如何合并 Word 文档

当您需要一份整洁的 DOCX 文件时，复制粘贴通常会破坏格式。直接合并更快、更整齐，后续也更容易调整。

我们会向您介绍如何合并 Word 文档，以及 merging 和 combining 之间的区别。

人们经常会混用这两个词，但它们的含义其实略有不同。

Merging 通常指按固定顺序把完整文档合成一个文件，让页面内容自然衔接。

Combining 也可能是这个意思，但有些用户说的其实是把一个文档中的部分内容插入另一个文档，比如添加小节、表格或章节。

如果您想用最简单的方式合并 Word 文件，Smallpdf 通常是更顺手的选择。它可在任何设备上使用，而 PDF 也是最稳妥的过渡格式，更有利于保持版式稳定。

开始前您需要准备什么

• 已保存为 DOCX 的 Word 文件

• 浏览器（或 Smallpdf 移动应用）

• 可选：清晰的文件顺序，例如用 01、02、03 命名

分步操作：使用 Smallpdf 合并 Word 文件

由于不同模板的 Word 文件无法干净利落地直接合并，我们会先通过 PDF 合并，再导出回 Word。

1. 合并 PDF

• 打开 合并 PDF.

• 将 Word 文件拖放到工具中，我们会直接将其转换为 PDF。

• 如果希望每个文件保持成组，请选择“合并文件”。

• 如果想按页面级别自由混排，请选择“合并页面”。

• 点击“合并 PDF”。

2. 将合并后的文件导出回 Word

• 在结果页面点击“另存为”。

• 选择“Word (.docx)”。

• 下载合并后的 Word 文件。

为什么这种方法更能保留格式

PDF 会锁定版面布局。当您的 Word 文件包含以下内容时，这一点尤其有帮助：

• 不同的字体和样式集

• 表格和分页符

• 页眉、页脚和编号

• 不同的页边距或纸张大小设置

如果您合并过两个 DOCX 文件，结果发现标题大小变了，这种做法通常可以避开大部分这类问题。

Smallpdf 与 Word：快速对比

这取决于您的套餐和工作流程。

如果您经常需要合并，或者要处理很多文档，Pro 版会让批量操作更轻松。免费版更容易达到每日限制，因此更适合偶尔快速合并。

如果最终文件变得很大， 压缩合并后的 PDF 再导出回 Word 之前先处理一下，可能会有所帮助。

如果您需要离线操作，或者已经在 Word 里工作，可以使用 Word 内置的“文件中的文字”功能。它在格式一致性方面不如前一种方法稳定，但对于使用相同模板的文档来说依然很好用。

分步操作：Windows 上的“文件中的文字”

1. 打开您想作为主文件的 Word 文档。

2. 将光标放到下一个文档应开始的位置。

3. 转到“插入”。

4. 点击“对象”（有时位于“文本”组下）。

5. 选择“文件中的文字”。

6. 选择您要插入的文件。

7. 点击“插入”。

提示： 要选择多个文件，请按住“Ctrl”键再点击。

分步操作：Mac 上的“From File”

1. 打开主 Word 文档。

2. 将光标放到您希望插入下一个文件的位置。

3. 转到“插入”。

4. 选择“文本” > “来自文件…”

5. 选择文件，然后插入。

Word 里的“文件中的文字”在哪？

在 Windows 上： “插入” > “对象” > “文件中的文字”

在 Mac 上：“插入” > “文本” > “From File…”

Word 会按照文件选择器里显示的顺序插入文件，但这不一定总是符合您的预期。

一个简单的办法是这样给文件命名：

• 01_Intro.docx

• 02_第一章.docx

• 03_第二章.docx

• 04_附录.docx

这样无论在 Word 还是 Smallpdf 中，顺序都会更可控。

如果您要整合多位审阅者的反馈，合并文档很快就会变得混乱。这里有两个更清晰的做法。

方案 A：先接受更改，再合并

• 打开每个文件。

• 接受或拒绝修订。

• 删除已解决的评论。

• 合并干净的最终版本。

方案 B：使用 Word 的“合并”功能

在 Word 中，前往“审阅” > “比较” > “合并”，即可在保留修订归属的同时合并同一文档的两个版本。

在以下情况下，这种方法最适合：

• 一份原始文档

• 一份编辑后的版本

• 需要追踪是谁修改了哪些内容

有时可以，这取决于文件之间有多相似。

如果文件使用了不同的模板、字体或标题样式，Word 往往会把主文档的样式套用到所有内容上，这就是内容看起来会发生变化的原因。

一个实用原则是：如果格式必须保持完全一致，通常先通过 PDF 合并会更稳妥。

即使用了好工具，合并后的文档有时也需要快速整理一下。

1. 页码重新开始或被重置

• 在问题区域前插入分节符。

• 点击页码。

• 转到“页码” > “设置页码格式”。

• 选择“续前节”。

2. 页眉和页脚发生变化

• 双击页眉或页脚区域。

• 使用“链接到前一节”来控制哪些内容会延续。

• 如果不同章节需要不同页眉，请将其关闭。

3. 字体和样式看起来不一致

• 打开“样式”窗格。

• 在整个文档中统一应用相同的标题和正文样式。

• 如果格式很乱，可先对有问题的部分使用“清除格式”，再重新设置样式。

合并并不总是最佳选择。以下情况建议不要合并：

• 您需要保留指向源文档的实时链接，并且这些链接必须自动更新。

• 您正在与多人同时协作，而且各自使用单独的文件。

• 您的文档依赖母版文档等高级 Word 功能。

在这些情况下， 分享 PDF 合集 或使用链接可能会更合适。

因为这样能节省时间，也能减少出错。在以下场景中，合并 Word 文件会很有帮助：

• 多方合同

• 多章节报告

• 学校资料包和讲义

• 政策、SOP 和成套文档

不用再来回处理多个附件，最后您会得到一份可直接分享的完整文档。现在就开始合并 Word 文档，不到一分钟即可完成。