Cách tô sáng trong tài liệu PDF trực tuyến

Cần tô sáng nhanh các dòng quan trọng trong tệp PDF? Việc tô sáng giúp quá trình xem lại rõ ràng hơn, phản hồi dễ theo dõi hơn và tài liệu cũng dễ chia sẻ hơn.

Nhưng có một thách thức. PDF có mặt ở khắp nơi vì chúng giữ nguyên định dạng và mở ổn định trên hầu hết mọi thiết bị. Sự nhất quán này rất hữu ích khi chia sẻ, nhưng cũng có thể khiến PDF giống như chỉ để đọc khi bạn muốn xem lại hoặc đánh dấu nội dung.

Nhiều trình xem ẩn công cụ chú thích, giới hạn quyền hoặc hoàn toàn không hỗ trợ tô sáng. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tô sáng chữ trong PDF bằng Smallpdf, cách xử lý tệp được quét hoặc bị khóa, và cần làm gì khi tính năng tô sáng không hoạt động ngay.

Đây là lựa chọn đơn giản nhất khi bạn muốn tô sáng PDF trên mọi thiết bị, trong bất kỳ trình duyệt hiện đại nào.

Bước 1: Mở Smallpdf PDF Annotator

• Truy cập PDF Annotator.

• Tải tệp PDF lên từ thiết bị của bạn, Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive.

Bước 2: Chọn công cụ tô sáng

• Trong thanh công cụ, chọn “Highlight.”

• Chọn màu tô sáng.

• Điều chỉnh độ mờ nếu bạn muốn phần tô sáng nhạt hơn trên những trang có mật độ nội dung cao.

Bước 3: Tô sáng văn bản

• Nhấp và kéo qua đoạn văn bản bạn muốn đánh dấu.

• Lặp lại thao tác này với từng phần bạn muốn giữ lại.

Bước 4: Xuất tệp PDF đã tô sáng

• Nhấp vào “Finish.”

• Tải xuống tệp PDF đã cập nhật với các phần tô sáng được lưu nguyên vị trí.

Không phải tệp PDF nào cũng hoạt động giống nhau. Smallpdf hỗ trợ trong cả hai tình huống phổ biến này.

Tô sáng văn bản có thể chọn

Nếu bạn có thể chọn văn bản trong tệp PDF, phần tô sáng sẽ bám gọn vào dòng chữ. Cách này trông gọn gàng hơn với hợp đồng, báo cáo và sách.

Tô sáng trên các trang đã quét

Nếu tệp PDF của bạn là bản quét, văn bản thực chất là hình ảnh. Trong trường hợp đó, bạn vẫn có thể tô sáng trực quan bằng cách kéo qua khu vực muốn đánh dấu. Nếu bạn cũng cần văn bản có thể chọn, hãy dùng OCR (chúng tôi sẽ nói rõ hơn ở phần dưới).

Nếu bạn cần tô sáng PDF ngoại tuyến, các tùy chọn tích hợp sẵn này hoạt động tốt cho những lần xem lại nhanh.

Tô sáng PDF trên Mac bằng Preview

• Mở tệp PDF trong Preview.

• Chọn “View” > “Show Markup Toolbar.”

• Chọn tùy chọn “Highlight”.

• Kéo qua văn bản.

• Lưu tệp bằng “File” > “Save.”

Tô sáng PDF trên Windows bằng Microsoft Edge

• Mở tệp PDF trong Microsoft Edge.

• Tìm công cụ tô sáng hoặc vẽ trên thanh công cụ PDF.

• Chọn “Highlight” và chọn một màu.

• Kéo qua văn bản để tô sáng.

• Lưu bằng Ctrl + S.

Nếu Edge không hiển thị các tùy chọn đánh dấu, hãy thử cập nhật Edge hoặc mở tệp bằng một trình đọc PDF khác. Để có kết quả nhất quán trên nhiều thiết bị, Smallpdf PDF Annotator là lựa chọn mượt mà hơn.

Bạn có hai cách rất phù hợp trên thiết bị di động.

Tùy chọn 1: Dùng Smallpdf trong trình duyệt di động của bạn

• Mở PDF Annotator trong trình duyệt trên điện thoại của bạn.

• Tải tệp PDF lên.

• Chọn “Highlight” và kéo qua văn bản.

• Xuất và tải xuống.

Tùy chọn 2: Dùng ứng dụng di động Smallpdf

Nếu bạn thường xuyên tô sáng PDF trên điện thoại, thì ứng dụng di động Smallpdf có thể mang lại cảm giác nhanh hơn cho các tác vụ lặp lại.

• Tải tệp của bạn lên.

• Chọn “Annotate.”

• Sử dụng các tùy chọn tô sáng và chú thích.

• Xuất tệp PDF đã cập nhật.

Nếu bạn tô sáng nhầm màu, bạn không cần làm lại cả trang.

Trong Smallpdf PDF Annotator:

• Mở tệp PDF của bạn.

• Nhấp vào vùng đã tô sáng.

• Cập nhật màu sắc và độ mờ trong các tùy chọn định dạng.

• Xuất lại để lưu thay đổi.

