So kannst du ein PDF-Dokument digital beglaubigen lassen

Ein PDF notariell beglaubigen zu lassen, erfordert keinen persönlichen Besuch mehr. Mit der Remote-Online-Beglaubigung (RON) kannst du per Video mit einem zugelassenen Notar sprechen, deine Identität bestätigen, digital unterschreiben und von überall aus ein versiegeltes PDF erhalten.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie RON funktioniert, welche Identitätsprüfungen auf dich zukommen und wie du deine PDF-Datei vorbereitest, damit alles reibungslos verläuft. 

Ein wichtiger Hinweis vorab: Smallpdf beglaubigt keine Dokumente. Stattdessen helfen wir dir dabei, deine PDF-Datei zu organisieren, zu bearbeiten und zu sichern, damit sie für den von dir gewählten RON-Anbieter bereit ist.

Remote-Online-Beglaubigung ist eine Beglaubigung über sichere Audio-Video-Kommunikation in Echtzeit. Der Notar und die unterzeichnende Person befinden sich an unterschiedlichen Orten, doch der Notar bezeugt trotzdem die Unterzeichnung und bringt ein elektronisches Siegel sowie eine elektronische Unterschrift an.

Die meisten RON-Sitzungen umfassen:

• Live-Audio-Video-Kommunikation zwischen dir und dem Notar

• Identitätsprüfung, in der Regel durch Ausweisanalyse und wissensbasierte Authentifizierung (KBA)

• Eine aufgezeichnete Sitzung und einen elektronischen Journaleintrag gemäß den Vorschriften des Bundesstaats

Die RON-Regeln ändern sich im Laufe der Zeit, aber der Dienst ist in den USA weit verbreitet. NotaryCam berichtete im Februar 2025 von 45 Bundesstaaten plus Washington, D.C., mit dauerhaften RON-Gesetzen, und seitdem haben weitere Bundesstaaten ihre Vorschriften aktualisiert.

Selbst wenn RON rechtlich zulässig ist, hängt die Akzeptanz dennoch von der empfangenden Partei ab. Einige Banken, Gerichte und Behörden haben ihre eigenen Regeln dafür, was sie akzeptieren; kläre daher die Anforderungen, bevor du einen Termin vereinbarst.

Diese Begriffe werden oft verwechselt. Hier ist der praktische Unterschied, mit Fokus auf die Merkmale, die den meisten wichtig sind.

RON hat in der Regel die stärkste integrierte Prüfkette, weil Identitätsprüfung, Sitzungsaufzeichnung und manipulationssichere Ausgabe kombiniert werden.

Das ist der Standard-RON-Prozess, den die meisten Menschen durchlaufen.

Schritt 1: Bereite die PDF-Datei vor, bevor du sie hochlädst

RON funktioniert am besten, wenn deine PDF-Datei bis auf Unterschriften und den notariellen Abschnitt bereits final ist.

• Überprüfe Rechtschreibung, Namen, Adressen und Datumsangaben.

• Stelle sicher, dass alle erforderlichen Seiten enthalten sind und in der richtigen Reihenfolge stehen.

• Unterschreibe noch nicht, es sei denn, dein Notar weist dich ausdrücklich an, vor der Sitzung zu unterschreiben.

Wenn du den Inhalt zuerst korrigieren musst, verwende PDF bearbeiten um Text hinzuzufügen, Felder zu bereinigen oder offensichtliche Fehler zu korrigieren.

Schritt 2: Lade die PDF-Datei bei deinem RON-Anbieter hoch

Sobald deine Datei fertig ist:

• Lade deine PDF-Datei auf die RON-Plattform hoch.

• Überprüfe den Dokumentnamen und die Seitenzahl.

• Füge zusätzliche Unterzeichner hinzu, falls dein Anbieter Sitzungen mit mehreren Unterzeichnern unterstützt.

Tipp: Wenn die Datei groß ist, komprimiere sie zuerst mit PDF komprimieren, damit der Upload und die Überprüfung reibungslos bleiben.

