Comment présenter un PDF dans Google Meet en 6 étapes

Présenter un PDF dans Google Meet dépend surtout de la préparation. Vous devez ouvrir le PDF dans une fenêtre claire, choisir la bonne option de partage d’écran et vous assurer que vos participants peuvent tout voir et entendre correctement.

Nous allons vous montrer comment présenter un PDF dans Google Meet sur Windows, Mac et Chromebook. Nous verrons ensuite comment Smallpdf peut vous aider à optimiser, annoter et partager votre document.

Si vous ne l’avez encore jamais fait, pas d’inquiétude, c’est vraiment très simple. Suivez les étapes ci-dessous pour présenter un PDF dans Google Meet.

Étape 1 : ouvrez votre PDF avant la réunion

Commencez par préparer votre PDF pour éviter de le chercher pendant que tout le monde attend.

• Repérez votre PDF sur votre ordinateur ou dans votre espace de stockage en ligne.

• Ouvrez-le dans un onglet de navigateur (par exemple dans Chrome) ou dans un lecteur PDF sur ordinateur.

• Agrandissez la fenêtre et zoomez jusqu’à un niveau lisible pour les participants.

Ainsi, quand vous partagez votre écran, le PDF s’affiche déjà de façon claire et facile à suivre.

Étape 2 : rejoignez ou démarrez votre réunion Google Meet

Ensuite, configurez votre réunion.

• Accédez à Google Meet dans votre navigateur.

• Cliquez sur « Nouvelle réunion » ou saisissez le code de la réunion pour la rejoindre.

• Autorisez l’accès à la caméra et au microphone si cela vous est demandé.

Gardez la fenêtre Google Meet et celle de votre PDF ouvertes afin de pouvoir passer rapidement de l’une à l’autre.

Étape 3 : cliquez sur « Présenter maintenant » dans Google Meet

Une fois dans la réunion, vous pouvez lancer le partage d’écran.

• Dans la barre d’outils inférieure, cliquez sur « Présenter maintenant ».

• Un menu s’affiche avec les options pour partager « Tout votre écran », « Une fenêtre » ou « Un onglet ».

Vous pourrez modifier ce choix plus tard si vous avez besoin d’un autre affichage.

Étape 4 : choisissez la meilleure option de partage

Choisissez la méthode de partage qui correspond à la façon dont vous avez ouvert votre PDF.

• Un onglet : Utilisez cette option si votre PDF est ouvert dans un onglet de navigateur. Sélectionnez l’onglet contenant votre PDF et cliquez sur « Partager ». C’est l’option idéale dans Chrome et elle permet aux participants de voir un texte bien net.

• Une fenêtre : Utilisez cette option si votre PDF est ouvert dans un lecteur PDF sur ordinateur, comme Aperçu ou un autre lecteur. Sélectionnez la fenêtre du PDF et cliquez sur « Partager ».

• L’intégralité de votre écran : Utilisez cette option si vous devez passer de votre PDF à d’autres applications, comme des diapositives ou des notes. Sélectionnez l’écran et cliquez sur « Partager ».

Si votre PDF contient des éléments vidéo ou audio intégrés et que vous partagez un onglet, vérifiez Partager le son de l’onglet afin que les participants puissent entendre le son.

Étape 5 : présentez et parcourez votre PDF

Une fois votre écran partagé, tous les participants à la réunion voient le PDF.

• Utilisez votre souris ou les touches fléchées pour passer d’une page à l’autre.

• Zoomez sur les sections importantes quand vous devez mettre des détails en avant.

• Si votre lecteur PDF propose des options d’annotation, vous pouvez surligner, souligner ou dessiner pendant que vous parlez.

Gardez un œil sur la vignette Google Meet ou utilisez un deuxième écran pour continuer à voir les réactions et le chat.

Étape 6 : arrêtez la présentation quand vous avez terminé

À la fin de votre présentation :

• Cliquez sur « Arrêter le partage » en bas de votre écran ou dans la barre d’outils de Google Meet.

• Votre vignette vidéo revient à la normale pour tous les participants à l’appel.

Si quelqu’un d’autre doit présenter un PDF ensuite, il peut répéter les mêmes étapes depuis son propre appareil.

Le fonctionnement général est le même, mais certains réglages varient légèrement selon l’appareil.

Présenter un PDF dans Google Meet sur Windows

Sous Windows, Google Meet fonctionne mieux avec Chrome.

• Ouvrez votre PDF dans Chrome ou dans un lecteur PDF.

• Rejoignez votre réunion Google Meet dans Chrome.

• Cliquez sur « Présenter maintenant », puis choisissez « Un onglet », « Une fenêtre » ou « Tout votre écran ».

