Cómo añadir encabezado y pie de página a un PDF

Puede que necesites un título del documento en la parte superior, números de página en la parte inferior o una simple nota de "Confidencial" en cada página. Hacerlo a mano es lento, sobre todo si tu archivo tiene muchas páginas.

Con Smallpdf Editar PDF, puedes añadir texto de encabezado y pie de página donde lo necesites y luego copiarlo en todo el documento con unos pocos clics.

Te guiaremos paso a paso para añadir encabezados y pies de página, usarlos con números de página, solucionar problemas comunes de diseño y trabajar con archivos PDF escaneados.

Usa este método cuando quieras un título o una etiqueta clara en la parte superior de cada página.

Paso 1: Abre tu PDF en Editar PDF

• Ve a Smallpdf Editar PDF.

• Sube tu archivo desde tu dispositivo, Google Drive, Dropbox o OneDrive.

• Espera a que el PDF se cargue en el editor.

Una vez abierto, verás una vista previa en tiempo real de cada página.

Empieza aquí: Usa el editor de abajo para subir o arrastrar y soltar tu PDF y abrirlo en la vista previa en tiempo real.

Paso 2: Inserta el texto del encabezado en la parte superior

• Selecciona la opción "Texto" en la barra de herramientas de edición.

• Haz clic cerca del margen superior de la primera página.

• Escribe tu encabezado, por ejemplo:

  • Título del documento

  • Nombre del proyecto

  • Nombre del cliente o del autor

Luego puedes ajustar:

• Tamaño y estilo de la fuente

• Color del texto

• Alineación (izquierda, centrado o derecha)

Paso 3: Coloca y da estilo al encabezado

Para que tu encabezado se vea claro y ordenado:

• Colócalo un poco por debajo del borde superior para que no quede sobre el borde.

• Usa un tamaño de fuente más pequeño que el del texto principal.

• Mantén el texto breve para que no se parta en dos líneas.

Haz zoom si necesitas colocarlo con más precisión.

Paso 4: Copia el encabezado en otras páginas

Para archivos PDF de varias páginas:

• Selecciona el cuadro de texto del encabezado.

• Cópialo (Ctrl+C o Cmd+C).

• Ve a la siguiente página y pégalo (Ctrl+V o Cmd+V).

• Repite el proceso en todas las páginas que necesiten el mismo encabezado.

En documentos largos, ayuda hacer esto:

• Añade encabezados a las páginas por lotes.

• Mantén el encabezado en la misma posición colocándolo cerca de la misma referencia visual (por ejemplo, alineado con el margen izquierdo).

Los pies de página son ideales para fechas, identificadores de documentos y números de página. Vamos a prestarles la misma atención.

Paso 1: Abre el PDF en Editar PDF

• Sube tu archivo a Editar PDF si aún no está abierto.

• Asegúrate de que todas las páginas se carguen antes de empezar a editar.

Puedes desplazarte por las miniaturas del lado izquierdo para comprobarlo.

Paso 2: Añade el texto del pie de página cerca de la parte inferior

• Vuelve a hacer clic en "Texto" en la barra de herramientas.

• Haz clic cerca del margen inferior de la primera página.

• Escribe tu pie de página, por ejemplo:

  • © 2025 Nombre de la empresa

  • Última actualización: marzo de 2025

  • Interno - No distribuir

Puedes alinearlo así:

• Izquierda, para elementos como los identificadores de documentos

• Centro, para números de página o notas breves

• Derecha, para fechas o etiquetas de estado

Paso 3: Da formato y espacio al pie de página

Para evitar que el texto se corte o se superponga:

• Usa un tamaño de fuente un poco más pequeño que el del texto principal.

• Deja un poco de espacio por encima del borde inferior para que las impresoras no lo recorten.

• Mantén la misma alineación y el mismo tamaño en todas las páginas para que se vea limpio.

Si planeas imprimir el archivo, prueba primero con una página.

Paso 4: Aplica el pie de página en todas las páginas

Igual que con los encabezados:

• Selecciona el cuadro de texto del pie de página en la primera página.

• Cópialo y pégalo en la misma posición en cada página.

• Ajusta un poco la ubicación si alguna página tiene márgenes distintos o contenido cerca de la parte inferior.

