วิธีรวมเอกสาร Word

เมื่อคุณต้องการไฟล์ DOCX ที่เรียบร้อยเพียงไฟล์เดียว การคัดลอกและวางมักทำให้รูปแบบเพี้ยน การรวมไฟล์จึงเร็วกว่า เรียบร้อยกว่า และแก้ไขได้ง่ายกว่า

เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีรวมเอกสาร Word และอธิบายความแตกต่างระหว่างการ merge กับ combine

หลายคนใช้คำเหล่านี้แทนกันได้ แต่ความหมายอาจต่างกันเล็กน้อย

การ merge โดยทั่วไปหมายถึงการนำเอกสารฉบับสมบูรณ์มารวมเป็นไฟล์เดียวตามลำดับที่กำหนด โดยให้หน้าเอกสารต่อเนื่องกัน

การ combine อาจหมายถึงสิ่งเดียวกัน แต่สำหรับผู้ใช้บางคนก็อาจหมายถึงการแทรกบางส่วนของเอกสารหนึ่งเข้าไปในอีกเอกสารหนึ่ง เช่น เพิ่มส่วน ตาราง หรือบท

ถ้าคุณต้องการวิธีรวมไฟล์ Word ที่ง่ายที่สุด Smallpdf มักเป็นตัวเลือกที่ลื่นไหลที่สุด ใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ และ PDF ก็เป็นรูปแบบกลางที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับการคงเค้าโครงให้เสถียร

สิ่งที่คุณต้องมี ก่อนเริ่มต้น

• ไฟล์ Word ของคุณที่บันทึกเป็น DOCX

• เบราว์เซอร์ (หรือแอป Smallpdf บนมือถือ)

• ไม่บังคับ: จัดลำดับไฟล์ให้ชัดเจน เช่น ตั้งชื่อเป็น 01, 02, 03

ทีละขั้นตอน: รวมไฟล์ Word ด้วย Smallpdf

เนื่องจากไฟล์ Word มักรวมกันได้ไม่เนียนเมื่อมาจากคนละเทมเพลต เราจึงรวมผ่าน PDF ก่อน แล้วค่อยส่งออกกลับเป็น Word

1. รวมไฟล์ PDF

• เปิด รวม PDF.

• ลากและวางไฟล์ Word แล้วเครื่องมือของเราจะแปลงเป็น PDF ให้โดยตรง

• เลือก “Merge files” หากต้องการให้แต่ละไฟล์ยังคงรวมเป็นชุดเดียวกัน

• เลือก “Merge pages” หากคุณต้องการสลับผสมในระดับหน้า

• คลิก “Merge PDF.”

2. ส่งออกไฟล์ที่รวมแล้วกลับเป็น Word

• ในหน้าผลลัพธ์ ให้คลิก “Export As”

• เลือก “Word (.docx).”

• ดาวน์โหลดไฟล์ Word ที่รวมแล้วของคุณ

ทำไมวิธีนี้จึงช่วยคงรูปแบบได้ดีกว่า

PDF จะล็อกเค้าโครงไว้ ซึ่งช่วยได้เมื่อไฟล์ Word ของคุณมี:

• ฟอนต์และชุดสไตล์ที่แตกต่างกัน

• ตารางและการแบ่งหน้า

• ส่วนหัว ส่วนท้าย และการใส่หมายเลข

• การตั้งค่าระยะขอบหรือขนาดกระดาษที่ต่างกัน

หากคุณเคยรวมไฟล์ DOCX สองไฟล์แล้วเห็นว่าขนาดหัวข้อเปลี่ยนไป นี่คือวิธีเลี่ยงปัญหานั้นได้ในกรณีส่วนใหญ่

Smallpdf vs. Word: เปรียบเทียบแบบรวดเร็ว

ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจและวิธีการทำงานของคุณ

หากคุณต้องรวมบ่อยหรือทำงานกับเอกสารจำนวนมาก Pro จะช่วยให้งานแบบแบตช์ง่ายขึ้น สำหรับแพ็กเกจฟรี คุณจะเจอขีดจำกัดรายวันได้เร็วกว่า จึงเหมาะกับการรวมแบบรวดเร็วเป็นครั้งคราวมากกว่า

หากไฟล์สุดท้ายออกมามีขนาดใหญ่ การบีบอัด PDF ที่รวมแล้ว ก่อนส่งออกกลับเป็น Word อาจช่วยได้

หากคุณต้องการทำงานแบบออฟไลน์ หรือกำลังทำงานใน Word อยู่แล้ว ให้ใช้ฟีเจอร์ “Text from File” ที่มีมาให้ใน Word แม้อาจคงรูปแบบได้ไม่สม่ำเสมอเท่าไร แต่ก็เหมาะกับเอกสารที่ใช้เทมเพลตเดียวกัน

ทีละขั้นตอน: “Text from File” บน Windows

1. เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการใช้เป็นไฟล์หลัก

2. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้เอกสารถัดไปเริ่มต้น

3. ไปที่ “Insert.”

4. คลิก “Object” (บางครั้งอยู่ในกลุ่ม Text)

5. เลือก “Text from File.”

6. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแทรก

7. คลิก “Insert.”