Schritt 3: Identitätsprüfung abschließen

Bei der Identitätsprüfung unterscheidet sich RON am stärksten von einem Besuch bei einem Notar vor Ort. Viele RON-Workflows kombinieren:

• Ausweisanalyse eines amtlichen Ausweisdokuments.

• Wissensbasierte Authentifizierung (KBA), bei der computergenerierte Fragen zu deiner persönlichen Vergangenheit gestellt werden.

Schritt 4: Nimm an der Live-Video-Sitzung teil und unterschreibe

Während der Sitzung macht der Notar Folgendes:

• Bestätigt deine Identität und deine Bereitschaft zu unterschreiben

• Beobachtet, wie du in den richtigen Feldern unterschreibst

• Fügt das notarielle Zertifikat, die elektronische Signatur und das Siegel hinzu

Viele RON-Frameworks verlangen zudem eine Audio-Video-Aufzeichnung des notariellen Vorgangs sowie die entsprechende Aktenführung.

Schritt 5: Lade das notariell beglaubigte PDF herunter

Nach Abschluss erhältst du in der Regel eine PDF-Datei, die Folgendes enthält:

• Das elektronische Siegel und die elektronische Unterschrift des Notars

• Manipulationssicheren Schutz, der dabei hilft, Änderungen nach der notariellen Beglaubigung sichtbar zu machen

Speichere diese endgültige beglaubigte Kopie getrennt von deinem bearbeitbaren Entwurf.

Wir bieten keine RON-Sitzungen an, sind aber vor und nach der notariellen Beglaubigung hilfreich, wenn du eine saubere, vollständige und leicht zu verarbeitende PDF-Datei brauchst.

Integration elektronischer Signaturen:

Verwende PDF unterschreiben um vor der notariellen Beglaubigung deine elektronische Signatur hinzuzufügen. Bei Dokumenten, die mehrere Unterschriften erfordern, verbindet dich unsere Funktion „Signaturen anfordern“ mit Sign.com, wo du alle erforderlichen Unterschriften einholen kannst, bevor du mit RON fortfährst.

Die RON-Sicherheit stützt sich in der Regel auf mehrschichtige Kontrollen und nicht auf eine einzige Überprüfung.

Dazu gehören in der Regel:

• Identitätsprüfung durch Ausweisanalyse und KBA

• Manipulationssichere Ausgabe, sodass Bearbeitungen erkennbar werden

• Anforderungen an Audio-Video-Aufzeichnungen und die Aufbewahrung von Journalen gemäß den Vorschriften des Bundesstaats

Wenn du PDFs in Smallpdf vorbereitest, verwenden wir Mit TLS-Verschlüsselung geschützt während der Dateiübertragung und sind ISO/IEC 27001-zertifiziert sowie DSGVO-konform. Bei den meisten Funktionen gilt: Dateien werden nach 1 Stunde automatisch gelöscht.

Einige Probleme treten häufig auf, und die meisten lassen sich schnell beheben.

Falls dein PDF wegen der Formatierung abgelehnt wird:

• Exportiere das PDF erneut, damit Schriftarten und Layout konsistent bleiben.

• Lose Seiten zusammenführen in einer Datei zusammen, bevor du sie hochlädst.

Falls deine PDF-Datei ausfüllbare Felder enthält, die sich seltsam verhalten:

• Verflache ausgefüllte Inhalte mit PDF vereinfachen vor dem Versand, falls der Notar eine statische Version anfordert.

Falls die Datei passwortgeschützt ist:

• Entferne zuerst die Einschränkungen und wende den Schutz nach der Beglaubigung bei Bedarf erneut an. Wenn du das Passwort hast, PDF entsperren kann helfen.

Die umfassenden PDF-Tools von Smallpdf helfen dir dabei, Dokumente vorzubereiten, zu bearbeiten und zu organisieren, bevor du sie für eine Remote-Online-Beglaubigung einreichst.

Von der einfachen Bearbeitung bis hin zu erweiterten Sicherheitsfunktionen haben wir alles, was du brauchst, um deine Dokumente RON-fähig zu machen.