También puedes crear pies de página distintos para diferentes secciones, como uno para el contenido principal y otro para los anexos.

Puedes incluir números de página como parte del texto del encabezado o del pie de página.

Numeración manual de páginas

Para documentos más cortos:

• Escribe "Página 1, Página 2" y así sucesivamente en el pie de página o en el encabezado.

• Copia y ajusta el número en cada página.

Esto funciona bien cuando solo tienes unas pocas páginas que etiquetar.

Numeración automática de páginas con Smallpdf

En documentos más largos, es más fácil dejar que Smallpdf se encargue de los números de página.

• Abre tu archivo en Añadir números de página.

• Elige la posición (arriba o abajo, izquierda, centro o derecha).

• Aplica los cambios y descarga el PDF actualizado.

Si quieres encabezados personalizados y números de página automáticos, puedes hacer esto:

1. Añade primero los números de página.

2. Luego abre el PDF numerado en Editar PDF para añadir texto adicional de encabezado o pie de página alrededor de ellos.

No siempre querrás encabezados y pies de página en todas las páginas. Por ejemplo, tal vez quieras dejar limpia la portada.

Aquí tienes una forma sencilla de hacerlo:

• Añade el texto del encabezado y del pie de página a partir de la página 2 en lugar de la página 1.

• Omite las páginas de título, las portadas o los gráficos de página completa si deben quedar en blanco.

• Usa el mismo encabezado o pie de página en cada página dentro de un capítulo o sección para mantener un etiquetado uniforme.

Si el contenido existente está muy cerca de la parte superior o inferior:

• Usa Recortar PDF para ajustar los márgenes visibles.

• Luego coloca tu encabezado o pie de página un poco dentro de la nueva línea de margen.

Esto te ayuda a evitar tapar contenido importante.

Puede que necesites actualizar una fecha, cambiar el nombre de un proyecto o quitar una etiqueta antigua. No tienes que rehacer el PDF por eso.

Edita encabezados o pies de página existentes

• Abre el documento en Editar PDF.

• Haz clic en el cuadro de texto del encabezado o pie de página que quieras cambiar.

• Edita el texto, el tamaño de la fuente o la alineación.

• Guarda el archivo cuando termines.

Solo tienes que repetir esto en las páginas donde el texto sea diferente.

Elimina por completo los encabezados y pies de página

Si añadiste encabezados o pies de página con Editar PDF:

• Selecciona el cuadro de texto del encabezado o del pie de página.

• Presiona "Delete" o "Backspace".

• Repite el proceso en cualquier página donde todavía aparezca.

• Guarda el PDF como una versión nueva por si más adelante quieres restaurar el diseño anterior.

Esto no afecta el resto de tu contenido.

Unos pequeños ajustes suelen arreglar la mayoría de los problemas de diseño.

El texto del pie de página se corta al imprimir

Prueba estas soluciones:

• Sube un poco el pie de página en la página.

• Revisa el "área imprimible" y los márgenes de tu impresora.

• Usa Recortar PDF para dejar un poco más de margen inferior.

Los pies de página o encabezados no se alinean entre páginas

Para mantener todo alineado:

• Usa el mismo nivel de zoom al colocar texto en cada página.

• Alinea visualmente los pies de página y los encabezados con el margen izquierdo o derecho del contenido.

• Mantén un solo estilo de alineación (todo centrado, todo a la izquierda o todo a la derecha).

El texto se superpone al contenido existente

Si el texto de un nuevo encabezado o pie de página se superpone al cuerpo del texto:

• Reduce un poco el tamaño de la fuente.

• Acerca el encabezado o el pie de página al borde, pero sin salir del área imprimible.

• Acorta el texto para que quepa en una sola línea.

Si una página ya está muy cargada, puedes omitir el encabezado o el pie de página solo en esa página.

Si tu PDF es un escaneo, se comporta como una imagen. Eso hace que alinear encabezados y pies de página sea un poco más difícil.

Para mejorar la precisión:

• Pasa primero el archivo por OCR de PDF para crear un PDF con texto y capacidad de búsqueda.

• Abre el archivo nuevo en Editar PDF.

• Añade el texto del encabezado y del pie de página como de costumbre.

Esto te da referencias visuales más claras y un resultado final más profesional, sobre todo en informes largos o contratos escaneados.