le monde anglo-saxon, s’adresser à quelqu’un en utilisant son prénom est une pratique très courante, mais cela peut être très mal vu dans d’autres pays, surtout lors d’un premier échange professionnel. Utilise ton bon sens et réfléchis toujours à la meilleure manière de t’adresser à ton interlocuteur.

3. Mets ton interlocuteur centre

Lorsque tu te présentes dans un e-mail, il est important de te concentrer sur le destinataire. Souligne qu’il fait partie d’une entreprise dont tu partages les valeurs, explique que ses projets t’intéressent ou complimente-le sur son travail philanthrope. N’hésite pas à expliquer exactement pourquoi tu es attiré par cette entreprise, cela te démarquera automatiquement.

4. Parle d’un contact en commun

Si toi et le destinataire avez une connaissance en commun, ne néglige pas cette information au début de ton e-mail, et mentionne cette personne qui t’a recommandé d’entrer en contact avec le destinataire pour des raisons x ou y. Cette information peut également être ajoutée dans l’objet du courriel.

5. Explique pourquoi tu envoies cet e-mail de présentation

Une fois que tu as créé un lien avec ton interlocuteur, il est temps de lui expliquer pourquoi tu le contactes. Peut-être que tu souhaites travailler dans son entreprise, collaborer avec lui sur des projets ou tout simplement agrandir ton réseau. Peu importe la raison de ton e-mail, fais en sorte de l’exprimer clairement, explique ce qui t’a motivé en premier lieu à le contacter et montre-lui en quoi ton offre peut l’avantager.

6. Demande une réaction concrète

Exprime clairement quel type de réaction tu attends de la part de ton destinataire. Doit-il répondre à ton courriel en donnant certaines informations ou préfères-tu qu’il te contacte par téléphone ? Peu importe ce que tu attends de lui, assure-toi que cela soit clair.

Petite astuce : Dans un e-mail, il peut être plus simple de directement poser une question que d’écrire une phrase affirmative faisant deviner la question. De plus, en demandant clairement ce que tu souhaites, tu risques d’avoir un meilleur retour.

7. Explique comment faire pour te contacter

Peu importe la manière dont tu souhaites être recontacté, sache qu’il est important de faire part de tes disponibilités (pour un appel, un e-mail ou un entretien en face-à-face) et de la meilleure manière de te contacter (par appel, e-mail ou WhatsApp).

8. Remercie à la fin

La personne que tu as contactée ne va peut-être pas te donner la réponse que tu souhaites, mais la remercier en avance pour avoir au moins lu ton e-mail est la moindre des politesses. Reste courtois du début à la fin de tes e-mails et remercie ton destinataire chaleureusement.

9. Termine avec une formule de politesse

La formule de politesse à la fin de ton e-mail doit avoir le même ton que celle utilisée au début de ton message. Si tu as, par exemple, commencé ton e-mail avec « Cher Monsieur Dupont », tu pourras le conclure en utilisant « Cordialement » ou « Sincèrement vôtre », avant de signer.

10. Rappelle toutes tes coordonnées

Répéter toutes tes coordonnées à la fin de ton message, en-dessous de ta signature, peut s’avérer utile sur le long-terme. Dans cette section, tu peux par exemple insérer ton titre ou ton emploi actuel, ton numéro de téléphone, ton adresse e-mail et un lien vers ton portfolio ou ta page internet (si tu en as).

11. Lis, lis et relis une dernière fois

Ne sous-estime pas les efforts à faire pour un bon e-mail de présentation. Que ton e-mail soit une réponse à une offre d’emploi ou un moyen de débuter ta carrière, il est fortement déconseillé d’envoyer un message avec des erreurs d’orthographe ou de grammaire. Corrige ton e-mail et utilise l’outil de correction disponible sur ton ordinateur ou ton appareil mobile. Pour être encore plus sûr, tu peux toujours demander à tes amis calés en grammaire d’y jeter un coup d’œil.

Et voilà, tu as toutes les clés pour commencer ! En suivant tous les conseils que nous avons énumérés, tu peux être sûr de cartonner avec ton e-mail de présentation. Bonne chance !

Article traduit et adapté en français par Éloïse