Podstawy prawne podpisów elektronicznych i cyfrowych

W miarę jak coraz większa część pracy przenosi się do sieci, a wiele małych i dużych przedsiębiorstw przechodzi transformację cyfrową, pliki PDF i dokumenty cyfrowe stały się podstawą pracy i prowadzenia firmy. W ślad za coraz dalej idącą cyfryzacją dokumentacji idą również umowy prawne, podpisy elektroniczne i cyfrowe oraz sam akt podpisywania.

Ale czym jest podpis elektroniczny?

Jest to reprodukcja podpisu w formie obrazu, który nakłada się na dokument cyfrowy lub plik PDF. Podpis ten może mieć formę skanu zwykłego podpisu wykonanego tuszem i umieszczonego na dokumencie. Może też być podpisem złożonym ręcznie za pomocą rysika na urządzeniu elektronicznym.

Czy zdarzyło Ci się już złożyć podpis na przenośnym urządzeniu, by potwierdzić dostawę? Widzisz, to jest właśnie e-podpis!

A co z podpisem cyfrowym?

Kiedy mówimy o podpisie cyfrowym, odnosimy się do zaawansowanego podpisu elektronicznego z dodatkowymi funkcjami zwiększającymi bezpieczeństwo. Podpisy cyfrowe stosują specjalną metodę szyfrowania, by utworzyć cyfrowe „linie papilarne”, wyjątkowe dla każdego sygnatariusza. Ten charakterystyczny znak służy do uwierzytelnienia sygnatariusza i wydawany jest przez władze publiczne w celach certyfikacji.

Podpisy cyfrowe mogą również zostać zaopatrzone w znacznik czasu LTV (Long-Term Validation). Znaczniki LTV zapisują dokładną datę i godzinę podpisania dokumentu i tracą ważność, jeśli dokument zostanie zmieniony lub zmanipulowany.

Jakie są podstawy prawne podpisów elektronicznych i zawierających je dokumentów PDF?

Z technicznego punktu widzenia podpisy cyfrowe i elektroniczne są prawnie wiążące, jednak przepisy prawne mogą różnić się w zależności od kraju. W Stanach Zjednoczonych są one odmienne nawet w różnych stanach. Ważne jest zatem, by sprawdzić, jakie są lokalne warunki i wymagania prawne dotyczące wiążącego charakteru podpisów elektronicznych, gdy pracuje się z ważnymi dokumentami i umowami.

Sporządziliśmy przegląd najważniejszych aspektów prawnych dotyczących podpisów cyfrowych i elektronicznych na świecie, w różnych krajach i regionach, mając nadzieję, że pomoże to naszym użytkownikom. Pamiętaj jednak, że strony te zawierają informacje ogólne, które nie stanowią porady prawnej.

Dołożyliśmy wszelkich starań, by podać informacje możliwie dokładne i aktualne, ponieważ jednak kontekst szybko się zmienia, nie możemy zagwarantować, że nasz przegląd odzwierciedla najnowszy stan rzeczy. Nie powinno się zatem podejmować decyzji na podstawie tych informacji. Smallpdf i pracownicy firmy zrzekają się odpowiedzialności za działania, które podjęto lub których zaniechano w związku z tymi informacjami, w najszerszym zakresie, na jaki pozwala nam prawo.

Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące prawnego charakteru podpisów cyfrowych i/lub elektronicznych w swoim regionie, stanie lub kraju, skonsultuj się z lokalnymi przepisami i/lub uzyskaj poradę przedstawiciela zawodu prawniczego.