วิธีคัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF

ต้องการคัดลอกข้อความจาก PDF แบบรวดเร็วใช่ไหม? โดยปกติคุณทำได้ในไม่กี่วินาที ตราบใดที่ข้อความยังเลือกได้และไฟล์ไม่ได้ถูกป้องกันการคัดลอก

บางครั้งก็ทำได้ทันที แต่บางครั้ง PDF อาจเป็นไฟล์สแกน เป็นรูปภาพ หรือถูกล็อกไว้ ซึ่งในกรณีนั้นคุณจะต้องใช้วิธีอื่น

ด้านล่างนี้ เราจะช่วยคุณดูว่า PDF ของคุณเป็นแบบไหน แล้วแนะนำวิธีที่เร็วที่สุดในการคัดลอกข้อความ จัดระเบียบข้อความ หรือดึงข้อความออกด้วย OCR

ถ้าคุณต้องการวิธีที่เร็วที่สุด ให้เริ่มที่นี่

• หากคุณไฮไลต์ข้อความได้: เพียงเลือกข้อความ แล้วคัดลอกด้วย Ctrl + C (Windows) หรือ Command + C (Mac) จากนั้นวางด้วย Ctrl + V (Windows) หรือ Command + V (Mac)

• หากคุณไฮไลต์อะไรไม่ได้เลย: PDF นั้นน่าจะเป็นไฟล์สแกนหรือเป็นภาพ ดังนั้นให้ใช้ OCR

• หากเลือกข้อความได้ แต่คัดลอกไม่ได้: PDF นี้มีการตั้งค่าสิทธิ์ไว้ คุณจะต้องปลดล็อกก่อน

ข้อความที่เลือกได้จะมีลักษณะอย่างไร

ลองลากเมาส์ผ่านข้อความหนึ่งบรรทัด

• PDF ที่เลือกข้อความได้: ตัวอักษรจะถูกไฮไลต์ทีละบรรทัด เหมือนเอกสารทั่วไป

• PDF ที่สแกนหรือเป็นรูปภาพ: ไม่มีอะไรถูกไฮไลต์ หรือคุณเลือกได้แค่กรอบสี่เหลี่ยมขนาดใหญ่

• PDF ที่ถูกจำกัด: ข้อความถูกไฮไลต์ แต่คัดลอกไม่ได้ หรือมีข้อความแจ้งเรื่องสิทธิ์ขึ้นมา

อีกวิธีที่สังเกตได้เร็วคือดูจากเคอร์เซอร์ เมื่อคุณเลื่อนไปเหนือข้อความจริง คุณมักจะเห็นเคอร์เซอร์แบบ ‘I-beam’ แต่ใน PDF ที่สแกนแล้ว โดยทั่วไปจะไม่เห็น

เมื่อยืนยันแล้วว่าข้อความเลือกได้ นี่คือวิธีที่ง่ายและเรียบร้อยที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ PDF ของคุณ

เปิด PDF ในโปรแกรมดูที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น:

• Chrome, Edge, Firefox หรือ Safari

• Preview บน Mac

• โปรแกรมอ่าน PDF

ขั้นตอนที่ 2: เลือกข้อความ

คลิกแล้วลากผ่านข้อความที่คุณต้องการ หากคุณใช้แทร็กแพด ให้ปรับจุดจับการเลือกข้อความตามต้องการ

ขั้นตอนที่ 3: คัดลอก

ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• คลิกขวา > “คัดลอก”

• Ctrl + C (Windows).

• Command + C (Mac).

ขั้นตอนที่ 4: วาง

วางลงในแอปปลายทางของคุณ:

• Ctrl + V (Windows)

• Command + V (Mac)

ถ้าข้อความที่วางออกมาดูเรียบร้อยดี ก็เสร็จแล้ว หากยังดูไม่เป็นระเบียบ ส่วนถัดไปจะช่วยแก้ให้ได้อย่างรวดเร็ว

เวลาวางข้อความจาก PDF คุณอาจเจอการขึ้นบรรทัดแปลก ๆ ระยะห่างไม่สม่ำเสมอ หรือรูปแบบหัวข้อย่อยเพี้ยนไป ซึ่งเป็นเรื่องปกติ

