Slik markerer du i PDF-dokumenter på nettet

Trenger du å markere viktige linjer i en PDF-fil raskt? Markering gjør gjennomganger tydeligere, tilbakemeldinger enklere å følge og dokumenter enklere å dele.

Men det er en utfordring. PDF-filer finnes overalt fordi de bevarer formateringen og åpnes pålitelig på nesten alle enheter. Denne konsistensen er flott for deling, men den kan få PDF-filer til å virke skrivebeskyttede når du vil gå gjennom eller markere noe.

Mange visningsprogrammer skjuler merknadsverktøy, begrenser tillatelser eller støtter ikke utheving i det hele tatt. Nedenfor viser vi deg hvordan du kan utheve tekst i en PDF-fil ved hjelp av Smallpdf, hvordan du håndterer skannede eller låste filer, og hva du skal gjøre når utheving ikke fungerer med en gang.

Dette er det enkleste alternativet når du vil ha utheving i PDF-filer som fungerer på alle enheter og i alle moderne nettlesere.

Trinn 1: Åpne Smallpdf PDF Annotator

• Gå til PDF Annotator.

• Last opp PDF-filen fra enheten din, Google Drive, Dropbox eller OneDrive.

Trinn 2: Velg markeringsverktøyet

• Velg «Highlight» i verktøylinjen.

• Velg uthevingsfarge.

• Juster opasiteten hvis du vil ha lysere markeringer på sider med tett tekst.

Trinn 3: Marker teksten din

• Klikk og dra over teksten du vil markere.

• Gjenta dette for hver seksjon du vil beholde.

Trinn 4: Eksporter den uthevede PDF-filen

• Klikk på «Fullfør».

• Last ned den oppdaterte PDF-filen med markeringene lagret.

Ikke alle PDF-filer oppfører seg på samme måte. Smallpdf hjelper i begge vanlige scenarier.

Marker valgbar tekst

Hvis du kan markere tekst i PDF-filen, følger markeringen tekstlinjen nøyaktig. Dette ser ryddigere ut i kontrakter, rapporter og bøker.

Marker over skannede sider

Hvis PDF-filen din er en skanning, er teksten egentlig et bilde. I så fall kan du fortsatt markere visuelt ved å dra over området du vil markere. Hvis du også trenger tekst som kan markeres, bør du bruke OCR (mer om det nedenfor).

Hvis du trenger å markere en PDF-fil uten nettilgang, fungerer disse innebygde alternativene godt for raske gjennomganger.

Marker en PDF-fil på Mac med Forhåndsvisning

• Åpne PDF-filen i Forhåndsvisning.

• Velg «Visning» > «Vis markeringsverktøylinje».

• Velg alternativet «Highlight».

• Dra over teksten.

• Lagre filen med «Fil» > «Lagre».

Marker en PDF-fil i Windows med Microsoft Edge

• Åpne PDF-filen i Microsoft Edge.

• Se etter kontrollene for utheving eller tegning i PDF-verktøylinjen.

• Velg «Highlight» og velg en farge.

• Dra over teksten for å markere den.

• Lagre med Ctrl + S.

Hvis Edge ikke viser markeringsalternativer, kan du prøve å oppdatere Edge eller åpne filen med en annen PDF-leser. For konsistente resultater på tvers av enheter er Smallpdf PDF Annotator det mest problemfrie alternativet.

Du har to gode alternativer på mobil.

Alternativ 1: Bruk Smallpdf i nettleseren på mobilen din

• Åpne PDF Annotator i nettleseren på telefonen din.

• Last opp PDF-filen.

• Velg «Highlight» og dra over teksten.

• Eksporter og last ned.

Alternativ 2: Bruk Smallpdf-mobilappen

Hvis du ofte markerer PDF-filer på telefonen din, kan Smallpdf-mobilappen føles raskere ved gjentatte oppgaver.

• Last opp filen din.

• Velg «Annotate».

• Bruk alternativene for utheving og markering.

• Eksporter den oppdaterte PDF-filen.

Hvis du har markert noe med feil farge, trenger du ikke å gjøre om hele siden.

I Smallpdf PDF Annotator:

• Åpne PDF-filen din.

• Klikk på det uthevede området.