• Si vous utilisez l’option « Tout votre écran », sélectionnez le bon moniteur si vous en avez plusieurs.

Si le partage ne démarre pas, vérifiez dans les paramètres du site de Chrome que les autorisations de partage d’écran sont bien activées.

Présenter un PDF dans Google Meet sur Mac

macOS ajoute une étape supplémentaire : les autorisations d’enregistrement de l’écran.

• Ouvrez « Paramètres système » > « Confidentialité et sécurité » > « Enregistrement de l’écran ».

• Assurez-vous que votre navigateur (par exemple Chrome) est autorisé.

• Ouvrez votre PDF et rejoignez Google Meet.

• Cliquez sur « Présenter maintenant » et choisissez ce que vous voulez partager.

Si le partage d’écran échoue, fermez puis rouvrez le navigateur après avoir modifié les autorisations.

Présenter un PDF dans Google Meet sur Chromebook

Les Chromebook utilisent généralement Chrome pour tout, ce qui simplifie les choses.

• Ouvrez votre PDF dans un onglet Chrome ou dans le lecteur PDF intégré.

• Rejoignez Google Meet dans Chrome.

• Cliquez sur « Présenter maintenant » et sélectionnez « Un onglet » ou « Tout votre écran ».

Le partage d’« un onglet » offre généralement l’affichage le plus net de votre PDF sur un Chromebook.

Parfois, vous voulez que les participants aient une copie du PDF en plus de voir votre écran.

Vous pouvez :

• Partager dans le chat Meet : Cliquez sur l’icône de chat dans Google Meet et collez un lien vers votre PDF dans Google Drive, ou joignez le fichier si votre configuration le permet.

• Joindre le fichier à l’événement du calendrier : Ouvrez la réunion dans Google Agenda et ajoutez votre PDF en pièce jointe pour que les participants puissent l’ouvrir avant ou après l’appel.

• Partager depuis Google Drive : Importez le PDF dans Drive, définissez l’autorisation sur Lecteur, puis partagez le lien dans le chat.

Si le PDF est volumineux, compressez-le d’abord pour qu’il s’importe plus vite et limite les risques de problèmes de synchronisation ou de retard.

Vous rencontrez un problème de partage d’écran ? Voici comment corriger les plus courants :

1. Vérifiez les autorisations du navigateur : Assurez-vous que Google Meet est autorisé à accéder à votre écran dans les paramètres de votre navigateur.

2. Mettez à jour les autorisations macOS : Accédez à Préférences Système > Sécurité et confidentialité > Enregistrement de l’écran et activez les autorisations pour votre navigateur.

3. Vérifiez les contrôles de l’hôte : Si vous ne pouvez pas partager votre écran, l’hôte de la réunion a peut-être limité le partage d’écran aux organisateurs uniquement.

4. Redémarrez votre navigateur : Fermez puis rouvrez votre navigateur si le bouton « Présenter maintenant » ne fonctionne pas.

Les PDF volumineux peuvent être lents à faire défiler et provoquer des ralentissements sur des connexions Internet plus faibles.

1. Rendez-vous sur Compresser PDF.

2. Importez le PDF de votre présentation à l’aide de la zone de glisser-déposer ci-dessous (ou cliquez pour choisir un fichier), depuis votre appareil, Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

3. Choisissez un niveau de compression qui conserve la netteté du texte.

4. Téléchargez le PDF compressé et utilisez cette version pour votre session Google Meet.

Cela réduit les ralentissements quand vous passez d’une page à l’autre pendant que vous parlez.

2. Annotez ou mettez à jour votre PDF avant l’appel

Si vous souhaitez mettre en avant des points clés ou ajouter rapidement des notes, vous pouvez d’abord modifier le PDF.

• Utilisez PDF Annotator pour surligner, souligner ou ajouter des commentaires directement dans le PDF.

• Utilisez Modifier PDF pour ajouter des zones de texte, des formes ou de simples encadrés.

• Utilisez Fusionner PDF pour combiner votre PDF principal avec des annexes, des graphiques ou des pages de référence.

Ainsi, votre public voit un document unique, clair et complet, au lieu de plusieurs fichiers séparés.

Présenter un PDF dans Google Meet repose sur trois points : 

1. Ouvrir un PDF propre et optimisé

2. Choisir la bonne option de partage d’écran 

3. Résoudre rapidement les petits problèmes s’ils apparaissent

Avec Smallpdf, vous pouvez compresser, annoter, fusionner et préparer votre document pour qu’il s’affiche nettement et se charge sans accroc pour tous les participants à l’appel.