ลองวางแบบไม่ใช้การจัดรูปแบบ

โปรแกรมแก้ไขส่วนใหญ่มักมีตัวเลือก “วางแบบไม่ใช้การจัดรูปแบบ” ให้มองหาตัวเลือกเหล่านี้:

• คลิกขวา > “วางแบบไม่ใช้การจัดรูปแบบ”

• ตัวเลือกการวาง เช่น “เก็บเฉพาะข้อความ” หรือ “ปรับรูปแบบให้ตรงกับปลายทาง”

หลายแอปยังรองรับ Ctrl + Shift + V บน Windows หรือ Command + Shift + V บน Mac แต่จะใช้ได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับแอป

ใช้ขั้นตอนล้างข้อความล้วน

หากข้อความที่วางออกมาดูไม่เป็นระเบียบหรือไม่ตรงกับต้นฉบับ:

1. ให้วางลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความล้วนก่อน (Notepad, TextEdit ในโหมดข้อความล้วน)

2. จากนั้นคัดลอกจากตรงนั้นอีกครั้ง

3. แล้วค่อยวางลงใน Word, Google Docs หรือปลายทางสุดท้ายของคุณ

วิธีนี้จะลบการจัดรูปแบบแฝงส่วนใหญ่ออก

ใช้ PDF เป็น Word เมื่อการจัดรูปแบบสำคัญ

หากคุณต้องการให้ตาราง หัวข้อ และระยะห่างยังคงอยู่ การคัดลอกอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด

เวิร์กโฟลว์ที่ดีกว่าคือแปลง PDF เป็นเอกสาร Word แล้วค่อยคัดลอกจาก Word ด้วย Smallpdf คุณสามารถใช้ PDF เป็น Word เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เรียบร้อยกว่า โดยเฉพาะกับ PDF ที่มีข้อความจำนวนมาก

บนมือถือจะใช้งานได้ดีเมื่อ PDF มีข้อความที่เลือกได้ จุดสำคัญคือการใช้จุดจับเลือกข้อความ

iPhone และ iPad

1. เปิด PDF ใน Files, Safari หรือ โปรแกรมอ่าน PDF.

2. แตะค้างบนคำจนกว่าจุดจับการเลือกจะปรากฏ

3. ลากจุดจับเพื่อขยายการเลือก

4. แตะ “คัดลอก”

5. วางลงใน Notes, Mail, Word หรือแอปอื่น

หากเลือกได้เฉพาะรูปภาพ PDF นั้นน่าจะเป็นไฟล์สแกน ให้ข้ามไปที่ส่วน OCR

Android

1. เปิด PDF ใน Drive, Chrome หรือโปรแกรมอ่าน PDF

2. แตะค้างที่ข้อความเพื่อให้จุดจับการเลือกแสดงขึ้นมา

3. ปรับขอบเขตการเลือก

4. แตะ “คัดลอก”

5. วางในตำแหน่งที่คุณต้องการ

หากแตะค้างแล้วเลือกข้อความไม่ได้ คุณจะต้องใช้ OCR

เคล็ดลับบนมือถือเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ซูมเข้าก่อนเลือกข้อความ วิธีนี้จะช่วยให้เลือกได้แม่นยำขึ้น โดยเฉพาะบนหน้าจอขนาดเล็ก

วิธีคัดลอกข้อความจาก PDF ที่สแกนหรือเป็นรูปภาพด้วย OCR

หาก PDF ของคุณมาจากเครื่องสแกน รูปถ่าย หรือการส่งออกเป็นภาพ “ข้อความ” เหล่านั้นจริง ๆ แล้วเป็นแค่พิกเซล OCR คือสิ่งที่แปลงพิกเซลเหล่านั้นให้กลายเป็นข้อความจริง

ตัวเลือกที่ 1: ใช้ Smallpdf PDF OCR

นี่คือตัวเลือกที่เชื่อถือได้มากที่สุดเมื่อภาพสแกนมีความชัดเจน

1. เปิด Smallpdf PDF OCR หรืออัปโหลดไฟล์ PDF จากอุปกรณ์ของคุณ Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive ลงในช่องอัปโหลดด้านล่าง

2. เลือก OCR เพื่อแปลงไฟล์สแกนให้เป็นข้อความที่เลือกได้

3. ดาวน์โหลด PDF ที่ประมวลผลแล้ว

4. เปิด PDF ใหม่แล้วคัดลอกข้อความได้ตามปกติ

PDF OCR เป็น ฟีเจอร์ Pro, ดังนั้นคุณจะเห็นฟีเจอร์นี้เป็นส่วนหนึ่งของตัวเลือกทดลองใช้ฟรีหรือแพ็กเกจ

เคล็ดลับเพื่อความแม่นยำของ OCR

OCR ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อไฟล์ต้นฉบับมีความชัดเจน คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหาก:

• ใช้หน้าที่ตรง ไม่ใช่ภาพถ่ายที่เอียง

• หลีกเลี่ยงเงาและแสงสะท้อน

• ใช้ไฟล์สแกนความละเอียดสูงเมื่อเป็นไปได้

• ทำให้ข้อความชัดเจนและมีคอนทราสต์กับพื้นหลังสูง

ลายมือและฟอนต์ที่มีสไตล์ยังพอใช้งานได้ แต่คาดว่าจะต้องเก็บรายละเอียดด้วยตัวเองเพิ่มขึ้น

ตัวเลือกที่ 2: ใช้ Smallpdf AI PDF

การใช้ Smallpdf AI PDF ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการคัดลอกข้อความจาก PDF

เครื่องมือ AI PDF จะสแกนและอ่านเอกสารได้ทันที รวมถึงรูปภาพที่ฝังอยู่หรือข้อความที่เลือกไม่ได้ แล้วแปลงเป็นข้อมูลที่ใช้งานต่อได้

ข้อความจะมาพร้อม ปุ่มคลิกเพื่อคัดลอก เพียงคลิกเดียว ก็พร้อมวางลงในเอกสารหรือโปรเจกต์ที่คุณกำลังทำอยู่

มีอยู่ 2 กรณีของการล็อกไฟล์ และแต่ละกรณีก็ทำงานต่างกัน

กรณีที่ 1: PDF ต้องใส่รหัสผ่านก่อนเปิด

หากคุณมีรหัสผ่าน ให้เปิดไฟล์ตามปกติ หลังจากนั้นการเลือกข้อความมักจะใช้งานได้

หากยังไม่ได้ PDF นั้นอาจบล็อกการคัดลอกไว้ด้วย

กรณีที่ 2: PDF เปิดได้ แต่ปิดการคัดลอกไว้

PDF บางไฟล์เปิดดูได้ แต่จำกัดการคัดลอก

หากคุณเป็นเจ้าของไฟล์หรือได้รับอนุญาตอย่างชัดเจนจากเจ้าของไฟล์ คุณสามารถลบข้อจำกัดได้ ด้วย Smallpdf โดยทั่วไปจะใช้เครื่องมือ ปลดล็อก PDF

วิธีทำ:

1. เปิด ปลดล็อก PDF.

2. อัปโหลดไฟล์ PDF.

3. ป้อนรหัสผ่านของเจ้าของ หากมีข้อความแจ้งให้ป้อน

4. ดาวน์โหลดเวอร์ชันที่ปลดล็อกแล้ว

5. คัดลอกข้อความได้ตามปกติ

สำคัญ: ลบข้อจำกัดเฉพาะใน PDF ที่คุณเป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์แก้ไขเท่านั้น

บางครั้งคุณอาจต้องการมากกว่าแค่ข้อความ ตารางและแผนภูมิมักคัดลอกเป็นรูปภาพได้ดีกว่า เว้นแต่ว่าคุณวางแผนจะสร้างใหม่

ตัวเลือกที่ 1: คัดลอกภาพหน้าจอบางส่วน

Windows (Snipping Tool):

• กด “Windows + Shift + S.”

• ลากเพื่อจับภาพพื้นที่

• วางลงใน Word, PowerPoint หรือโปรแกรมแก้ไขภาพ

Mac:

• กด “Command + Shift + 4.”

