Wie man eine PDF-Datei schwärzt

Was bedeutet schwärzen?

Beim Schwärzen werden sichtbare Informationen aus einem Dokument entfernt, während der Rest des Dokuments intakt bleibt. Dabei können einzelne Wörter, Sätze, Absätze oder sogar ganze Seiten ausgeblendet oder versteckt werden. Diese Informationen können aus Text, Zahlen, Bildern, Grafiken oder Ähnlichem bestehen.

Wann solltest du eine PDF-Datei schwärzen?

In der Regel wird eine PDF-Datei geschwärzt, wenn das Dokument vertrauliche oder sensible Informationen, sowie Daten, die durch Datenschutzgesetze geschützt sind enthält, die nicht an Dritte weitergegeben werden können oder dürfen. Zu den häufig geschwärzten Informationen gehören folgende:

1. Text, der sensible Informationen enthält, wie z. B. Namen, Adressen, Kontaktdaten, frühere Krankenakten, Daten über Straftaten usw.
2. Zahlen, wie Telefonnummern, Sozialversicherungsnummern, Kontonummern usw.
3. Bilder, einschließlich Fotos, Grafiken usw.
4. Andere Informationen, die du vielleicht entfernen möchtest, sind Anhänge oder Metadaten. E-Mail-Metadaten verraten zum Beispiel die Uhrzeit und das Datum, an dem die E-Mail gesendet wurde, die IP-Adresse des Absenders usw. Dateien auf den meisten mobilen Geräten oder Kameras enthalten in den Metadaten das Datum, die Uhrzeit und vielleicht sogar Angaben zum Benutzernamen.

Je nach Art des Geschäfts- oder Verwaltungsverfahrens kann die Schwärzung auch von der Behörde, dem Bundesland, internationalen Gesetzen usw. vorgeschrieben sein. Manchmal kann es sich auch um informelle Situationen handeln, in denen jemand bestimmte Informationen in einem Dokument weitergeben muss, ohne die darin enthaltenen sensiblen Daten preiszugeben. Es kann zum Beispiel sein, dass jemand eine Vereinbarung mit Freunden teilen muss, damit diese sie als Vorlage verwenden können, ohne vertrauliche Informationen weiterzugeben.

Tatsächlich ist das Schwärzen von Dokumenten etwas, das alle Personen oder Unternehmen aus allen Bereichen und Branchen kennen sollten.

Früher wurden dicke Filzstifte verwendet, um die Informationen zu schwärzen, was bei digitalen Dokumenten heutzutage völlig sinnlos ist. Die Schwärzung eines digitalen Dokuments ist eine heikle und nicht ganz einfache Aufgabe. Die größte Herausforderung besteht darin, die sensiblen Informationen zu verstecken und gleichzeitig die Formatierung des Dokuments beizubehalten. Wie man die Schwärzung durchführt, hängt vom Grad der Vertraulichkeit der Informationen und von ihrer Struktur ab. Die gängigste Methode zum Schwärzen ist, die ausgewählten Informationen zu markieren und sie als schwarze Box erscheinen zu lassen.

Wie man ein PDF schwärzt

Das PDF-Bearbeitungsprogramm von Smallpdf kann auch verwendet werden, wenn du Text in einem beliebigen Dokument schwärzen musst. Auch wenn dein Dokument in einem anderen Format vorliegt, kannst du unser Tool PDF konvertieren nutzen, mit dem du verschiedene Dateitypen in PDF umwandeln kannst. In diesem Artikel erfährst du mehr über das Schwärzen von Text in einer PDF-Datei mit dem Tool zum bearbeiten von PDFs von Smallpdf.

Der erste Schritt besteht darin, alle Informationen, die geschwärzt werden müssen, zu identifizieren und zu finden. Bei größeren oder komplexeren Schwärzungsaufgaben kann eine Checkliste hilfreich sein. Sobald du alle Inhalte identifiziert hast, die ausgeblendet werden müssen, kannst du mit dem Schwärzen beginnen.

Aber Achtung! Bevor du anfängst, solltest du ein paar Dinge beachten. Denk daran, dass das Schwärzen die Veränderung von Informationen und Daten beinhaltet. Das Schwärzen sollte nicht am Originaldokument vorgenommen werden, da es Daten geben könnte, die noch für andere Zwecke benötigt werden. Wir empfehlen daher, an einer Kopie des Dokuments zu arbeiten, um die Integrität der ursprünglichen Informationen nicht zu beeinträchtigen. Geh keine Risiken ein!

Verlasse dich nie auf Techniken wie das Hervorheben oder Ändern der Textfarbe. Das ist nicht dasselbe wie eine Schwärzung und ein häufiger Fehler. Der Text ist immer noch sichtbar, wenn du ihn markierst oder kopierst und in einen Texteditor einfügst, und bleibt daher lesbar und wiederherstellbar. Ein Beispiel für hervorgehobene Daten findest du in der Abbildung unten.

Du wirst sehen, dass die Inhalte immer noch zu sehen sind, wenn sie mit der Maus ausgewählt werden. Ein weiterer Tipp: Kopiere den Inhalt und füge ihn in ein anderes Dokument ein, um zu prüfen, ob die Schwärzung korrekt durchgeführt wurde. In diesem Fall werden die geschwärzten „Blöcke“ kopiert.

Wenn du mit dem Schwärzen fertig bist, ist es wichtig, dass du das Dokument sorgfältig durchliest, um sicherzustellen, dass alle vertraulichen Inhalte geschwärzt wurden. Denke daran, dass eine schlecht durchgeführte Schwärzung sehr negative Folgen haben kann. Sensible oder vertrauliche Informationen könnten durchsickern, was zu Strafen oder Bußgeldern führen kann. Selbst in den harmlosesten Fällen kann eine schlechte Schwärzung das Vertrauen beeinträchtigen.

Es gibt noch keine ideale Lösung, um bestimmte Inhalte zu entfernen und gleichzeitig eine Art Hinweis auf die Entfernung zu hinterlassen und den Inhalt nicht zu verändern. Eine andere Möglichkeit, anstatt Informationen in einer PDF-Datei zu schwärzen, wäre es, sie ganz zu entfernen, was möglich ist, wenn du die PDF-Datei zuerst in Word umwandelst.

Hast du eine PDF-Datei, die geschwärzt werden muss?

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna