如何在線上標示 PDF 檔案

想快速在 PDF 上畫重點嗎？標示重點能讓審閱更清楚、回饋更容易跟上，也讓檔案更好分享。

不過，這裡有個常見問題。PDF 之所以無所不在，是因為它能保留格式，且幾乎能在任何裝置上穩定開啟。這種一致性很適合分享，但當您想審閱或加上標註時，也可能讓 PDF 感覺像是只能閱讀、不能修改。

許多檢視器會把註解工具藏起來、限制權限，甚至根本不支援畫重點。下面我們會帶您了解如何使用 Smallpdf 在 PDF 上畫重點、如何處理掃描檔或受限制的檔案，以及遇到無法立即標示時該怎麼辦。

如果您想找一個能在任何裝置、任何現代瀏覽器上使用的 PDF 畫重點方式，這是最簡單的選擇。

步驟 1：開啟 Smallpdf PDF Annotator

• 前往 PDF Annotator.

• 從您的裝置、Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 上傳 PDF。

步驟 2：選擇螢光筆

• 在工具列中選擇「Highlight」。

• 選擇您想要的標示顏色。

• 如果頁面內容較密集，可調整不透明度，讓標示看起來淡一些。

步驟 3：標示文字重點

• 點擊並拖曳您想標記的文字。

• 想保留的每個段落都可重複這個步驟。

步驟 4：匯出已標示的 PDF

• 點擊「Finish」。

• 下載已更新的 PDF，標示會保留在原本的位置。

不是所有 PDF 的表現都一樣。Smallpdf 能協助處理這兩種常見情況。

標示可選取的文字

如果您能在 PDF 中選取文字，標示就會整齊貼齊文字行。這對合約、報告和書籍來說看起來會更乾淨。

在掃描頁面上方進行標示

如果您的 PDF 是掃描檔，裡面的文字其實是影像。這種情況下，您仍可直接拖曳要標記的區域來做視覺標示。若您也需要可選取的文字，就需要使用 OCR（下方會再說明）。

如果您需要離線在 PDF 上畫重點，這些內建選項很適合快速審閱。

在 Mac 上使用「預覽」標示 PDF

• 用「預覽」開啟 PDF。

• 選擇「View」 > 「Show Markup Toolbar」。

• 選擇「Highlight」選項。

• 在文字上拖曳。

• 選擇「File」 > 「Save」儲存檔案。

在 Windows 上使用 Microsoft Edge 標示 PDF

• 在 Microsoft Edge 中開啟 PDF。

• 在 PDF 工具列中尋找標示或繪圖控制項。

• 選擇「Highlight」並挑選顏色。

• 在文字上拖曳即可標示。

• 按 Ctrl + S 儲存。

如果 Edge 沒有顯示標記選項，請嘗試更新 Edge，或改用其他 PDF 閱讀器開啟檔案。若您想在不同裝置上都得到一致結果，Smallpdf PDF Annotator 會是更順手的選擇。

在行動裝置上，您有兩種實用的做法。

選項 1：在行動瀏覽器中使用 Smallpdf

• 在手機瀏覽器中開啟 PDF Annotator。

• 上傳 PDF。

• 選擇「Highlight」並在文字上拖曳。

• 匯出並下載。

選項 2：使用 Smallpdf 行動應用程式

如果您常常在手機上標示 PDF， Smallpdf 行動應用程式 會讓重複性工作感覺更快。

• 上傳您的檔案。

• 選擇「Annotate」。

• 使用標示與標記選項。

• 匯出更新後的 PDF。

如果您用了錯誤的標示顏色，不需要整頁重來。

在 Smallpdf PDF Annotator 中：

• 開啟 PDF。

• 點一下已標示的區域。

• 從格式選項調整顏色與不透明度。

• 再次匯出以儲存變更。

兼顧醒目與可讀性的配色建議： 黃色用於重點、藍色用於參考資料、綠色用於待辦事項，紅色則用於需要立即修正的內容。

標記太亂需要整理很正常，尤其是在多輪審閱期間。在 Smallpdf PDF Annotator 中：

• 開啟 PDF。

• 選取您想移除的標示。

• 將它刪除。

• 匯出以儲存整理後的版本。

透過 PDF Annotator， 您可以移除標示 和其他 PDF 軟體加入的註解，若您想改成調整，也可以直接變更 PDF 中的標示顏色。

如果您要移除標示，建議一段一段處理，以免不小心刪掉重要內容。

大多數 PDF 檢視器都會自動列印標示，但在浪費紙張之前，還是值得先確認一個設定。

• 開啟已標示的 PDF。

• 前往「File」 > 「Print」（或按 Ctrl + P / Command + P）。

• 在列印選項中，尋找包含註解或標記的設定。

• 預覽列印輸出。

• 列印，或另存成新的 PDF。

如果您是以數位方式傳送檔案，從 Smallpdf 匯出可保留嵌入的標示，讓收件者看到相同的標記。

當標示失敗時，通常是以下幾種情況之一。

1. PDF 是掃描檔

掃描型 PDF 是影像，不是文字。雖然仍可做視覺標示，但以文字為基礎的標示可能無法如預期運作。解決方法：

• 請在 PDF Annotator 中使用視覺標示。

• 如果您需要可選取的文字，請先執行 OCR.

2. PDF 設有複製或編輯限制

有些 PDF 會封鎖標記功能。您可能會看到註解控制項被停用。解決方法：

• 如果您有權限， 先解鎖檔案 。

• 接著再標示並匯出。

3. PDF 是在不支援標記的檢視器中開啟

有些檢視器可以顯示 PDF，但對註解的支援不佳。解決方法：

• 將 PDF 上傳到 Smallpdf PDF Annotator，直接在瀏覽器中標示。

如果您的目標是標示、複製文字並搜尋檔案內容，OCR 就是讓掃描檔像真正文字一樣運作的升級方式。

操作流程如下：

• 先對掃描的 PDF 執行 OCR（OCR 是 Pro 功能，可透過免費試用使用）。

• 在 PDF Annotator 中開啟經 OCR 處理後的 PDF。

• 像平常一樣標示文字，然後匯出。

這是處理教科書、發票、列印表單，以及以印表機掃描的舊檔案時的最佳做法。

標示很適合指出重點，但有時您也需要進一步修正。

透過 Smallpdf PDF Annotator，您也可以：

• 加上底線 或 劃掉重要內容.

• 畫出圖形來標出特定區域。

• 加入箭頭

如果您的流程包含多輪審閱，將標示搭配簡短備註，能減少後續來回確認的時間。

如果您常常切換裝置，Smallpdf 能讓整體體驗維持一致。

• 只標示真正需要的最少文字。標太多反而會讓審閱更困難。

• 顏色最多用兩到四種即可。顏色太多會拖慢判斷。

• 如果 PDF 是掃描檔，在重視準確性時，請先執行 OCR。

• 在較長的審閱過程中，請常常匯出，避免任何內容遺失。

如果您想用最快方式標註 PDF，Smallpdf PDF Annotator 能讓您在同一個流暢流程中完成標示、選色與匯出。即使檔案是掃描檔或受限制，您也還是有清楚的處理方式，能順利完成工作。