¿Cómo presentarte en un E-mail?

En un mundo tan ruidoso y ajetreado como el nuestro, en el que las redes sociales ya no son tan sociales, la capacidad de atención se reduce a cada minuto y a la gente le encanta decir “que está muy ocupada”, puede haber poco espacio o tiempo para hacerse notar. Por eso, cuando llega el momento de presentarse en un correo electrónico, hay que abrirse paso a través del ruido con un mensaje libre de obstáculos y con un propósito que llegue a tocar todos los puntos importantes.

¿Cuándo deberías presentarte en un E-mail?

 

Las presentaciones en un E-mail, normalmente tienen un objetivo en mente. Si quieres iniciar una relación comercial, iniciar conversación con un posible empleador o tener conexiones en el sector para el futuro, un correo electrónico de presentación es un muy buen punto de partida.

 

Si acabas de asistir a una entrevista de trabajo y quieres enviar un correo electrónico de seguimiento a la persona que te entrevistó, quizá te interese leer nuestro artículo sobre Cómo enviar un correo electrónico de seguimiento después de una entrevista.

¿Cuáles son las ventajas de presentarte en un E-mail?

 

En 2020 se enviaron más de 300.000 millones de correos electrónicos al día, lo que nos indica que la versión electrónica del correo tradicional no pasará de moda pronto. Hay muchas razones por las que amar el correo electrónico, especialmente cuando tienes que presentarte, así que hemos reunido algunas ventajas de presentarte en un correo electrónico.

1. Los E-mails no son muy intrusivos

 

A diferencia de una llamada telefónica, la cual requiere atención inmediata, los E-mails pueden leerse cuando y donde al destinatario le vaya mejor, de esta manera se reducen al mínimo los niveles de ansiedad e irritación en esta interacción.

2. Puedes tomarte el tiempo que necesites para escribir el E-mail perfecto

 

Un intercambio verbal o telefónico improvisado puede ser algo bueno, pero para muchos de nosotros, el tiempo para producir una presentación bien elaborada por correo electrónico es inestimable para causar una gran primera impresión.

3. Puedes controlar el tono de tu E-mail

 

Tanto si escribes a una empresa de inversión como a una nueva empresa de moda, tienes la ventaja de poder investigar a tu destinatario antes de escribirle. Tanto si tu tono de voz es serio, desenfadado o intermedio, asegúrate de que es apropiado, sincero y respetuoso.

4. Los E-mails se quedan guardados

 

Una charla rápida o una llamada pueden olvidarse poco después de la interacción, pero un correo electrónico tiene poder de permanencia. Con una presentación por correo electrónico, tanto el destinatario como el remitente tienen algo tangible a lo que remitirse y hacer un seguimiento si es necesario.

 

Un consejo: Tras una llamada de presentación o un intercambio verbal, envía un correo electrónico rápido para consolidar la conversación y dejar constancia de ella.

5. Los E-mails facilitan el seguimiento

 

Si el índice de respuesta de tu primer correo electrónico de presentación es especialmente lento, no tienes que empezar de cero. Simplemente reenvía el correo electrónico de presentación original junto con un breve mensaje de seguimiento.

 

Un consejo: El silencio tras el segundo correo electrónico puede indicar una falta de interés, una dirección de correo electrónico incorrecta o un destinatario muy ocupado. En este caso, puede que te convenga llamar a la empresa a la que te diriges para saber si todavía existe, si el destinatario sigue trabajando allí o si está de baja.

¿Qué debe incluir una presentación por correo electrónico?

 

1. El asunto del E-mail debe ser informativo pero sencillo

 

El primer paso que quieres que dé tu destinatario una vez que le has enviado un correo electrónico para presentarte es que abra tu correo. Un asunto demasiado complicado y repleto de caracteres especiales y emojis probablemente irá directamente al spam. Y si no lo hace, es probable que el destinatario no quiera abrirlo.

2. Un saludo apropiado

 

Una presentación por correo electrónico no es el lugar para saludar al destinatario como si fuera un amigo. Incluso si la empresa a la que te diriges tiene un enfoque menos formal de los negocios, querrás mantener tu saludo (en tu primer contacto, al menos) formal, pero amistoso. Esfuérzate por averiguar de antemano el nombre de la persona a la que quieres presentarte y dirígete a ella directamente en tu correo electrónico. Un simple "Querida Ana" o "Querida Sra. Pérez" será suficiente.

