Sådan fletter du Word-dokumenter

Når du har brug for én overskuelig DOCX-fil, ødelægger kopiering og indsættelse som regel formateringen. Det er hurtigere, mere overskueligt og nemmere at rette at flette dem.

Vi viser dig, hvordan du fletter Word-dokumenter, og hvad forskellen er på at flette og kombinere.

Folk bruger disse ord i flæng, men de kan betyde lidt forskellige ting.

At flette betyder normalt, at du samler komplette dokumenter i én fil i en bestemt rækkefølge, så siderne flyder sammen.

At kombinere kan betyde det samme, men for nogle brugere betyder det også at indsætte dele af et dokument i et andet, f.eks. at tilføje afsnit, tabeller eller kapitler.

Hvis du vil have den nemmeste måde at kombinere Word-filer på, er Smallpdf som regel den mest problemfri løsning. Det virker på alle enheder, og PDF er det sikreste mellemformat til at holde layoutet stabilt.

Det skal du bruge, før du går i gang

• Dine Word-filer gemt som DOCX

• En browser (eller Smallpdf-mobilappen)

• Valgfrit: En tydelig filrækkefølge, f.eks. navngivning med 01, 02, 03

Trin for trin: Kombiner Word-filer med Smallpdf

Da Word-filer ikke flettes problemfrit på tværs af forskellige skabeloner, fletter vi dem via PDF og eksporterer dem derefter tilbage til Word.

1. Flet PDF-filerne

• Åbn Flet PDF.

• Træk og slip Word-filerne, så konverterer vores værktøj dem direkte til PDF.

• Vælg »Flet filer«, hvis hver fil skal forblive samlet.

• Vælg »Flet sider«, hvis du vil blande sider på tværs af filerne.

• Klik på »Flet PDF«.

2. Eksporter den flettede fil tilbage til Word

• Klik på »Eksporter som« på resultatsiden.

• Vælg »Word (.docx)«.

• Download din kombinerede Word-fil.

Hvorfor denne metode bevarer formateringen bedre

PDF låser layoutet fast. Det hjælper, når dine Word-filer indeholder:

• Forskellige skrifttyper og formatsæt

• Tabeller og sideskift

• Sidehoveder, sidefødder og nummerering

• Blandede indstillinger for margener eller papirstørrelse

Hvis du nogensinde har flettet to DOCX-filer og oplevet, at overskrifterne ændrer størrelse, er dette løsningen, der undgår det meste af det.

Smallpdf vs. Word: Hurtig sammenligning

Det afhænger af din plan og din arbejdsgang.

Hvis du ofte fletter eller arbejder med mange dokumenter, gør Pro batcharbejde nemmere. På gratisabonnementet rammer du hurtigere de daglige begrænsninger, så det er bedst til hurtige, lejlighedsvise sammenfletninger.

Hvis din endelige fil bliver stor, kan det hjælpe at komprimere den flettede PDF før du eksporterer tilbage til Word.

Hvis du har brug for at arbejde offline, eller hvis du allerede arbejder i Word, kan du bruge Words indbyggede funktion »Tekst fra fil«. Den er ikke helt så konsekvent, når det gælder formatering, men den fungerer fint til dokumenter, der bruger den samme skabelon.

Trin for trin: »Tekst fra fil« i Windows

1. Åbn det Word-dokument, du vil bruge som hovedfil.

2. Placer markøren der, hvor det næste dokument skal begynde.

3. Gå til »Indsæt«.

4. Klik på »Objekt« (nogle gange under gruppen »Tekst«).

5. Vælg »Tekst fra fil«.

6. Vælg de filer, du vil indsætte.

7. Klik på »Indsæt«.

Tip: For at vælge flere filer skal du holde »Ctrl« nede, mens du klikker.

Trin for trin: »Fra fil« på Mac

1. Åbn hoveddokumentet i Word.

2. Placer markøren der, hvor du vil have den næste fil indsat.

3. Gå til »Indsæt«.

4. Vælg »Tekst« > »Fra fil…«

5. Vælg dine filer, og indsæt dem derefter.

Hvor er »Tekst fra fil« i Word?

På Windows: »Indsæt« > »Objekt« > »Tekst fra fil«

På Mac: “Indsæt” > “Tekst” > “Fra fil…”

Word indsætter filer i den rækkefølge, de vises i din filvælger, og det er ikke altid den, du forventer.

En enkel løsning er at navngive dine filer sådan her:

• 01_Intro.docx

• 02_Kapitel-Et.docx

• 03_Kapitel-To.docx

• 04_Appendix.docx

Det giver en forudsigelig rækkefølge, både i Word og i Smallpdf.

Hvis du samler feedback fra flere korrekturlæsere, kan det hurtigt blive rodet at flette dokumenter. Der er to mere overskuelige muligheder.

Mulighed A: Accepter ændringer først, og flet derefter

• Åbn hver fil.

• Accepter eller afvis registrerede ændringer.

• Slet løste kommentarer.

• Flet de rene, endelige versioner.

Mulighed B: Brug Words funktion til at kombinere

I Word skal du gå til »Gennemse« > »Sammenlign« > »Kombiner« for at flette to versioner af det samme dokument, samtidig med at ændringerne forbliver knyttet til de rette personer.

Det er bedst, når du har:

• Ét originalt dokument

• Én redigeret version

• Brug for at spore, hvem der ændrede hvad

Nogle gange. Det afhænger af, hvor ens filerne er.

Hvis dine filer bruger forskellige skabeloner, skrifttyper eller overskriftsformater, har Word en tendens til at anvende hoveddokumentets typografier på det hele. Derfor kan indholdet flytte sig.

En praktisk tommelfingerregel: Hvis formateringen skal forblive identisk, er det som regel mere sikkert at flette via PDF først.

Selv med gode værktøjer har flettede dokumenter nogle gange brug for en hurtig oprydning.

1. Sidenumre genstarter eller nulstilles

• Indsæt et afsnitsskift før det problematiske område.

• Klik på sidetallet.

• Gå til »Sidetal« > »Formater sidetal«.

• Vælg »Fortsæt fra forrige afsnit«.

2. Sidehoveder og sidefødder ændrer sig

• Dobbeltklik på området med sidehoved/sidefod.

• Brug »Kæd til forrige« til at styre, hvad der videreføres.

• Slå den fra, når afsnit skal have forskellige sidehoveder.

3. Skrifttyper og typografier ser inkonsekvente ud

• Åbn ruden »Typografier«.

• Brug de samme typografier til overskrifter og brødtekst i hele dokumentet.

• Hvis det ser kaotisk ud, skal du bruge »Ryd al formatering« på de problematiske afsnit og derefter formatere dem igen.

Fletning er ikke altid den bedste løsning. Undgå at flette, når:

• Du har brug for aktive links til kildedokumenter, der skal opdateres automatisk.

• Du samarbejder med flere personer i separate filer på samme tid.

• Dit dokument afhænger af avancerede Word-funktioner som f.eks. masterdokumenter.

I de tilfælde kan det være bedre at dele en PDF-pakke eller bruge links.

Fordi det sparer tid og mindsker fejl. Det er nyttigt at kombinere Word-filer, når du arbejder med:

• Kontrakter fra flere parter

• Rapporter med flere kapitler

• Skolematerialer og uddelingsark

• Politikker, SOP'er og dokumentationssæt

I stedet for at jonglere med vedhæftede filer ender du med ét færdigt dokument, der er klar til at blive delt. Gå direkte til at flette dine Word-dokumenter, og få arbejdet klaret på under et minut.