เคล็ดลับ: หากต้องการเลือกหลายไฟล์ ให้กด “Ctrl” ค้างไว้ขณะคลิก

ทีละขั้นตอน: “From File” บน Mac

1. เปิดเอกสาร Word หลัก

2. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกไฟล์ถัดไป

3. ไปที่ “Insert.”

4. เลือก “Text” > “From File…”

5. เลือกไฟล์ของคุณ แล้วแทรก

“Text from File” อยู่ตรงไหนใน Word?

บน Windows: “Insert” > “Object” > “Text from File”

บน Mac: “Insert” > “Text” > “From File…”

Word จะแทรกไฟล์ตามลำดับที่แสดงในตัวเลือกไฟล์ ซึ่งอาจไม่ตรงกับที่คุณคาดไว้เสมอ

วิธีแก้ง่ายๆ คือการตั้งชื่อไฟล์แบบนี้:

• 01_Intro.docx

• 02_Chapter-One.docx

• 03_Chapter-Two.docx

• 04_Appendix.docx

วิธีนี้ช่วยให้ลำดับคาดเดาได้ง่าย ทั้งใน Word และ Smallpdf

หากคุณกำลังรวมข้อเสนอแนะจากผู้ตรวจทานหลายคน การรวมเอกสารอาจยุ่งได้เร็วมาก แต่มีสองทางเลือกที่สะอาดกว่านั้น

ตัวเลือก A: ยอมรับการเปลี่ยนแปลงก่อน แล้วค่อยรวม

• เปิดแต่ละไฟล์

• ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไว้

• ลบความคิดเห็นที่แก้ไขแล้ว

• รวมเวอร์ชันสุดท้ายที่สะอาดเรียบร้อย

ตัวเลือก B: ใช้ฟีเจอร์ Combine ของ Word

ใน Word ให้ไปที่ “Review” > “Compare” > “Combine” เพื่อรวมเอกสารเดียวกันสองเวอร์ชัน โดยยังคงการระบุการแก้ไขไว้

วิธีนี้เหมาะที่สุดเมื่อคุณมี:

• เอกสารต้นฉบับหนึ่งไฟล์

• เวอร์ชันที่แก้ไขแล้วหนึ่งไฟล์

• ความจำเป็นในการติดตามว่าใครแก้อะไร

บางครั้ง ขึ้นอยู่กับว่าไฟล์คล้ายกันแค่ไหน

หากไฟล์ของคุณใช้เทมเพลต ฟอนต์ หรือสไตล์หัวข้อที่ต่างกัน Word มักจะใช้สไตล์ของเอกสารหลักกับทุกอย่าง นั่นจึงทำให้เนื้อหาขยับหรือเปลี่ยนไปได้

หลักง่ายๆ คือ ถ้ารูปแบบต้องเหมือนเดิมทุกประการ การรวมผ่าน PDF ก่อนมักปลอดภัยกว่า

แม้จะใช้เครื่องมือที่ดี เอกสารที่รวมแล้วก็อาจต้องเก็บงานเล็กน้อยอย่างรวดเร็ว

1. หมายเลขหน้าเริ่มใหม่หรือรีเซ็ต

• แทรกตัวแบ่งส่วนก่อนบริเวณที่มีปัญหา

• คลิกหมายเลขหน้า

• ไปที่ “Page Number” > “Format Page Numbers.”

• เลือก “Continue from previous section.”

2. ส่วนหัวและส่วนท้ายเปลี่ยนไป

• ดับเบิลคลิกบริเวณส่วนหัว/ส่วนท้าย

• ใช้ “Link to Previous” เพื่อควบคุมว่าส่วนใดจะเชื่อมต่อจากก่อนหน้า

• ปิดตัวเลือกนี้เมื่อแต่ละส่วนต้องใช้ส่วนหัวต่างกัน

3. ฟอนต์และสไตล์ดูไม่สม่ำเสมอ

• เปิดแผง “Styles”

• ใช้สไตล์ Heading และ Body แบบเดียวกันทั้งเอกสาร

• หากทุกอย่างดูยุ่งไปหมด ให้ใช้ “Clear Formatting” กับส่วนที่มีปัญหา แล้วจัดรูปแบบใหม่

การรวมไฟล์ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป ควรหลีกเลี่ยงเมื่อ:

• คุณต้องใช้ลิงก์แบบไลฟ์ไปยังเอกสารต้นฉบับที่ต้องอัปเดตอัตโนมัติ

• คุณกำลังทำงานร่วมกับหลายคนในไฟล์แยกกันพร้อมๆ กัน

• เอกสารของคุณต้องพึ่งพาฟีเจอร์ขั้นสูงของ Word เช่น master documents

ในกรณีเหล่านี้ การแชร์ชุดไฟล์ PDF หรือใช้ลิงก์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

เพราะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดได้ การรวมไฟล์ Word มีประโยชน์เมื่อคุณต้องจัดการกับ:

• สัญญาจากหลายฝ่าย

• รายงานหลายบท

• ชุดเอกสารและเอกสารแจกสำหรับโรงเรียน

• นโยบาย SOP และชุดเอกสารต่างๆ

แทนที่จะต้องคอยจัดการไฟล์แนบหลายไฟล์ คุณจะได้เอกสารสุดท้ายเพียงไฟล์เดียวที่พร้อมแชร์ ไปที่การรวมเอกสาร Word ของคุณได้เลย แล้วทำให้เสร็จภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที