Насколько законны разные типы подписей?

Юридические подписи могут сбивать с толку, особенно сейчас, когда электронные и цифровые подписи используются всё шире. 

В этом руководстве мы разберём, что делает подпись имеющей юридическую силу, чем отличаются разные типы подписей и в каких случаях подходит каждый из них. 

Мы также покажем, как безопасно подписывать документы с помощью Smallpdf eSign. Всё просто, понятно и без юридических терминов.

Юридическая подпись — это отметка, символ или электронный процесс, который показывает твоё намерение принять условия документа. Это не обязательно подпись от руки. Это могут быть инициалы, напечатанное имя, подпись, нарисованная на телефоне, или цифровой сертификат.

Чтобы подпись считалась юридически обязательной, обычно нужны четыре основных элемента:

• Аутентификация: Должна быть возможность определить, кто подписал документ.

• Установление связи: Подпись должна быть однозначно связана с тем, кто её поставил.

• Намерение: Подписант должен показать, что действительно хотел подписать документ и согласиться с ним.

• Целостность: Документ не должен изменяться после подписания.

Формат менее важен, чем подтверждение личности и согласия. Если ты можешь доказать, что подписал документ и согласился с его условиями способом, который признаёт твоя правовая система, подпись может считаться действительной.

Детали различаются от страны к стране, но большинство законов опирается на схожие принципы. Задача — показать, что документ подписал нужный человек, он понял документ, а самой записи можно доверять.

Основные требования в большинстве правовых систем

Во многих регионах подпись с большей вероятностью будет считаться имеющей юридическую силу, если:

• Личность подписанта можно установить с достаточной степенью уверенности.

• У подписанта был доступ ко всему документу до подписания.

• У подписанта была явная возможность принять или отклонить условия.

• Система фиксирует, когда и как была поставлена подпись.

• Подписанный документ защищён от незаметных изменений.

Хорошие сервисы электронной подписи поддерживают эти требования с помощью журнала аудита, временных меток и безопасного хранения.

Правовые рамки по регионам

Это общий обзор, а не юридическая консультация, но он поможет тебе лучше сориентироваться.

США (ESIGN и UETA)

В США Закон ESIGN и UETA придают электронным подписям тот же юридический статус, что и рукописным подписям, в большинстве деловых и потребительских ситуаций. Стороны должны согласиться использовать электронные записи, а также иметь возможность получать доступ к подписанным документам и хранить их.

Европейский союз (eIDAS: SES, AES, QES)

Регламент eIDAS в ЕС признаёт три уровня электронных подписей. Все три могут иметь юридическую силу, но квалифицированные электронные подписи (QES) имеют особый вес и во многих случаях приравниваются к рукописным подписям.

Другие регионы

Такие страны, как Канада, Австралия, Япония и многие другие, тоже признают электронные подписи в своём законодательстве. Например, в Индии доступна Aadhaar eSign, которая связывает подписи с биометрическими данными личности. Для важных трансграничных сделок разумно проверить местные правила или обратиться к юристу.

Если посмотреть на варианты подписи, обычно можно выделить несколько основных категорий. У каждой из них свой баланс удобства, безопасности и юридической силы.

Подписи от руки (рукописные)

«Мокрые» подписи — это традиционные подписи, сделанные чернилами на бумаге. Термин “wet” связан с чернилами в момент нанесения.

Они по-прежнему часто используются для:

• Сделок с недвижимостью и ипотечных документов.

• Завещаний, планирования наследства и некоторых вопросов семейного права.

• Документов, которые нужно заверять у нотариуса лично.

• Подачи документов, которые некоторые государственные органы всё ещё требуют в бумажном виде.

Рукописные подписи привычны и понятны, но с ними процесс может идти медленнее, а отслеживать их в длинных рабочих процессах сложнее.

Электронные подписи (eSignatures)

Электронные подписи охватывают много способов подписания без бумаги. Ты можешь напечатать своё имя, нарисовать подпись мышью, коснуться экрана пальцем или загрузить изображение своей рукописной подписи.

К распространённым действиям с электронной подписью относятся:

• Ввод своего имени в поле подписи.

• Рисование подписи на сенсорном экране.

• Нажатие кнопки с надписью «Подписать» или «Я согласен».

• Загрузка скана своей рукописной подписи.

Они широко используются для деловых контрактов, HR-форм, внутренних согласований и многих онлайн-соглашений.

Цифровые подписи (на основе сертификатов)

Цифровые подписи — это особый тип электронной подписи, который использует инфраструктуру открытых ключей (PKI). Они создают уникальный криптографический отпечаток, связанный с цифровым сертификатом.

Цифровые подписи обычно обеспечивают:

• Надёжное подтверждение личности через доверенный центр сертификации.

• Явное обнаружение изменений, если подписанный документ позже будет изменён.

• Неотказуемость, из-за которой сложнее отрицать, что ты подписал документ.

• Долгосрочную проверку для архивных записей.

Они часто используются в регулируемых отраслях, госсекторе и в крупных контрактах, где нужен надёжный журнал аудита.

Подписи clickwrap (флажок и «Я согласен»)

Подписи clickwrap появляются каждый раз, когда ты ставишь галочку или нажимаешь «Я согласен» перед использованием сервиса. Запись об этом клике, связанная с твоим аккаунтом и временем принятия условий, и образует подпись.

Ты сталкиваешься с подписями clickwrap, когда:

• Устанавливаешь программы или мобильные приложения.

• Принимаешь условия использования сайта и политику конфиденциальности.

• Покупаешь товары или услуги онлайн.

• Создаёшь аккаунты на цифровых платформах.

Они характерны для массовых соглашений, где многие люди принимают одни и те же условия.

Инициалы, символы и знаки

Полная подпись нужна не всегда. Инициалы, символы или знаки тоже могут считаться подписью, если они ясно показывают намерение и их можно связать с конкретным человеком.

Их часто используют для:

• Подтверждения изменений или отдельных пунктов в договоре

• Подтверждения того, что ты прочитал каждую страницу длинного документа

• Быстрых внутренних согласований в компании

• Ситуаций, когда физические ограничения мешают поставить обычную подпись

Если личность, намерение и контекст понятны, такие знаки тоже могут считаться подписями.

В ЕС eIDAS определяет три уровня электронных подписей. Их можно представить как разные уровни надёжности.

Простая электронная подпись (SES)

Простая электронная подпись — это любой базовый электронный способ, который показывает согласие. Например, ввод имени, установка галочки или рисование подписи на экране.

SES — это:

• Удобный вариант для повседневных соглашений

• Часто достаточный для деловых документов с низким уровнем риска

• Менее надёжный с точки зрения подтверждения личности и защиты от изменений

Усовершенствованная электронная подпись (AES)

Усовершенствованная электронная подпись должна соответствовать более строгим правилам. Она должна быть уникально связана с подписантом и создаваться с помощью методов, которые контролирует только он.

AES обычно даёт:

• Проверенную связь между подписантом и подписью

• Безопасное хранение ключей подписи

• Явные доказательства, если подписанный документ позже изменят

Она подходит для более ценных контрактов, регулируемых отраслей и трансграничных сделок, где подтверждение личности особенно важно.

Квалифицированная электронная подпись (QES)

Квалифицированная электронная подпись — это самый высокий уровень eIDAS. Для неё нужен квалифицированный сертификат от доверенного поставщика и тщательная проверка личности.

QES даёт тебе:

• Подпись с той же юридической силой, что и рукописная подпись, на всей территории ЕС.

• Самую сильную защиту в случае споров.

• Дополнительную уверенность для соглашений с высокой стоимостью или высоким риском.

Для очень важных договоров внутри ЕС использование QES часто рекомендуется или даже требуется.

Smallpdf разработала Smallpdf eSign так, чтобы сочетать удобство использования с высоким уровнем безопасности, и ты мог уверенно подписывать документы и собирать подписи.

Кратко о безопасности и соответствии требованиям

Наша платформа соответствует строгим стандартам безопасности для защиты твоих документов и подписей.

Smallpdf eSign предлагает:

• Сертифицировано по ISO/IEC 27001

• Соответствует GDPR

• Процессы электронной подписи, соответствующие требованиям eIDAS.

• Файлы защищены шифрованием TLS

Ты можешь в любое время ознакомиться с нашей Политикой конфиденциальности и страницами о безопасности, чтобы узнать больше о том, как мы обрабатываем твои данные.

Цифровые подписи с отметками времени LTV

С помощью Smallpdf eSign ты можешь ставить цифровые подписи с отметками времени Long Term Validation (LTV). Это значит, что:

• В подписи сохраняется точное время её применения.

• Документ показывает, были ли после подписания какие-либо изменения.

• У тебя остаётся надёжная запись для аудитов и будущих проверок.

Это особенно полезно, если ты хранишь контракты, политики и согласования много лет.

Если твой документ — это скан, сначала можешь воспользоваться нашей функцией OCR в Конвертер PDF чтобы превратить его в PDF с возможностью поиска, а затем подготовить к подписанию.

Когда ты поймёшь, что такое юридическая подпись и чем отличаются разные её типы, тебе будет проще выбрать вариант, подходящий для твоего документа и уровня риска.

С помощью Smallpdf eSign ты можешь загрузить PDF, добавить поля, пригласить подписантов и скачать подписанную копию с понятным журналом аудита всего за несколько шагов.