Gợi ý màu giúp nội dung vẫn dễ đọc: Màu vàng cho các ý chính, màu xanh dương cho phần tham chiếu, màu xanh lá cho các đầu việc cần làm và màu đỏ cho các chỉnh sửa khẩn cấp.

Việc chỉnh lại chú thích lộn xộn là chuyện bình thường, nhất là trong các vòng xem lại. Trong Smallpdf PDF Annotator:

• Mở tệp PDF.

• Chọn phần tô sáng bạn muốn xóa.

• Xóa phần đó.

• Xuất để lưu phiên bản gọn gàng.

Với PDF Annotator, bạn có thể xóa phần tô sáng và các chú thích được thêm bằng phần mềm PDF khác, hoặc thậm chí thay đổi màu tô sáng trong tệp PDF nếu bạn muốn điều chỉnh chúng thay vì xóa.

Nếu bạn đang xóa phần tô sáng, hãy xóa từng phần để tránh vô tình xóa mất nội dung quan trọng.

Hầu hết trình xem PDF đều tự động in phần tô sáng, nhưng bạn nên kiểm tra một cài đặt trước khi lãng phí giấy.

• Mở tệp PDF đã tô sáng.

• Chọn “File” > “Print” (hoặc nhấn Ctrl + P / Command + P).

• Trong tùy chọn in, hãy tìm cài đặt bao gồm chú thích hoặc đánh dấu.

• Xem trước đầu ra bản in.

• In hoặc lưu thành tệp PDF mới.

Nếu bạn gửi tệp dưới dạng kỹ thuật số, việc xuất từ Smallpdf sẽ giữ phần tô sáng được nhúng sẵn để người nhận nhìn thấy cùng một chú thích.

Khi không tô sáng được, thường là do một trong những tình huống sau.

1. Tệp PDF là bản quét

Tệp PDF được quét là hình ảnh chứ không phải văn bản. Việc tô sáng vẫn hoạt động về mặt trực quan, nhưng tính năng tô sáng dựa trên văn bản có thể không hoạt động như mong đợi. Cách khắc phục:

• Dùng tính năng tô sáng trực quan trong PDF Annotator.

• Hãy chạy OCR trước nếu bạn cần văn bản có thể chọn.

2. Tệp PDF có hạn chế sao chép hoặc chỉnh sửa

Một số tệp PDF chặn việc đánh dấu. Bạn có thể thấy các công cụ chú thích bị vô hiệu hóa. Cách khắc phục:

• Nếu bạn có quyền, hãy mở khóa tệp trước.

• Sau đó tô sáng và xuất tệp.

3. Tệp PDF mở trong trình xem không hỗ trợ chú thích

Một số trình xem có thể hiển thị tệp PDF nhưng không hỗ trợ chú thích tốt. Cách khắc phục:

• Tải tệp PDF lên Smallpdf PDF Annotator và tô sáng ngay trong trình duyệt của bạn.

Nếu mục tiêu của bạn là tô sáng, sao chép văn bản và tìm kiếm trong tài liệu, OCR là nâng cấp giúp các bản quét hoạt động như văn bản thật.

Đây là quy trình thực hiện:

• Chạy OCR trên tệp PDF đã quét (OCR là tính năng Pro, có sẵn trong bản dùng thử miễn phí).

• Mở tệp PDF đã được xử lý bằng OCR trong PDF Annotator.

• Tô sáng văn bản như bình thường rồi xuất tệp.

Đây là cách phù hợp nhất cho sách giáo khoa, hóa đơn, biểu mẫu in và các tài liệu cũ đã được quét bằng máy in.

Tô sáng rất hữu ích để làm nổi bật nội dung. Đôi khi, bạn cũng cần chỉnh sửa thêm.

Với Smallpdf PDF Annotator, bạn còn có thể:

• Gạch chân hoặc gạch ngang các dòng quan trọng.

• Vẽ hình để làm nổi bật các khu vực.

• Thêm mũi tên

Nếu quy trình của bạn có các vòng xem lại, việc kết hợp phần tô sáng với ghi chú ngắn sẽ giúp giảm bớt trao đổi qua lại về sau.

Nếu bạn thường xuyên đổi thiết bị, Smallpdf sẽ giúp trải nghiệm luôn nhất quán.

• Chỉ tô sáng lượng văn bản tối thiểu bạn cần. Tô sáng quá nhiều sẽ khiến việc xem lại khó hơn.

• Chỉ nên dùng tối đa từ hai đến bốn màu. Quá nhiều màu sẽ làm chậm việc ra quyết định.

• Nếu tệp PDF là bản quét, hãy chạy OCR trước khi độ chính xác là yếu tố quan trọng.

• Hãy xuất tệp thường xuyên trong những phiên xem lại dài để không bị mất nội dung nào.

Nếu bạn muốn cách nhanh nhất để đánh dấu PDF, Smallpdf PDF Annotator giúp bạn tô sáng, chọn màu và xuất tệp trong một quy trình mượt mà. Và ngay cả khi tệp là bản quét hoặc bị hạn chế, bạn vẫn có những cách rõ ràng để xử lý và hoàn thành công việc.