Cách sao chép văn bản từ PDF

Cần sao chép văn bản từ PDF thật nhanh? Thường thì bạn có thể làm trong vài giây, miễn là văn bản chọn được và tệp không bị chặn sao chép.

Đôi khi thao tác này hoạt động ngay. Nhưng cũng có lúc PDF là bản quét, là hình ảnh hoặc bị khóa. Khi đó, bạn sẽ cần một cách khác.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn xác định loại PDF mình đang có, rồi chỉ ra cách nhanh nhất để sao chép văn bản, dọn lại định dạng hoặc trích xuất bằng OCR.

Nếu bạn chỉ muốn cách nhanh nhất, hãy bắt đầu từ đây.

• Nếu bạn có thể bôi đen văn bản: Chỉ cần chọn văn bản, rồi sao chép bằng Ctrl + C (Windows) hoặc Command + C (Mac), và dán bằng Ctrl + V (Windows) hoặc Command + V (Mac).

• Nếu bạn không thể bôi đen gì cả: Rất có thể PDF là bản quét hoặc dựa trên hình ảnh, khi đó hãy dùng OCR.

• Nếu chọn được văn bản nhưng không sao chép được: PDF có thể có quyền hạn mà bạn cần mở khóa.

Văn bản có thể chọn trông như thế nào

Hãy thử kéo chuột qua một dòng văn bản.

• PDF có văn bản chọn được: Các ký tự được bôi đen theo từng dòng, giống như trong một tài liệu thông thường.

• PDF dạng quét hoặc dạng ảnh: Không có gì được bôi đen, hoặc bạn chỉ thấy một khung chọn hình chữ nhật lớn.

• PDF bị hạn chế: Văn bản vẫn được bôi đen, nhưng sao chép không có tác dụng hoặc bạn nhận được thông báo về quyền.

Một dấu hiệu trực quan nhanh cũng khá hữu ích. Khi di chuột qua văn bản thật, bạn thường sẽ thấy con trỏ hình ‘I-beam’. Với PDF dạng quét, thường thì sẽ không có.

Sau khi xác nhận văn bản có thể chọn được, đây là cách gọn gàng nhất.

Bước 1: Mở PDF của bạn

Mở PDF trong trình xem bạn vẫn dùng, chẳng hạn như:

• Chrome, Edge, Firefox hoặc Safari

• Preview trên Mac

• Trình đọc PDF

Bước 2: Chọn văn bản

Nhấp và kéo qua phần văn bản bạn cần. Nếu đang dùng bàn di chuột, hãy điều chỉnh các điểm điều khiển vùng chọn.

Bước 3: Sao chép

Dùng một trong các cách sau:

• Nhấp chuột phải > “Sao chép.”

• Ctrl + C (Windows).

• Command + C (Mac).

Bước 4: Dán

Dán vào ứng dụng đích của bạn:

• Ctrl + V (Windows)

• Command + V (Mac)

Nếu văn bản sau khi dán trông ổn, vậy là xong. Nếu trông bị rối, phần tiếp theo sẽ giúp bạn xử lý nhanh.

Văn bản từ PDF khi dán ra có thể bị ngắt dòng lạ, giãn cách bất thường hoặc lỗi định dạng dấu đầu dòng. Điều đó là bình thường.

Thử dán không kèm định dạng

Hầu hết trình soạn thảo đều có tùy chọn “dán không kèm định dạng”. Hãy tìm:

• Nhấp chuột phải > “Dán mà không định dạng.”

• Các tùy chọn dán như “Chỉ giữ văn bản” hoặc “Khớp với định dạng đích.”

Nhiều ứng dụng cũng hỗ trợ Ctrl + Shift + V trên Windows hoặc Command + Shift + V trên Mac, nhưng còn tùy ứng dụng.

Dùng thêm bước làm sạch văn bản thuần

Nếu nội dung sau khi dán trông lộn xộn hoặc không khớp với văn bản gốc:

1. Trước tiên hãy dán vào trình soạn thảo văn bản thuần (Notepad, TextEdit ở chế độ văn bản thuần).

2. Sao chép lại từ đó.

3. Sau đó dán vào Word, Google Docs hoặc nơi bạn cần dùng cuối cùng.

Cách này sẽ loại bỏ phần lớn định dạng ẩn.

Dùng Chuyển đổi PDF sang Word khi định dạng quan trọng

Nếu bạn cần giữ nguyên bảng, tiêu đề và khoảng cách, thì sao chép không phải là lựa chọn tốt nhất.

