Como se apresentar em um e-mail

Na nossa realidade muito barulhenta e agitada, onde a mídia social não é tão social assim, a capacidade de atenção está diminuindo a cada minuto e as pessoas adoram dizer que estão "loucamente ocupadas" e pode haver pouco espaço ou tempo para se destacar. É por isso que, quando chegar a hora de se apresentar em um e-mail, você vai precisar se destacar com uma abordagem certeira e com um propósito que atinja todos os objetivos.

Quando você deve se apresentar via e-mail?

 

É claro que não tem necessidade de se apresentar caso você já conhece alguém e você também não precisa se apresentar a um representante de suporte ao cliente quando estiver escrevendo sobre um defeito de um produto. Mas existem alguns e-mails que funcionam muito melhor quando você se apresenta de modo correto. Na maioria dos casos você vai ter um objetivo específico em mente. Talvez esteja procurando desenvolver um relacionamento comercial, iniciar uma conversa para conseguir um emprego ou fazer contatos de negócios para o futuro? Sua apresentação pode ser decisiva para isso.

Ei! Se você acabou de participar de uma entrevista de emprego e deseja enviar um e-mail de acompanhamento para o recrutador, talvez queira ler nosso artigo sobre Como enviar um e-mail de acompanhamento após uma entrevistai.

Quais são as vantagens de se apresentar em um e-mail?

 

Em 2023, mais de 345 bilhões de e-mails foram enviados todos os dias. A cada ano esse número aumenta um pouco mais (em 2022, eram 333 bilhões). Isso nos diz que a versão eletrônica da boa e velha carta não sairá de moda tão cedo. Há muitos motivos para adorar o e-mail, especialmente quando você precisa se apresentar. Por isso, reunimos algumas vantagens de se apresentar em um e-mail.

1. Os e-mails não são intrusivos

 

Ao contrário de uma ligação telefônica que exige atenção imediata, os e-mails podem ser lidos quando e onde for conveniente para o destinatário, reduzindo a ansiedade e irritação nessa interação.

2. Você pode dedicar um tempo para escrever o e-mail perfeito com calma

 

Uma conversa presencial ou de forma telefônica pode ser boa, mas para muitos de nós, o tempo para produzir uma apresentação bem elaborada por e-mail é muito importante para causar uma ótima primeira impressão. Você vai poder ter certeza de que não deixará escapar algo que não tenha pensado antes.

3. Você controla o tom usado no seu e-mail

 

Independentemente de estar escrevendo para uma empresa de investimentos sofisticada ou para uma nova start-up da moda você tem a vantagem de poder pesquisar o destinatário antes de escrever para ele. Seja o seu tom de voz mais sério, de forma mais leve ou algo meio termo, certifique-se de que ele seja apropriado, sincero e respeitoso. Na maioria das vezes é possível avaliar o tom de voz que a empresa usa para se comunicar por meio do site, blog, mídia social ou até mesmo em anúncios de emprego e espelhar esse tom para dar a impressão clara de que você realmente pertence à empresa.

4. Os e-mails ficam registrados

 

O que foi falado durante um bate-papo ou uma ligação rápida pode ser esquecido logo após a interação, mas um e-mail tem poder de permanência. Com uma apresentação por e-mail tanto o destinatário quanto o remetente têm algo mais tangível para consultar e acompanhar, se necessário.

Dica rápida: após uma chamada telefônica ou um bate-papo envie um e-mail resumido para consolidar a conversa e deixá-la registrada.

5. Os e-mails facilitam o monitoramento

 

Se a resposta ao seu e-mail resumo original for lenta não é necessário começar do zero. Basta encaminhar o e-mail resumo original que você enviou juntamente com uma breve mensagem de monitoramento, fazendo referência ao original. Você também pode telefonar e fazer referência ao seu primeiro e-mail em uma conversa pessoal, mostrando que está realmente interessado e sendo proativo.

Dica rápida: não receber uma resposta após o seu segundo e-mail pode indicar uma falta de interesse, um endereço de e-mail incorreto ou um destinatário muito ocupado. Nesse caso, pode ser útil ligar para a empresa para a qual você está entrando em contato a fim de descobrir se ela ainda existe, se o destinatário ainda trabalha lá ou se está apenas de licença.

O que um e-mail resumo deve incluir?

 

1. Um assunto de e-mail informativo, porém simples

 

A primeira coisa que você quer que o destinatário faça depois de enviar um e-mail de apresentação é abrir o e-mail. Um assunto ou um título de e-mail muito complicado ou repleta de caracteres especiais e emojis provavelmente irá direto para o spam. Caso isso não aconteça o destinatário provavelmente não vai querer abrir e, na pior das hipóteses, vai lembrar do seu nome através de uma associação negativa.

2. Uma apresentação apropriada

 

Uma apresentação por e-mail não é o jeito melhor para cumprimentar o destinatário como se fosse um amigo. Mesmo que a empresa com a qual você está entrando em contato tenha uma abordagem menos formal, você deve manter, pelo menos na primeira abordagem, sua saudação formal, mas amigável. Tente descobrir o nome da pessoa a quem quer se apresentar e dirija-se diretamente a ela, um simples "Prezada Amy" ou "Prezada Sra. Johnson" é suficiente.

