Perbedaan Antara Tanda Tangan Digital dan Elektronik

Kalau kamu menandatangani kontrak, persetujuan, atau dokumen HR secara online, kamu akan sering melihat kedua istilah ini. Orang sering memakainya secara bergantian, padahal artinya tidak sama.

Tanda tangan elektronik berfokus pada menunjukkan niat untuk menandatangani, sedangkan tanda tangan digital menambahkan bukti kriptografis yang membantu memverifikasi identitas dan mendeteksi perubahan.

Untuk membantumu memilih dengan cepat, kami akan menjelaskan apa sebenarnya arti ‘elektronik vs digital’, kapan masing-masing paling cocok digunakan, dan cara menandatangani serta memverifikasi PDF tanpa membahas hal teknis yang terlalu rumit.

Berikut perbedaan praktis yang paling diperhatikan kebanyakan orang.

Tanda tangan elektronik adalah kategori yang luas. Ini mencakup proses elektronik apa pun yang menunjukkan bahwa kamu menyetujui dokumen tersebut, seperti mengetik namamu, menggambar tanda tangan, atau mengklik langkah ‘Saya setuju’.

Tanda tangan digital adalah jenis khusus dari tanda tangan elektronik. Tanda tangan ini menggunakan kriptografi dan sertifikat untuk melindungi integritas dokumen, sehingga perubahan setelah penandatanganan bisa terdeteksi.

Cara cepat untuk membandingkannya:

• Niat: Tanda tangan elektronik merekam niat untuk menandatangani. Tanda tangan digital merekam niat sekaligus menambahkan bukti yang kuat.

• Deteksi perubahan: Tanda tangan elektronik dasar mungkin tidak menandai editan. Tanda tangan digital dirancang untuk mendeteksi perubahan yang tidak sah.

• Pemeriksaan identitas: Tanda tangan elektronik bisa sangat sederhana. Tanda tangan digital biasanya mengandalkan pemeriksaan identitas berbasis sertifikat.

• Paling cocok untuk: Tanda tangan elektronik cocok untuk perjanjian sehari-hari. Tanda tangan digital lebih pas untuk dokumen berisiko tinggi dan yang banyak tuntutan kepatuhannya.

Anggap saja ‘tanda tangan elektronik’ sebagai istilah payung.

Di AS, Undang-Undang ESIGN menganggap tanda tangan elektronik sebagai cara yang sah secara hukum untuk menandatangani jika prosesnya menunjukkan niat dan para pihak setuju untuk bertransaksi secara elektronik.

Dalam praktiknya, tanda tangan elektronik sering terlihat seperti ini:

• Nama yang diketik di kotak tanda tangan

• Tanda tangan yang digambar di trackpad atau layar ponsel

• Gambar tanda tangan hasil pemindaian yang ditempatkan pada PDF

• Langkah persetujuan sekali klik yang disertai catatan tindakan tersebut

Tanda tangan elektronik unggul dalam hal kecepatan. Kalau kamu menandatangani persetujuan rutin, tanda tangan elektronik sederhana bisa saja sudah cukup, selama sesuai dengan persyaratan organisasimu dan aturan setempat.

Tanda tangan digital menambahkan kriptografi. Itulah perbedaan utamanya.

Sederhananya, tanda tangan digital membuat sidik jari dokumen berbasis matematika pada saat penandatanganan. Jika seseorang mengedit PDF itu nanti, sidik jari tersebut tidak akan cocok, dan tanda tangannya seharusnya ditampilkan sebagai tidak valid dalam pemeriksaan validasi tanda tangan.

Tanda tangan digital biasanya bergantung pada kriptografi kunci publik, yang menggunakan kunci privat untuk menandatangani dan kunci publik untuk memverifikasi. Intinya, tanda tangan digital dirancang untuk memberikan:

• Keaslian: Tanda tangan dapat dikaitkan dengan penandatangan.

• Integritas: Editan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.

• Nonrepudiasi: Penandatangan tidak bisa dengan mudah menyangkal bahwa mereka sudah menandatangani dokumen tersebut.

Jika kamu bekerja di Uni Eropa, kamu juga akan melihat tingkat tanda tangan berdasarkan eIDAS.

eIDAS mendefinisikan tanda tangan elektronik secara luas, lalu membedakannya ke dalam tingkat umum seperti simple, advanced, dan qualified. Semakin tinggi tingkatnya, semakin ketat persyaratan identitas dan keamanannya.