• ลากเพื่อจับภาพพื้นที่

• ภาพหน้าจอจะบันทึกลงบนเดสก์ท็อปของคุณโดยอัตโนมัติ

วิธีนี้จะคงเลย์เอาต์แบบภาพไว้ แต่จะไม่ใช่ข้อความที่แก้ไขได้

ตัวเลือกที่ 2: แปลง PDF ก่อน

หากคุณต้องการให้ ตารางยังแก้ไขได้, การแปลง PDF เป็น Word สามารถช่วยได้ เมื่ออยู่ใน Word แล้ว คุณจะคัดลอกตารางได้อย่างควบคุมมากขึ้น

หากยังมีบางอย่างไม่ทำงาน วิธีแก้เหล่านี้ช่วยได้ในกรณีส่วนใหญ่

1. ฉันไฮไลต์ข้อความได้ แต่คัดลอกไม่ได้

• PDF นี้น่าจะบล็อกการคัดลอกด้วยการตั้งค่าสิทธิ์

• ใช้ ปลดล็อก PDF ได้เฉพาะเมื่อคุณมีสิทธิ์เท่านั้น

2. การเลือกข้อความดูแปลก ๆ และกระโดดไปมา

• ซูมเข้าแล้วลองอีกครั้ง

• ลองใช้โปรแกรมดูไฟล์อื่น เพราะโปรแกรมดูในเบราว์เซอร์แต่ละตัวทำงานไม่เหมือนกัน

• ดาวน์โหลดไฟล์แล้วเปิดในโปรแกรมอ่าน PDF โดยเฉพาะ

3. ผลลัพธ์ OCR มีข้อผิดพลาด

• สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือคุณภาพของภาพสแกน

• หากทำได้ ให้สแกนใหม่โดยใช้แสงที่ดีกว่าและจัดแนวให้ตรงขึ้น

• หาก PDF มีหลายภาษา ให้เลือกการตั้งค่าภาษา OCR ที่ถูกต้องเมื่อมีตัวเลือกนี้

4. PDF ของฉันอัปโหลดไปยัง Smallpdf ไม่ได้

• ตรวจสอบการเชื่อมต่อของคุณ

• ลองใช้แท็บเบราว์เซอร์อื่นหรือเบราว์เซอร์อื่น

• หากไฟล์มีขนาดใหญ่มาก ให้ลดขนาดก่อนด้วยการบีบอัดรูปภาพในไฟล์ต้นฉบับ หรือใช้ บีบอัด PDF หลังการแปลง

โปรแกรมดูในเบราว์เซอร์และ Google Drive อาจใช้ได้กับการคัดลอกแบบพื้นฐาน แต่ไม่สม่ำเสมอสำหรับไฟล์สแกนและเอกสารที่เน้นการจัดรูปแบบ

Smallpdf ถูกสร้างมาเพื่อช่วยแก้ปัญหาทั่วไปเหล่านี้:

• ใช้ OCR เมื่อข้อความเลือกไม่ได้

• ปลดล็อกข้อจำกัดการคัดลอกเมื่อคุณมีสิทธิ์

• จัดรูปแบบได้เรียบร้อยขึ้นผ่าน PDF เป็น Word

• นำเข้าไฟล์ผ่านคลาวด์จาก Google Drive, Dropbox และ OneDrive

• ใช้งานได้ทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป

หากคุณคัดลอกข้อความแค่ครั้งเดียว การไฮไลต์อย่างรวดเร็วอาจเพียงพอ แต่ถ้าคุณต้องทำเป็นประจำ การมี OCR และการแปลงรวมอยู่ในเวิร์กโฟลว์เดียวกันจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

การคัดลอกข้อความจาก PDF นั้นง่ายเมื่อข้อความเลือกได้ แต่ถ้าเลือกไม่ได้ OCR คือทางลัดที่ช่วยเปลี่ยนไฟล์สแกนให้เป็นข้อความจริงที่ใช้งานได้

หากคุณต้องการเวิร์กโฟลว์ที่เร็วที่สุดในที่เดียว ให้ใช้ Smallpdf เพื่อทำ OCR กับ PDF ที่สแกน แปลงเป็น Word เมื่อการจัดรูปแบบสำคัญ และปลดล็อกข้อจำกัดการคัดลอกเฉพาะเมื่อคุณมีสิทธิ์ เริ่ม ทดลองใช้ฟรี เพื่อเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดของ Smallpdf และทำให้การคัดลอกข้อความจาก PDF เป็นเรื่องง่าย