Dica rápida: Em alguns países é considerado indelicado dirigir-se a alguém pelo primeiro nome na sua primeira troca de e-mails, portanto, certifique-se de que, em qualquer lugar do mundo, você se adapte à forma de como o destinatário do e-mail pode querer ser tratado.

3. Fale sobre eles

 

Quando você se apresenta em um e-mail é importante começar colocando quem vai receber o e-mail no centro da conversa. Talvez essa pessoa pertença a uma empresa cujos valores tenham grande afinidade com você, talvez esteja trabalhando em projetos interessantes dos quais você adoraria fazer parte ou trabalho filantrópico. A sua apresentação no e-mail precisa começar com uma referência ao que te atraiu em primeiro lugar. Isso mostra que você fez sua pesquisa e que tem potencial para se encaixar.

4. Mencione um contato em comum

 

Se você e o destinatário tiverem um contato em comum informe isso no início do e-mail e diga que essa pessoa recomendou entrar em contato com o destinatário por um motivo x ou y. Essa também é uma informação útil para incluir no seu assunto ou título do e-mail.

5. Informe o objetivo do seu e-mail

 

Depois de estabelecer um vínculo com o destinatário explique por que você enviou o e-mail, caso você queira trabalhar na empresa dele, colaborar com ele em projetos futuros ou aprofundar sua rede de contatos. Seja qual for o motivo da sua apresentação por e-mail deixe claro sobre o que realmente deseja dessa conexão, associe isso ao que te atraiu em primeiro lugar e explique como a conexão que você está propondo pode agregar valor a ele.

6. Incluir o que você deseja que seja feito

 

Seja claro sobre o que você deseja que o destinatário do seu e-mail faça. Você quer que o destinatário te retorne com um e-mail mais detalhado ou que ele retorne através de uma ligação telefônica? Seja qual for o motivo, certifique-se de que a mensagem seja clara.

Dica rápida: Quando você escreve um e-mail fica bem difícil de identificar o tom de voz utilizado para transmitir a mensagem. É por isso que suas perguntas devem ser formuladas com clareza e ser perguntas reais em vez de afirmações que induzem a uma resposta. O mesmo se aplica às solicitações - seja claro e conciso e, ao mesmo tempo, educado. Descreva o que você deseja que seja feito de forma resumida se quiser algo do destinatário.

7. Diga a eles como e quando entrar em contato com você

 

É sempre uma boa informar ao destinatário do e-mail quando você está disponível para conversar, enviar e-mail ou se encontrar e qual a melhor forma de entrar em contato com você (por telefone, e-mail ou WhatsApp). Se você deixar essas informações claras o destinatário não vai precisar se preocupar e agendar uma reunião com você vai ser mais simples.

8. Agradeça

 

A pessoa que recebeu sua apresentação via e-mail pode te responder de um jeito que você não espera, isso acontece. Ainda assim, é de boa educação agradecer por ter lido seu e-mail e considerado sua proposta. É uma atitude educada e não vai causar nenhum dano, seja sempre gentil em suas apresentações por e-mail encerrando com um simples agradecimento.

9. Encerre com um outro cumprimento

 

Dependendo do tom do e-mail de apresentação que você escolheu a despedida precisa corresponder com o restante do e-mail. Se você começou com "Prezado Sr. Conrad" você pode terminar com algo como "Atenciosamente" seguido do seu nome.

10. Forneça seus contatos

 

Inserir suas informações de contato ou assinatura, logo abaixo do seu nome, no final do e-mail de apresentação é uma atitude cortês e pode te ajudar a longo prazo. Nessa seção você pode incluir sua função ou cargo atual, seu número de contato, seu endereço de e-mail e um link do seu portfólio online ou site (se tiver um). Você vai economizar o tempo de quem está lendo, fazer com que você pareça profissional e evitar qualquer inconveniência.

11. Confira, confira e confira de novo

 

Fique esperto para não se prejudicar ao se desatentar aos pequenos detalhes. Independentemente de você enviar o e-mail para se candidatar a uma vaga ou para começar uma nova carreira, não há motivo para enviar um e-mail de apresentação repleto de erros. Verifique se há erros ortográficos ou gramaticais no seu e-mail, use a ferramenta de verificação ortográfica no seu desktop ou dispositivo móvel e, se tudo isso falhar, peça a um amigo ou parente nerd em gramática (todos nós temos um) para dar uma olhada no e-mail para você. Uma dica de ouro: muitas ferramentas de e-mail, como o Gmail, oferecem um recurso de envio atrasado, o que significa que, depois de clicar em "Enviar", você tem até 30 segundos ou mais para recuperar a mensagem. Garanto a você que esse recurso evitou que muitos e-mails fossem enviados sem o anexo. Por algum motivo, você sempre lembra de algo quando clica em "Enviar".

É isso aí! Siga nossas orientações sobre como se apresentar em um e-mail e você estará pronto para causar uma ótima impressão nos seus primeiros contatos. Boa sorte!

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.