Wie kopiert man eine Tabelle aus einer PDF in Excel?

Das Kopieren von Tabellen aus einer PDF in Excel kann frustrierend sein, wenn die Formatierung verrutscht oder Zahlen in den falschen Spalten landen. Mit dem richtigen Ansatz überträgst du Daten schnell und hältst sie trotzdem für Sortierungen, Formeln und Analysen nutzbar.

Unten findest du eine kurze Zusammenfassung des Prozesses, unsere empfohlene automatisierte Methode, manuelle Optionen für mehr Kontrolle, Profi-Tipps und eine ausführliche FAQ mit häufigen Lösungen.

Manuelle Option:

1. Öffne die PDF in einem Reader.

2. Markiere die Tabelle mit dem Cursor.

3. Kopiere sie und füge sie in Excel ein.

4. Verwende „Text in Spalten“, Ausrichtung und Formatierungswerkzeuge, um alles aufzuräumen.

Unser PDF-zu-Excel-Konverter ist der schnellste Weg, Tabellen aus PDFs in Excel zu kopieren, ohne sie manuell neu aufbauen zu müssen.

1. Lade deine PDF-Datei hoch

Gehe zu unserem PDF in Excel.

Du kannst:

• deine PDF per Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen oder

• auf „Datei auswählen“ klicken und sie auf deinem Gerät auswählen oder

• aus Google Drive, Dropbox oder OneDrive importieren.

Wir unterstützen sowohl native PDFs als auch gescannte Dokumente.

Falls deine Datei zu groß ist, haben wir auch dafür eine Lösung: Lade sie einfach in unser PDF komprimierenhoch und fahre dann mit der Konvertierung deiner verkleinerten Datei fort.

2. OCR für gescannte PDFs aktivieren (Pro)

Wenn deine PDF ein Scan oder bildbasiert ist:

• Aktiviere „OCR (Optical Character Recognition)“.

• OCR erkennt Text in Bildern, liest deine Tabelle und wandelt sie in echte Zellen um.

Das funktioniert gut für gescannte Rechnungen, Kontoauszüge und gedruckte Berichte.

3. Konvertieren und herunterladen

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, klicke auf „Download“, um deine XLSX-Datei zu erhalten. Du kannst sie öffnen in:

• Microsoft Excel

• Google Tabellen

• LibreOffice Calc

• den meisten modernen Tabellenkalkulations-Apps

Hier kannst du die Daten filtern, sortieren, Formeln erstellen oder in eine bestehende Arbeitsmappe übernehmen.

Manchmal möchtest du für eine kleine Tabelle oder eine schnelle Kopie lieber manuell vorgehen.

Methode 1: Aus einer auswählbaren PDF kopieren und einfügen

Das funktioniert am besten, wenn die PDF nicht gescannt ist und der Text markierbar ist.

1. Öffne deine PDF in einem Reader wie dem Smallpdf PDF Reader oder in deinem Browser.

2. Verwende das „Textauswahl-Werkzeug“, um die Tabelle zu markieren.

3. Klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Kopieren“.

4. Öffne Excel und wähle die Zelle aus, an der die Tabelle beginnen soll.

5. Füge den Inhalt ein (Strg+V oder Command+V).

Wenn die Daten in einer Spalte landen, versuche Folgendes:

• „Daten“ > „Text in Spalten“ in Excel

• Verwende „Getrennt“ und wähle dann je nach Bedarf „Tabulatoren“ oder „Leerzeichen“

Möglicherweise musst du Spaltenbreiten und die Formatierung der Kopfzeilen anpassen, aber für kleinere Tabellen ist diese Methode gut geeignet.

Methode 2: Tabelle über PDF-Viewer-Tools exportieren

Mit einigen Desktop-PDF-Tools kannst du eine PDF-Seite oder -Tabelle direkt nach Excel oder CSV exportieren.

1. Suche in deinem PDF-Viewer nach den Optionen „Exportieren“ oder „Speichern unter“.

2. Wähle „Spreadsheet“ oder „Excel“, falls verfügbar.

3. Speichere die exportierte Datei und öffne sie in Excel.

Die Ergebnisse unterscheiden sich je nach Viewer. Wenn der Export unübersichtlich oder unvollständig ist, verbessert der Wechsel zum Smallpdf PDF-zu-Excel-Konverter die Genauigkeit normalerweise.

Manuelles Kopieren ist für kleine Tabellen in Ordnung, stößt aber an seine Grenzen bei:

• Langen Kontoauszügen

• Mehrseitigen Berichten

• Komplexen Spaltenlayouts

• Gescannten oder bildbasierten PDFs

Smallpdf hilft dir dabei:

• das Tabellenlayout und die Struktur so nah wie möglich am Original zu halten

• große Dateien zu verarbeiten, ohne jeden Abschnitt manuell kopieren zu müssen

• mehrere PDFs gleichzeitig mit „Stapelkonvertierung (Pro)“ zu verarbeiten

• gescannte PDFs mit „OCR“ zu konvertieren, statt alles abzutippen

Außerdem werden deine Dateien verarbeitet mit:

• Mit TLS-Verschlüsselung geschützt während der Übertragung

• Dateien werden nach 1 Stunde automatisch gelöscht nach einer Stunde Verarbeitung

• ISO/IEC 27001-zertifiziert und DSGVO-konform Compliance-Standards

Du bekommst die Geschwindigkeit einer Online-Plattform mit einer starken Sicherheitsgrundlage.

Damit du beim Kopieren von Tabellen aus PDFs in Excel die besten Ergebnisse erzielst, beachte Folgendes:

• Verwende klare Tabellen: PDFs mit sichtbarer Zeilen- und Spaltenstruktur lassen sich sauberer konvertieren als locker formatierter Text.

• Komprimiere große PDFs zuerst: Verwende PDF komprimieren, um sehr große Dateien zu verkleinern und den Upload sowie die Verarbeitung zu beschleunigen.

• Teile lange, mehrseitige PDFs auf: Mit PDF teilen, kannst du bestimmte Seiten extrahieren, die die Tabellen enthalten, die du brauchst.

• Prüfe deine Excel-Ausgabe: Achte nach der Konvertierung auf verrutschte Überschriften, verbundene Zellen oder kleine Formatierungsfehler und bereinige sie einmal.

• Standardisiere die Formatierung nach dem Import: Wende einen einheitlichen Tabellenstil an, passe die Spaltenbreiten an und formatiere Zahlen je nach Bedarf als Währung, Datum oder Prozentwerte.

Hier sind ein paar Beispiele, wie Nutzer diesen Prozess einsetzen:

• Buchhaltung und Finanzen: Wandle PDF-Kontoauszüge in Excel um, um Abstimmungen, Cashflow-Tracking oder Prognosen zu erstellen.

• Betrieb und Lagerbestand: Extrahiere Produktlisten, Lagerbestände oder Preislisten von Lieferanten in Tabellenkalkulationen.

• Recherche und Umfragen: Übertrage tabellarische Daten aus PDF-Berichten in Excel zum Sortieren, Filtern und Erstellen von Diagrammen.

• Projektberichterstattung: Kopiere Statustabellen oder Ressourcenlisten aus PDF-Berichten in Excel-Dashboards.

Statt alles neu einzutippen, konvertierst du einmal, bereinigst das Layout und verwendest die Daten in mehreren Berichten wieder.

Schalte mit Smallpdf Pro unbegrenzte Konvertierungen, OCR für gescannte Dokumente und Stapelverarbeitung frei. 

Millionen Nutzer weltweit vertrauen auf die Tools von Smallpdf und machen die Dokumentenverwaltung damit einfach, sicher und effizient.