Como as ferramentas de PDF podem apoiar a transformação digital no setor imobiliário

O setor imobiliário pode aumentar a eficiência, a colaboração e a tomada de decisões utilizando ferramentas digitais para agilizar os processos e reduzir a dependência da papelada física. Dependendo do tipo de documento em questão, geralmente recomenda-se manter as versões impressas desses documentos por pelo menos sete anos ou por tempo indeterminado quando se trata do setor imobiliário. Mesmo assim, a digitalização e o processamento digital de documentos, além de salvar e armazenar cópias impressas, trazem muitos outros benefícios.

10 benefícios da digitalização de documentos

1. Proteção contra perdas ou danos físicos
2. Fácil acesso e recuperação
3. Comunicação e confiabilidade mais rápidas
4. Funcionalidade entre plataformas
5. Conversão rápida e fácil entre diferentes formatos
6. Armazenamento seguro
7. Eficiência e produtividade aprimoradas
8. Conformidade com a regulamentação de documentos
9. Compartilhamento rápido e fácil
10. Impactos ambientais mais suave (menos impostos sobre os recursos ambientais e energéticos)

No setor imobiliário, quase todos os documentos são apresentados a clientes, empreiteiros e afins como documentos PDF. Mas os PDFs geralmente precisam ser trabalhados. Estas são as atividades em PDF mais comuns utilizadas pelos nossos clientes do setor imobiliário:

• Assinatura eletrônica de PDFs (com ou sem anotações)
• Assinatura eletrônica de PDFs e solicitação de outras assinaturas (com ou sem anotações)
• Compressão de documentos
• Edição de PDFs
• Conversão de documentos do Word em PDF
• Conversão de PDFs em Word
• Conversão de apresentações do PowerPoint em PDF
• Conversão de JPG em PDF

Ter as ferramentas de PDF certas para esses processos provou ser fundamental não apenas porque elas tornam o trabalho mais fácil e mais eficiente, mas também porque as ferramentas respondem de maneiras diferentes ao tipo de processo e de documento em questão.

Viabilizando a digitalização e a resiliência

O setor imobiliário é único, pois abrange uma ampla gama de partes interessadas, desde incorporadores imobiliários e profissionais da área jurídica até compradores de casas e agentes de aluguel. Um elemento fundamental que conecta toda essa cadeia de valor e apoia sua integridade é o humilde documento. De planos arquitetônicos, propostas de projetos a contratos de locação e escrituras de propriedades, os documentos são e continuarão a ser a cola que mantém esse amplo setor unido em um futuro digital.

Com as ferramentas certas de PDF, a transformação digital no setor imobiliário pode ser um projeto perfeito e libertador. Se for feita corretamente, ela pode ajudar as pessoas e as empresas a realizarem o trabalho de forma mais rápida, simplificando as tarefas, desfrutando da segurança superior dos documentos e economia de custos. Além disso, a eliminação do uso de papel pode aliviar o ambiente da pesada carga do gerenciamento tradicional de documentos.

Menos de 40% das empresas estão preparadas para a transformação digital devido a recursos limitados, infraestrutura inadequada e falta de compreensão, correndo o risco de ficar atrás dos concorrentes e perder oportunidades de crescimento. Isso não apenas sinaliza um profundo risco de obsolescência nos casos em que as empresas são resistentes à transformação, mas também um mundo de ganhos para os muitos setores que ainda têm a chance de adotar práticas digitais. Um passo na direção certa é o simples gerenciamento de documentos que abrirá o caminho para um futuro digital próspero.

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Traduzido e adaptado para o português por Ariane.