• Juster fargen og opasiteten i formateringsalternativene.

• Eksporter på nytt for å lagre endringen.

Fargevalg som fortsatt er lett å lese: Gult for viktige punkter, blått for referanser, grønt for oppgaver og rødt for hastende rettelser.

Det er vanlig å måtte rydde opp i rotete markeringer, spesielt i gjennomgangsrunder. I Smallpdf PDF Annotator:

• Åpne PDF-filen.

• Velg markeringen du vil fjerne.

• Slett den.

• Eksporter for å lagre den rene versjonen.

Med PDF Annotator kan du fjerne markeringer og merknader som er lagt til med annen PDF-programvare, eller til og med endre uthevingsfargen i en PDF-fil hvis du heller vil justere dem.

Hvis du fjerner markeringer, bør du gjøre det seksjon for seksjon, slik at du ikke ved et uhell sletter noe viktig.

De fleste PDF-visere skriver ut markeringer automatisk, men det er verdt å sjekke én innstilling før du sløser med papir.

• Åpne den uthevede PDF-filen.

• Gå til «Fil» > «Skriv ut» (eller trykk Ctrl + P / Command + P).

• I utskriftsinnstillingene ser du etter en innstilling som inkluderer kommentarer eller markeringer.

• Forhåndsvis utskriften.

• Skriv ut eller lagre som en ny PDF-fil.

Hvis du sender filen digitalt, vil eksport fra Smallpdf beholde markeringene innebygd, slik at mottakerne ser de samme markeringene.

Når utheving ikke fungerer, er det vanligvis en av disse situasjonene.

1. PDF-filen er en skanning

Skannede PDF-filer er bilder, ikke tekst. Utheving fungerer fortsatt visuelt, men tekstbasert utheving fungerer kanskje ikke som forventet. Løsning:

• Bruk visuell utheving i PDF Annotator.

• Kjør OCR først hvis du trenger tekst du kan markere.

2. PDF-filen har kopierings- eller redigeringsbegrensninger

Noen PDF-filer blokkerer markeringer. Det kan hende du ser at kommentarfunksjonene er deaktivert. Løsning:

• Hvis du har tillatelse, lås opp filen først.

• Deretter kan du markere og eksportere.

3. PDF-filen åpnes i et visningsprogram som ikke støtter markering

Noen visningsprogrammer viser PDF-filer, men støtter ikke merknader særlig godt. Løsning:

• Last opp PDF-filen til Smallpdf PDF Annotator og marker i nettleseren din.

Hvis målet ditt er å markere, kopiere tekst og søke i dokumentet, er OCR oppgraderingen som får skanninger til å oppføre seg som ekte tekst.

Slik fungerer det:

• Kjør OCR på den skannede PDF-filen (OCR er en Pro-funksjon, tilgjengelig med en gratis prøveperiode).

• Åpne den OCR-behandlede PDF-filen i PDF Annotator.

• Marker tekst som vanlig og eksporter.

Dette er den beste løsningen for lærebøker, fakturaer, utskrevne skjemaer og eldre dokumenter som ble skannet med en skriver.

Utheving er flott for å peke på noe. Noen ganger må du også rette det.

Med Smallpdf PDF Annotator kan du også:

• Understreke eller streke over viktige linjer.

• Tegn figurer for å fremheve områder.

• Legg til piler

Hvis arbeidsflyten din inkluderer gjennomgangssykluser, kan du redusere senere frem og tilbake ved å kombinere uthevinger med korte notater.

Hvis du bytter enhet ofte, sørger Smallpdf for en konsekvent opplevelse.

• Marker bare den teksten du trenger. For mye utheving gjør gjennomgangen vanskeligere.

• Bruk maksimalt to til fire farger. For mange farger gjør det vanskeligere å ta beslutninger.

• Hvis PDF-filen er en skanning, bør du kjøre OCR først når nøyaktighet er viktig.

• Eksporter ofte under lengre gjennomgangssesjoner, slik at ingenting går tapt.

Hvis du vil ha den raskeste måten å markere i en PDF-fil på, gir Smallpdf PDF Annotator deg utheving, farger og eksport i én smidig flyt. Og hvis filen er skannet eller beskyttet, har du fortsatt tydelige måter å løse det på og fullføre jobben.