 

Un consejo: en algunos países se considera de mala educación dirigirse a alguien por su nombre de pila en el primer intercambio de correos electrónicos profesionales. Así que asegúrate de que sabes, en cualquier lugar del mundo, cómo quiere cada destinatario que se le dirijan.

3. Haz que trate de ellos

 

Cuando te presentas a ti mismo en un correo electrónico, es importante empezar poniendo al destinatario en el centro de tu mensaje. Es posible que pertenezca a una empresa cuyos valores resuenen profundamente en ti, que esté trabajando en proyectos interesantes de los que te gustaría formar parte o que los admires por su labor filantrópica. Sea lo que sea lo que te haya atraído de ellos en primer lugar, merece la pena que lo destaques en tu presentación por correo electrónico.

4. Menciona un contacto en común

 

Si tú y el destinatario compartís un contacto en común, comunícalo al principio de tu correo electrónico, haciendo referencia a que el contacto que tenéis en común te recomendó ponerte en contacto con el destinatario por “x” razón. Esta información también es útil para incluirla en la línea de asunto.

5. Indica el propósito de tu E-mail

 

Una vez que hayas conectado con tu destinatario, es el momento de decir por qué le has enviado un correo electrónico. Quizá quieras trabajar en su empresa, colaborar con ellos en futuros proyectos o ampliar tu red social. Sea cual sea el motivo de tu presentación en un correo electrónico, ten claro qué es lo que realmente quieres de esta conexión, relaciónalo con lo que te atrajo de ellos en primer lugar y cómo la conexión que propones podría añadirles valor.

6. Incluye una “Call to Action”

 

Deja claro qué acción quieres que realice el destinatario de tu correo electrónico. ¿Deben responderte a tu correo electrónico con más información, o hacerte saber si tienen tiempo para tener una llamada contigo? Sea cual sea la “Call to Action”, asegúrate de que sea clara.

 

Un consejo: en un correo electrónico, una pregunta puede ser más eficaz que una afirmación para obtener una respuesta del destinatario. Del mismo modo, tu “Call to Action” estructurada como una frase podría obtener mejores resultados.

7. Haz saber cómo y cuándo pueden contactarte

 

Tanto si tu “Call to Action” es para responder a tu correo electrónico como para programar una videollamada, siempre es bueno hacer saber al destinatario de tu correo electrónico cuándo estás disponible (para hablar, enviar un correo electrónico o quedar) y cuál es la mejor forma de contactar contigo (por teléfono, correo electrónico o WhatsApp).

8. Da las gracias

 

Puede que la persona que reciba tu correo electrónico no te envíe la respuesta que esperabas, pero agradecerle de antemano sólo por haber leído tu correo es lo más educado. Sé siempre cortés en tus correos electrónicos y termina con gratitud.

9. Terminar con otro saludo

 

Intenta que el tono de tu correo electrónico sea uniforme en todo momento, despídete en el mismo tono con el que hayas empezado. Si has empezado con "Estimado Sr. López", puedes terminar con una despedida como "Saludos cordiales" o "Le deseo lo mejor", seguido de tu nombre.

10. Proporcionar información de contacto

 

Colocar tus datos de contacto o tu firma de correo electrónico al final de tu correo electrónico, debajo de tu nombre, es muy cortés y podría ayudarte a largo plazo. En esta sección, puedes incluir el título de tu trabajo actual, tu número de contacto, tu dirección de correo electrónico y un enlace a tu portafolio en línea, o sitio web (si tienes uno).

11. Comprueba, comprueba y vuelve a comprobar

 

No desvirtúes tus esfuerzos por presentarte a través del correo electrónico con una escasa atención a los detalles. Tanto si tu correo electrónico de presentación es para una solicitud de empleo, como para establecer una nueva trayectoria profesional, intenta que tu correo electrónico esté libre de errores. Revisa tu correo electrónico en busca de errores ortográficos o gramaticales, utiliza la herramienta de corrección ortográfica de tu ordenador o dispositivo móvil y si no, siempre puedes pedirle a algún amigo o familiar al que se le dé bien escribir (todos tenemos uno) para que lo revise por ti.

 

¡Ya está! Sigue nuestros consejos sobre cómo presentarte en un correo electrónico y estarás listo para causar una gran impresión en tus presentaciones. ¡Buena suerte!

Artículo traducido y adaptado por Yasmina Linares.