Cách hiệu quả hơn là chuyển PDF sang tài liệu Word, rồi sao chép từ Word. Với Smallpdf, bạn có thể dùng Chuyển đổi PDF sang Word để chuyển nội dung gọn hơn, đặc biệt với các PDF nhiều chữ.

Thiết bị di động hoạt động khá tốt khi PDF có văn bản chọn được. Điều quan trọng là dùng các điểm điều khiển chọn văn bản.

iPhone và iPad

1. Mở PDF trong Tệp, Safari hoặc một Trình đọc PDF.

2. Nhấn và giữ vào một từ cho đến khi các điểm chọn xuất hiện.

3. Kéo các điểm chọn để mở rộng vùng chọn.

4. Nhấn “Sao chép.”

5. Dán vào Notes, Mail, Word hoặc ứng dụng khác.

Nếu bạn chỉ chọn được hình ảnh, rất có thể PDF là bản quét. Hãy chuyển đến phần OCR.

Android

1. Mở PDF trong Drive, Chrome hoặc trình đọc PDF.

2. Nhấn và giữ vào văn bản để hiện các điểm chọn.

3. Điều chỉnh vùng chọn.

4. Nhấn “Sao chép.”

5. Dán vào nơi bạn cần.

Nếu nhấn giữ mà không chọn được văn bản, bạn sẽ cần OCR.

Mẹo trên di động để có kết quả tốt hơn

Hãy phóng to trước khi chọn. Cách này giúp chọn chính xác hơn, nhất là trên màn hình nhỏ.

Cách sao chép văn bản từ PDF dạng quét hoặc dạng ảnh bằng OCR

Nếu PDF của bạn đến từ máy quét, ảnh chụp hoặc tệp xuất từ hình ảnh, thì “văn bản” thực ra chỉ là các điểm ảnh. OCR sẽ chuyển các điểm ảnh đó thành văn bản thật.

Tùy chọn 1: Dùng Smallpdf PDF OCR

Đây là lựa chọn đáng tin cậy nhất khi bản quét rõ nét.

1. Mở Smallpdf PDF OCR hoặc tải PDF của bạn lên từ thiết bị, Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive vào ô tải lên bên dưới

2. Chọn OCR để chuyển bản quét thành văn bản có thể chọn.

3. Tải xuống PDF đã xử lý.

4. Mở PDF mới và sao chép văn bản như bình thường.

PDF OCR là một Tính năng Pro, nên bạn sẽ thấy tính năng này trong phần dùng thử hoặc các tùy chọn gói dịch vụ.

Mẹo tăng độ chính xác của OCR

OCR hoạt động tốt nhất khi nguồn rõ ràng. Bạn sẽ có kết quả tốt hơn nếu:

• Dùng trang thẳng, không dùng ảnh chụp bị nghiêng.

• Tránh bóng đổ và chói sáng.

• Dùng bản quét độ phân giải cao hơn nếu có thể.

• Giữ văn bản rõ ràng, có độ tương phản cao với nền.

Chữ viết tay và phông chữ cách điệu vẫn có thể dùng được, nhưng hãy chuẩn bị cho việc chỉnh sửa thủ công nhiều hơn.

Tùy chọn 2: Dùng Smallpdf AI PDF

Sử dụng Smallpdf AI PDF cũng là một cách khác để sao chép văn bản từ PDF.

Công cụ AI PDF sẽ quét và đọc tài liệu ngay lập tức, bao gồm cả hình ảnh nhúng hoặc văn bản không chọn được, rồi biến chúng thành dữ liệu có thể sử dụng.

Văn bản đi kèm nút tiện lợi nhấp để sao chép . Chỉ cần nhấp là bạn có thể dán vào bất kỳ tài liệu hoặc dự án nào đang làm.

Có hai tình huống bị khóa khác nhau, và mỗi tình huống sẽ hoạt động khác nhau.

Trường hợp 1: PDF yêu cầu mật khẩu để mở

Nếu có mật khẩu, bạn hãy mở tệp như bình thường. Sau đó, việc chọn văn bản thường sẽ hoạt động.

Nếu vẫn không được, PDF cũng có thể đang chặn sao chép.

Trường hợp 2: PDF mở được, nhưng sao chép bị vô hiệu hóa

Một số PDF cho phép xem nhưng lại hạn chế sao chép.

Nếu bạn sở hữu tệp hoặc có sự cho phép rõ ràng từ chủ sở hữu, bạn có thể gỡ bỏ các hạn chế. Với Smallpdf, việc này thường được thực hiện bằng Mở khóa PDF.

