Cách chuyển PDF sang DOCX trực tuyến

Nếu bạn từng thử mở tệp PDF trong Word và chỉ sửa một dòng, hẳn bạn đã thấy vấn đề này. Văn bản bị xô lệch, khoảng cách bị vỡ và bảng biểu trở nên lộn xộn.

Chuyển PDF sang DOCX trước sẽ giúp bạn có một tài liệu Word được tạo sẵn để chỉnh sửa, nên bạn không phải vật lộn với định dạng nữa.

Công cụ PDF sang Word của Smallpdf chạy ngay trên trình duyệt và xuất ra tệp DOCX mà bạn có thể mở bằng Microsoft Word, Google Docs hoặc LibreOffice. Với PDF được quét, bạn cũng có thể bật OCR (một tính năng Pro) để chuyển văn bản trong ảnh thành văn bản thật có thể chọn được.

Các bước này khớp với những gì bạn sẽ thấy trong công cụ PDF sang Word của Smallpdf, bao gồm cả tùy chọn OCR cho bản quét.

Bước 1: Tải tệp PDF lên từ thiết bị hoặc đám mây

Mở PDF sang Word, rồi kéo và thả tệp PDF của bạn vào khu vực tải lên. Nếu muốn duyệt tệp, hãy nhấp vào “Chọn tệp” và chọn tệp từ thiết bị của bạn.

Nếu tệp PDF của bạn được lưu trực tuyến, bạn cũng có thể tải lên từ Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive ngay trên cùng màn hình đó.

Bước 2: Chỉ chọn OCR nếu tệp PDF của bạn là bản quét

Trước khi chuyển đổi, hãy kiểm tra xem bạn có thể chọn văn bản trong tệp PDF hay không. Nếu không thể bôi đen từ ngữ, rất có thể tệp của bạn là PDF dạng quét hoặc dựa trên hình ảnh.

Trong trường hợp đó, hãy chọn tùy chọn “OCR” để văn bản có thể chỉnh sửa trong Word. OCR là một tính năng Pro và Smallpdf cung cấp bản dùng thử Pro bảy ngày nếu bạn cần dùng cho nội dung được quét.

Bước 3: Chuyển đổi tệp sang DOCX

Nhấp vào “Chuyển đổi” và để Smallpdf xử lý tệp. Bạn sẽ thấy tiến trình trong lúc chuyển đổi, rồi được đưa đến màn hình tải xuống khi hoàn tất.

Bước 4: Tải xuống DOCX và mở trong trình chỉnh sửa của bạn

Tải tệp DOCX về thiết bị của bạn hoặc lưu lại vào bộ nhớ đám mây nếu ban đầu bạn lấy tệp từ đó.

Mở tệp DOCX trong Microsoft Word, Google Docs hoặc LibreOffice. Sau đó kiểm tra nhanh tiêu đề, bảng biểu và ngắt trang để sớm phát hiện bất kỳ vấn đề nào.

Hầu hết các bản chuyển đổi đều cho kết quả rất ổn ngay từ đầu, đặc biệt với PDF kỹ thuật số có văn bản có thể chọn. Bố cục, hình ảnh và nhiều bảng biểu thường được giữ lại theo cách vẫn dễ chỉnh sửa.

Tuy vậy, một số loại PDF vẫn có thể cần chỉnh sửa nhẹ trong Word:

• Bố cục nhiều cột với khoảng cách sít nhau

• PDF có phông chữ bất thường hoặc lỗi phông chữ nhúng

• Biểu mẫu dựa vào các trường văn bản được đặt vị trí cố định

Nếu tệp DOCX của bạn cần chỉnh một chút thì đây vẫn là điều đáng giá. Chỉnh sửa trong Word vẫn dễ hơn nhiều so với việc dựng lại cả tài liệu từ đầu.

Chỉ cần kiểm tra nhanh vài điểm trước khi chuyển đổi là bạn có thể tiết kiệm khá nhiều thời gian về sau.

Hãy bắt đầu với một tệp PDF sạch. Nếu tệp của bạn có nét viết, phần tô sáng hoặc các dấu gây xao nhãng, hãy xóa chúng trước để chúng không trở thành một phần của đầu ra Word. Nếu tệp PDF quá lớn, việc nén tệp trước khi chuyển đổi cũng có thể giúp tăng tốc tải lên và xử lý.

Chỉ dùng OCR khi thực sự cần. OCR giúp các tệp PDF được quét trở nên có thể chỉnh sửa, nhưng đôi khi vẫn có thể đọc sai với bản quét chất lượng thấp, ảnh bị nghiêng hoặc ghi chú viết tay. Nếu tệp PDF của bạn đã có văn bản có thể chọn, hãy bỏ qua OCR để đầu ra gọn hơn.

Nếu bạn đang chuyển đổi bảng để chỉnh sửa, hãy kiểm tra kỹ bảng đầu tiên. Nếu đường viền hoặc căn chỉnh bảng trông không đúng, hướng dẫn về chuyển đổi bảng PDF sang Word có thể giúp bạn sửa nhanh hơn.