Cara yang membantu untuk memahaminya:

• Tanda tangan elektronik sederhana adalah gaya tanda tangan sehari-hari yang dibuat langsung di layar.

• Tanda tangan elektronik tingkat lanjut menambahkan kontrol yang lebih kuat untuk menghubungkan penandatangan dengan tanda tangan dan membantu mendeteksi perubahan.

• Tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki persyaratan status hukum tertentu dan biasanya bergantung pada penyedia layanan kepercayaan tersertifikasi.

Kalau kamu tidak yakin dokumenmu membutuhkan tingkat yang mana, langkah paling aman adalah mengikuti kebijakan perusahaan atau panduan hukum setempat untuk jenis dokumen tersebut.

Sebagian besar keputusan soal tanda tangan bergantung pada risiko, bukan preferensi.

Kapan Tanda Tangan Elektronik Biasanya Cukup

Tanda tangan elektronik cocok untuk perjanjian sehari-hari ketika kecepatan penting dan risikonya masih bisa dikelola:

• Formulir onboarding vendor dan perjanjian layanan dasar

• Persetujuan internal dan konfirmasi HR

• Pesanan penjualan bernilai rendah dan persetujuan rutin dari klien

Kapan Tanda Tangan Digital Lebih Cocok

Gunakan tanda tangan digital jika dokumennya memiliki konsekuensi lebih besar atau tuntutan kepatuhan yang lebih ketat:

• Perjanjian keuangan dan pengajuan yang diatur

• Dokumentasi terkait pemerintah

• Kontrak yang memerlukan bukti kuat terhadap perubahan dan verifikasi penandatangan

Di sebagian besar tempat, tanda tangan elektronik dianggap sah secara hukum jika prosesnya secara andal merekam niat dan menyimpan catatan yang bisa bertahan saat ditinjau. Itu benang merah dalam kerangka utama seperti ESIGN (AS) dan eIDAS (UE).

Dua tips praktis ini membantu di hampir semua yurisdiksi:

1. Simpan catatan yang jelas tentang siapa yang menandatangani, apa yang mereka tandatangani, dan kapan.

2. Gunakan tingkat kekuatan tanda tangan yang tepat sesuai tingkat risiko dokumen.

Kalau kamu menandatangani sesuatu yang bernilai tinggi, diatur ketat, atau lintas batas, sebaiknya pastikan dulu jenis tanda tangan yang diperlukan sebelum mengirimkannya.

Kalau kamu ingin alur penandatanganan PDF yang simpel, kamu bisa menandatangani atau meminta tanda tangan dengan Smallpdf eSign di browser. Kamu juga bisa mengunggah dari Google Drive, Dropbox, atau OneDrive kalau itu lebih mudah daripada mengambil file dari perangkatmu.

Langkah 1: Unggah PDF-mu

Buka Smallpdf eSign, lalu seret dan lepaskan PDF-mu atau klik “Pilih File”. Dokumenmu akan dimuat di editor sehingga kamu bisa menempatkan field tepat di tempat yang seharusnya.

Langkah 2: Tambahkan Tanda Tanganmu atau Field Tanda Tangan

Klik di tempat tanda tangan harus muncul, lalu tambahkan tanda tanganmu. Jika orang lain juga perlu menandatangani, tambahkan field tanda tangan untuk mereka dan masukkan email mereka dalam alur pengiriman.

Langkah 3: Selesai dan Unduh

Klik “Selesai”, lalu unduh PDF yang sudah ditandatangani. Simpan file final bersama riwayat perjanjianmu agar kamu punya jejak dokumen lengkap jika nanti dibutuhkan.

Mulailah dengan tiga pertanyaan. Kamu akan cepat menemukan jawaban yang tepat.

1. Tingkat Risiko

Jika dokumen memiliki risiko keuangan tinggi, paparan hukum, atau aturan yang ketat, pilih tanda tangan digital. Jika itu perjanjian rutin, tanda tangan elektronik biasanya sudah cukup.

