Las clases a distancia demandan muchas exigencias a los programas para editar PDF, pero lo que más se pasa por alto son las funciones de seguridad.
Las clases a distancia demandan muchas exigencias a los programas para editar PDF, pero lo que más se pasa por alto son las funciones de seguridad.
La seguridad de los documentos y de la información es un factor importante para las escuelas, los profesores y los estudiantes en las clases a distancia a la hora de elegir un software para editar PDF. Garantizar que la información y los documentos estén seguros en manos del proveedor de software y que nadie sin la autoridad adecuada tenga acceso a borrar o manipular los documentos son aspectos fundamentales para mantener una clase remota segura.
Características de seguridad importantes en un programa para editar PDF
No todos los programas para editar PDF vienen con todas las características de seguridad necesarias para un sistema seguro de gestión de documentos en un entorno escolar. Es importante determinar cuáles son importantes para tu aula o centro educativo y utilizar esta información para calibrar qué software o herramientas cumplen con los requisitos mínimos de seguridad de los documentos.
A continuación, describimos algunas de las características de seguridad de los documentos estándar y las acreditaciones que deben tener las herramientas PDF.
Cumplimiento del GDPR
El GDPR (o Reglamento General de Protección de Datos) es una ley de la Unión Europea (UE) que cubre la privacidad y la protección de datos en la UE y el EEA.
Cumplimiento de la CCPA
La CCPA (o Ley de Privacidad del Consumidor de California) actúa de forma muy parecida al GDPR, pero está ahí para proteger tanto al consumidor como sus derechos de privacidad. La CCPA está destinada a las personas que viven en California, Estados Unidos.
Acreditación ISO/IEC 27001
La ISO/IEC 27001 lleva el nombre de su organización emisora, la Organización Internacional de Estandarización. La norma internacional se publicó en 2013 y describe las mejores prácticas para que las organizaciones gestionen la seguridad de la información a través de las personas, los procesos y la tecnología.
Cifrado SSL
El cifrado SSL, o Secure Sockets Layer, es un protocolo especial para que los servidores y navegadores de Internet cifren, descifren y autentifiquen la información transmitida.
Firma digital
Las firmas digitales son muy útiles para la firma de documentos, ya que tienen un nivel de seguridad (a través de la autenticación) que no tienen las firmas electrónicas.
Nota: Tanto las firmas electrónicas como las firmas digitales son legalmente vinculantes. Consulta la legislación de tu país para conocer la normativa local relacionada con la firma digital y la firma electrónica.
Sello digital
Un sello digital o firma electrónica avanzada (AES) incluye una marca de tiempo de validación a largo plazo (LTV). Esto ayuda a los usuarios a autentificar la marca de tiempo de cada firma y a invalidar los documentos que han sido manipulados.
Comprobación de los requisitos de seguridad de la información y los documentos
Cuando los profesores y el personal administrativo se preparan para comprar licencias de software de gestión de documentos o de PDF para distribuirlas por los centros educativos y las aulas, es importante invertir en un software que responda bien a las políticas, protocolos y leyes de la escuela, el distrito, el estado o incluso el gobierno federal en materia de seguridad de la información y los documentos.
Se recomienda al personal docente y administrativo que consulte con su centro o distrito los requisitos que deben cumplirse al invertir en herramientas PDF para sus centros y aulas.
Si tu escuela o aula están buscando herramientas PDF que cumplan todos los requisitos de seguridad, regístrate para obtener una prueba gratuita de Smallpdf para equipos hoy mismo y experimenta el futuro de la gestión segura de documentos para la educación.
Artículo adaptado y traducido por Esmeralda.
