So komprimierst du eine PDF-Datei für den E-Mail-Versand

Die meisten E-Mail-Anbieter haben nach wie vor ein Limit von 20 MB für Anhänge, das schnell erreicht ist. Bei PDFs passiert das oft, wenn eine Datei viele Bilder enthält oder das Dokument außergewöhnlich lang ist. In diesem Fall nutzen die meisten Menschen alternative Optionen wie OneDrive, Dropbox oder Google Drive, um ihre Dateien zu teilen.

Was viele jedoch nicht wissen: Mit wenigen einfachen Klicks lässt sich die Dateigröße einer PDF schnell reduzieren. 

Smallpdf macht das, indem wiederkehrende Muster in der Datei anhand ähnlicher eindeutiger Kennungen erkannt und entfernt werden. Anschließend optimieren wir deine PDF-Datei, damit die Qualität wie bei der Originaldatei erhalten bleibt. 

Sobald alles fertig ist, musst du deine komprimierte PDF-Datei nur noch per Drag & Drop in deine E-Mail ziehen, und schon kann’s losgehen.

Der Kompressor von Smallpdf hilft in typischen Alltagssituationen. Wenn du gescannte Verträge verschickst, die größer als 20 MB sind, bringt die „Basic Compression“ sie in der Regel unter das Limit, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen. 

Bildlastige PDFs, wie Immobilienfotos oder Werkstatthandbücher, brauchen oft eine starke Komprimierung, damit sie in eine einzelne E-Mail passen. Und wenn du mit mobilen Daten arbeitest, lässt sich eine kleinere PDF viel schneller hochladen und versenden.

Verschiedene E-Mail-Anbieter haben unterschiedliche Größenlimits für Anhänge, und mit PDFs sind sie schnell erreicht:

• Gmail: 25 MB Limit

• Outlook: 20 MB Limit

• Yahoo Mail: 25 MB Limit

Deine PDF-Datei ist möglicherweise zu groß, weil sie hochauflösende Bilder, eingebettete Schriftarten oder einfach viele Seiten enthält. 

Die gute Nachricht? Du kannst die Dateigröße überprüfen, indem du mit der rechten Maustaste darauf klickst und „Eigenschaften“ (Windows) oder „Informationen“ (Mac) auswählst, noch bevor du versuchst, die Datei anzuhängen.

Nicht jede Komprimierung ist gleich. So wählst du die richtige Option für deine E-Mail.

Einfache Komprimierung (am besten für alltägliche E-Mails geeignet)

• Reduziere die Dateigröße, während Text klar und Bilder gut lesbar bleiben.

• Eignet sich gut für Geschäftsdokumente, Berichte und Präsentationen.

• Erzeugt eine Datei, die für die meisten E-Mail-Anbieter klein genug ist.

Starke Komprimierung (am besten für sehr große PDF-Dateien)

• Reduziert die Dateigröße stärker, damit du auch strenge E-Mail-Limits einhältst.

• Kann Bilddetails leicht abschwächen.

• Funktioniert gut bei gescannten oder bildlastigen PDFs.

• Erfordert einen Pro-Tarif.

Beide Optionen nutzen intelligente Algorithmen, die redundante Daten entfernen und Bilder optimieren, ohne dass deine PDF pixelig oder unprofessionell wirkt.

Als Cloud-Dienst kannst du deine PDF-Dateien auf unserer Plattform jederzeit und überall für den E-Mail-Versand komprimieren. Du kannst unsere Website auch auf jedem Gerät nutzen, egal ob Mac-, Windows- oder Linux-Computer.

Wenn du das Komprimieren, Bearbeiten und Kommentieren deiner Dateien auf unserer Website abgeschlossen hast, denk daran, auf den Download-Button zu klicken, falls du deine Datei speichern möchtest, bevor du sie direkt aus dem Tool per E-Mail versendest.

Wir haben außerdem eine eigene Chrome-Erweiterung entwickelt. Damit bekommst du direkt über deinen Browser Zugriff auf unser Tool zum Komprimieren – du musst nicht jedes Mal unsere Website aufrufen.

Manchmal ist deine PDF-Datei auch nach der Komprimierung noch zu groß für E-Mails. Hier sind deine Optionen:

• Teile deine PDF-Datei in kleinere Teile auf. Nutze unser Tool „PDF teilen“ um große Dokumente in überschaubare Abschnitte aufzuteilen.

• Entferne unnötige Seiten. Hast du zusätzliche Seiten, die du nicht brauchst? PDF-Seiten löschen um die Dateigröße sofort zu reduzieren.

• Starke Komprimierung ausprobieren. Pro-Nutzer haben Zugriff auf maximale Komprimierungsstufen.

• Cloud-Freigabe verwenden. Lade die Datei auf Google Drive, Dropbox oder OneDrive hoch und teile einen Link statt der Datei selbst.

Wir wissen, dass du uns wichtige Dokumente anvertraust, und wir nehmen das sehr ernst. So sorgen wir für die Sicherheit deiner Dateien:

• Schützt deine Dateien mit TLS-Verschlüsselung beim Hoch- und Herunterladen.

• Folgt DSGVO-konform Vorgehensweisen bei der Datenverarbeitung.

• Beibehaltung ISO/IEC 27001-zertifiziert Sicherheitsmanagement.

• Löscht deine Dokumente nach der Verarbeitung automatisch von unseren Servern.

Deine Privatsphäre ist uns wichtig, deshalb musst du nicht einmal ein Konto erstellen, um unser Komprimierungstool zu nutzen. Hochladen, komprimieren, herunterladen – fertig!

Smallpdf läuft im Browser auf jedem Gerät, du musst also nichts installieren oder lernen. Dateien werden beim Hochladen mit TLS-Verschlüsselung geschützt und nach der Verarbeitung automatisch von unseren Servern gelöscht. Das Tool hält Text scharf, bewahrt das Layout und vermeidet die starke Pixelierung, die manche Komprimierungsprogramme verursachen. 

Du kannst im selben Arbeitsbereich auch auf andere PDF-Tools zugreifen, falls du eine große Datei vor dem Versenden aufteilen, entsperren oder neu organisieren musst.

Bereit, starke Komprimierung und über 30 weitere PDF-Tools freizuschalten? Mit unserem Pro-Abonnement erhältst du uneingeschränkten Zugriff auf alles, was Smallpdf zu bieten hat, einschließlich vorrangiger Bearbeitung und erweiterter Funktionen.

Komprimierte PDFs eignen sich nicht nur hervorragend für E-Mails. Kleinere Dateien sind immer praktisch, weil sie sich schneller auf deine bevorzugten Filesharing-Seiten hochladen lassen. 

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