Contoh yang biasanya cocok untuk tanda tangan elektronik:

• Formulir onboarding karyawan

• NDA standar

• Pesanan pembelian dan faktur

• Persetujuan internal

Contoh yang sering memerlukan tanda tangan digital:

• Dokumen keuangan yang diatur

• Catatan layanan kesehatan tertentu

• Pengajuan dokumen pemerintah atau kepatuhan

• Kontrak dengan tanggung jawab tinggi

2. Persyaratan Regulasi

Keabsahan tanda tangan digital dan elektronik bergantung pada tingkat tanda tangan yang berbeda. Beberapa industri dan negara mensyaratkan tingkat tanda tangan tertentu. Jika kamu menandatangani lintas batas, periksa aturan di lokasi penandatangan berada dan di tempat perjanjian itu akan diberlakukan.

3. Kebutuhan Bukti dalam Sengketa

Tanyakan pada dirimu bagaimana nanti kamu akan membuktikan tiga hal: siapa yang menandatangani, kapan mereka menandatangani, dan bahwa dokumen itu tidak berubah setelah ditandatangani. Tanda tangan digital cenderung lebih unggul dalam bukti integritas, terutama jika dipadukan dengan cap waktu dan validasi yang kuat.

Skenario sederhana bisa lebih membantu daripada sekadar definisi.

Kalau kamu merekrut kontraktor dan butuh tanda tangan cepat sebelum tanggal mulai, tanda tangan elektronik biasanya jadi pilihan yang praktis. Kamu butuh kecepatan, dan perjanjiannya mudah diganti jika kamu menemukan kesalahan.

Kalau kamu menandatangani paket pinjaman dengan aturan perbankan yang ketat, kamu mungkin memerlukan tanda tangan digital atau proses yang memenuhi syarat di UE. Risikonya lebih tinggi, dan validasi tetap penting lama setelah hari penandatanganan.

Kalau kamu mengumpulkan tanda tangan dari tim untuk pembaruan kebijakan internal, tanda tangan elektronik menjaga proses tetap berjalan. Tujuan utamanya adalah konfirmasi, bukan bukti di ruang sidang.

Kalau kamu mengajukan dokumen resmi lewat portal pemerintah, periksa dulu aturan portal tersebut. Beberapa menerima tanda tangan elektronik dasar, sementara yang lain mewajibkan penandatanganan digital berbasis sertifikat.

Setelah kamu tahu tingkat tanda tangan yang dibutuhkan, langkah-langkah penandatanganannya seharusnya terasa mudah.

Proses penandatanganan Smallpdf berjalan di browser kamu, dan kami melindungi transfer file dengan enkripsi TLS. Kami juga Bersertifikat ISO/IEC 27001 dan Patuh terhadap GDPR.

Kamu bisa mengunggah dari perangkatmu, Google Drive, Dropbox, atau OneDrive, lalu mengunduh file yang sudah ditandatangani kembali ke perangkatmu setelah selesai.

Langkah 1: Unggah Dokumenmu

Buka Smallpdf Tanda Tangani PDF, lalu unggah filemu. Kamu juga bisa mengunggah Word, Excel, PowerPoint, atau gambar, dan kami akan mengonversinya menjadi PDF untuk ditandatangani.

Langkah 2: Tambahkan Field Tanda Tangan

Tempatkan field tanda tangan, inisial, dan tanggal di tempat yang seharusnya. Jika kamu mengirim dokumen ke orang lain, tambahkan field untuk setiap penandatangan supaya tidak ada yang harus menebak di mana harus menandatangani.

Langkah 3: Tandatangani atau Kirim ke Penerima

Tandatangani dokumennya sendiri, atau kirim ke penerima agar mereka bisa menandatangani dari perangkat mereka masing-masing. Untuk alur kerja dengan banyak penandatangan, linimasa aktivitas yang ramah audit membantu menjaga proses tetap jelas nantinya.

Langkah 4: Unduh PDF yang Sudah Ditandatangani

Unduh PDF yang sudah ditandatangani dan simpan di tempat timmu biasanya menyimpan perjanjian yang sudah ditandatangani. Jika kamu berencana membagikannya, buka sekali di pembaca PDF untuk memastikan semuanya terlihat benar.

Jika kamu memerlukan fitur Pro untuk alur kerja yang lebih berat, Smallpdf menawarkan uji coba gratis 7 hari, dan kamu bisa membatalkannya kapan saja.