Cách thực hiện:

1. Mở Mở khóa PDF.

2. Tải PDF lên.

3. Nhập mật khẩu chủ sở hữu nếu được yêu cầu.

4. Tải xuống phiên bản đã mở khóa.

5. Sao chép văn bản như bình thường.

Lưu ý quan trọng: Chỉ gỡ bỏ hạn chế trên những PDF bạn sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa.

Đôi khi bạn cần nhiều hơn là chỉ văn bản. Bảng và biểu đồ thường sao chép tốt hơn dưới dạng hình ảnh, trừ khi bạn định dựng lại chúng.

Tùy chọn 1: Sao chép ảnh chụp màn hình

Windows (Snipping Tool):

• Nhấn “Windows + Shift + S.”

• Kéo để chụp vùng cần lấy.

• Dán vào Word, PowerPoint hoặc trình chỉnh sửa ảnh.

Mac:

• Nhấn “Command + Shift + 4.”

• Kéo để chụp vùng cần lấy.

• Ảnh chụp màn hình mặc định sẽ được lưu vào màn hình nền của bạn.

Cách này giữ nguyên bố cục trực quan, nhưng sẽ không thành văn bản có thể chỉnh sửa.

Tùy chọn 2: Chuyển đổi PDF trước

Nếu bạn cần một bảng vẫn chỉnh sửa được, thì việc chuyển đổi Chuyển đổi PDF sang Word có thể hữu ích. Khi đã sang Word, bạn có thể sao chép bảng với nhiều quyền kiểm soát hơn.

Nếu vẫn có gì đó không hoạt động, các cách dưới đây sẽ xử lý được hầu hết trường hợp.

1. Tôi bôi đen được văn bản, nhưng không sao chép được

• Rất có thể PDF đang chặn sao chép bằng quyền hạn.

• Chỉ dùng Mở khóa PDF nếu bạn có quyền.

2. Việc chọn văn bản bị lạ và nhảy lung tung

• Hãy phóng to rồi thử lại.

• Hãy thử một trình xem khác. Trình xem trên trình duyệt có thể khác nhau.

• Tải tệp xuống và mở bằng một trình đọc PDF chuyên dụng.

3. Kết quả OCR có lỗi

• Nguyên nhân thường là chất lượng bản quét.

• Nếu có thể, hãy quét lại với ánh sáng tốt hơn và căn thẳng hơn.

• Nếu PDF chứa nhiều ngôn ngữ, hãy chọn đúng cài đặt ngôn ngữ OCR khi có thể.

4. PDF của tôi không tải lên Smallpdf được

• Hãy kiểm tra kết nối của bạn.

• Thử dùng một tab trình duyệt khác hoặc một trình duyệt khác.

• Nếu tệp quá lớn, hãy giảm dung lượng trước bằng cách nén hình ảnh trong tệp nguồn, hoặc dùng Nén PDF sau khi chuyển đổi.

Trình xem trên trình duyệt và Google Drive có thể dùng tốt cho việc sao chép cơ bản, nhưng lại không ổn định với bản quét và tài liệu có nhiều định dạng.

Smallpdf được xây dựng để xử lý những vướng mắc phổ biến như:

• OCR khi không thể chọn văn bản

• Mở khóa hạn chế sao chép khi bạn có quyền

• Định dạng gọn hơn qua Chuyển đổi PDF sang Word

• Nhập tệp từ đám mây qua Google Drive, Dropbox và OneDrive

• Hoạt động trên máy tính và thiết bị di động mà không cần cài phần mềm desktop

Nếu bạn chỉ cần sao chép văn bản một lần, thao tác bôi đen nhanh có thể là đủ. Nếu bạn làm việc này thường xuyên, có OCR và chuyển đổi trong cùng một quy trình sẽ tiết kiệm thời gian hơn.

Sao chép văn bản từ PDF rất đơn giản khi văn bản chọn được. Còn nếu không, OCR chính là lối tắt giúp biến bản quét thành văn bản thật có thể ব্যবহার.

Nếu bạn muốn một quy trình nhanh nhất, tập trung trong cùng một nơi, hãy dùng Smallpdf để OCR các PDF dạng quét, chuyển sang Word khi định dạng quan trọng và chỉ gỡ hạn chế sao chép khi bạn có quyền. Hãy bắt đầu dùng thử miễn phí để truy cập tất cả công cụ của Smallpdf và giúp việc sao chép văn bản từ PDF trở nên dễ dàng hơn nhiều.