Các lỗi chuyển đổi thường rơi vào một vài nhóm quen thuộc. Dưới đây là cách xử lý khi có điều gì đó trông không ổn.

1. Tệp DOCX không thể chỉnh sửa

Điều này gần như luôn có nghĩa là tệp PDF gốc là bản quét hoặc tệp dựa trên hình ảnh. Hãy chạy lại quá trình chuyển đổi và chọn “OCR” để Smallpdf có thể trích xuất văn bản từ bản quét.

Nếu kết quả OCR vẫn trông lạ, hãy kiểm tra chất lượng bản quét của bạn. Trang bị nghiêng, độ phân giải thấp và bóng đổ nặng có thể làm rối quá trình nhận dạng văn bản.

2. Định dạng trông khác trong Word

PDF lưu trữ bố cục theo cách khác với tài liệu Word, nên các bố cục phức tạp có thể bị xô lệch. Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra lề trang, khoảng cách dòng và tiêu đề.

Nếu bạn thấy thiếu ký tự, lỗi phông chữ hoặc ký hiệu lạ, hướng dẫn về các vấn đề thường gặp khi chuyển PDF sang Word này sẽ chỉ cho bạn những cách khắc phục thường hiệu quả nhất.

3. Bảng bị vỡ hoặc các cột không thẳng hàng

Bảng là một trong những thành phần khó chuyển đổi hoàn hảo nhất. Nếu bạn chỉ cần một vài bảng, cách hữu ích là chuyển đổi trước, rồi dựng lại bảng bị lỗi ngay trong Word bằng văn bản đã chuyển đổi làm tham chiếu.

Với các tệp PDF có nhiều bảng, hướng dẫn chuyển đổi bảng chuyên sâu này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.

4. Tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Nếu PDF có mật khẩu mở tệp, bạn cần gỡ nó trước khi chuyển đổi. Hãy bắt đầu với công cụ Mở khóa PDF của Smallpdf, rồi quay lại thực hiện chuyển đổi PDF sang DOCX.

5. Tải lên hoặc chuyển đổi không thành công

Nếu quá trình tải lên bị kẹt, hãy thử dùng trình duyệt khác, tắt tiện ích mở rộng hoặc tải lại bằng kết nối ổn định hơn. Nếu tệp rất lớn, quá trình chuyển đổi có thể mất nhiều thời gian hơn, và hướng dẫn chuyển đổi tệp lớn này sẽ chỉ ra cách xử lý an toàn nhất.

Nếu bạn vẫn chưa xử lý được, hãy dùng Hỗ trợ Smallpdf để nhận trợ giúp trực tiếp và hướng dẫn về các lỗi đã biết.

Việc chần chừ trước khi tải hợp đồng, bản ghi hoặc biểu mẫu pháp lý lên mạng là điều bình thường. Smallpdf giải quyết điều này bằng các tiêu chuẩn rõ ràng về bảo mật và xử lý dữ liệu.

Smallpdf sử dụng Mã hóa TLS trong quá trình truyền tệp và được chứng nhận ISO/IEC 27001, đồng thời tuân thủ các luật về quyền riêng tư như GDPR và CCPA.

Với hầu hết các tính năng, tệp sẽ tự động bị xóa khỏi máy chủ sau một giờ xử lý. Nếu bạn là người dùng Pro và sử dụng tính năng lưu trữ tệp, đó là một quy trình riêng, nơi bạn chọn lưu trữ tài liệu trực tuyến

Nếu tệp PDF của bạn không phải là tài liệu văn bản thông thường, các hướng dẫn này sẽ giúp bạn xử lý những trường hợp phức tạp:

• Bạn có thể dùng hướng dẫn chuyển PDF quét sang Word khi tệp của bạn là dạng hình ảnh và cần OCR.

• Bạn có thể dùng hướng dẫn về lỗi chuyển PDF sang Word khi phông chữ, khoảng cách hoặc định dạng trông không đúng sau khi chuyển đổi.

• Bạn có thể dùng hướng dẫn chuyển đổi PDF lớn khi tệp của bạn quá nặng và liên tục tải lên không thành công.

Nếu bạn cần chỉnh sửa một tệp PDF mà không phải dựng lại từ đầu, chuyển sang DOCX là bước đầu tiên gọn gàng nhất. Công cụ PDF sang Word của Smallpdf giúp mọi thứ đơn giản: tải lên, chuyển đổi, tải xuống, rồi chỉnh sửa trong ứng dụng bạn vẫn dùng.

Khi PDF là bản quét, hãy bật OCR để văn bản trở thành nội dung thật có thể chỉnh sửa. Và nếu có gì đó trông không đúng sau khi chuyển đổi, hãy xem phần khắc phục sự cố ở trên hoặc truy cập Hỗ trợ Smallpdf để gỡ rối nhanh.