Jak wyróżniać tekst w dokumentach PDF online

Chcesz szybko wyróżnić kluczowe fragmenty w pliku PDF? Wyróżnianie sprawia, że przegląd jest czytelniejszy, uwagi łatwiej śledzić, a dokumenty prościej udostępniać.

Ale jest pewien problem. Pliki PDF są wszędzie, bo zachowują formatowanie i otwierają się niezawodnie na niemal każdym urządzeniu. Ta spójność świetnie sprawdza się przy udostępnianiu, ale gdy chcesz coś przejrzeć lub oznaczyć, PDF może sprawiać wrażenie formatu tylko do odczytu.

Wiele przeglądarek ukrywa narzędzia do adnotacji, ogranicza uprawnienia albo w ogóle nie obsługuje wyróżniania. Poniżej pokażemy Ci, jak wyróżnić tekst w PDF za pomocą Smallpdf, jak poradzić sobie ze skanami i zablokowanymi plikami oraz co zrobić, gdy wyróżnianie nie działa od razu.

To najprostsza opcja, jeśli chcesz wyróżniać tekst w PDF na dowolnym urządzeniu i w każdej nowoczesnej przeglądarce.

Krok 1: Otwórz Smallpdf PDF Annotator

• Przejdź do PDF Annotator.

• Prześlij plik PDF ze swojego urządzenia, z Google Drive, Dropboxa lub OneDrive.

Krok 2: Wybierz narzędzie do wyróżniania

• Na pasku narzędzi wybierz opcję „Highlight”.

• Wybierz kolor wyróżnienia.

• Dostosuj krycie, jeśli chcesz uzyskać jaśniejsze wyróżnienia na gęsto zapisanych stronach.

Krok 3: Wyróżnij tekst

• Kliknij i przeciągnij kursorem po tekście, który chcesz oznaczyć.

• Powtórz to dla każdej sekcji, którą chcesz zachować.

Krok 4: Wyeksportuj wyróżniony plik PDF

• Kliknij „Finish”.

• Pobierz zaktualizowany plik PDF z zapisanymi wyróżnieniami.

Nie wszystkie pliki PDF działają tak samo. Smallpdf pomaga w obu typowych sytuacjach.

Wyróżnianie tekstu, który można zaznaczyć

Jeśli możesz zaznaczyć tekst w pliku PDF, wyróżnienie dobrze dopasuje się do linii tekstu. Dzięki temu wygląda to czyściej w przypadku umów, raportów i książek.

Wyróżnianie na zeskanowanych stronach

Jeśli Twój plik PDF jest skanem, tekst jest w rzeczywistości obrazem. W takim przypadku nadal możesz wyróżniać wizualnie, przeciągając kursor nad obszarem, który chcesz oznaczyć. Jeśli potrzebujesz też tekstu, który można zaznaczyć, przyda Ci się OCR (więcej o tym poniżej).

Jeśli chcesz wyróżnić tekst w PDF offline, te wbudowane opcje dobrze sprawdzą się przy szybkich przeglądach.

Wyróżnianie tekstu w pliku PDF na Macu za pomocą aplikacji „Podgląd”

• Otwórz plik PDF w programie „Podgląd”.

• Wybierz „Widok” > „Pokaż pasek narzędzi oznaczeń”.

• Wybierz opcję „Highlight”.

• Przeciągnij kursorem po tekście.

• Zapisz plik, wybierając „Plik” > „Zapisz”.

Wyróżnianie tekstu w pliku PDF w systemie Windows za pomocą Microsoft Edge

• Otwórz plik PDF w Microsoft Edge.

• Poszukaj opcji wyróżniania lub rysowania na pasku narzędzi PDF.

• Wybierz opcję „Highlight” i kolor.

• Przeciągnij kursorem po tekście, aby go wyróżnić.

• Zapisz za pomocą skrótu Ctrl + S.

Jeśli Edge nie pokazuje opcji oznaczania, spróbuj zaktualizować przeglądarkę lub otworzyć plik w innym czytniku PDF. Jeśli zależy Ci na spójnych efektach na różnych urządzeniach, wygodniejszą opcją będzie Smallpdf PDF Annotator.

Na urządzeniach mobilnych masz dwie sprawdzone opcje.

Opcja 1: Użyj Smallpdf w przeglądarce mobilnej

• Otwórz PDF Annotator w przeglądarce telefonu.

• Prześlij plik PDF.

• Wybierz opcję „Highlight” i przeciągnij kursorem po tekście.

• Wyeksportuj i pobierz.

Opcja 2: Użyj aplikacji mobilnej Smallpdf

Jeśli często wyróżniasz tekst w plikach PDF na telefonie, aplikacja mobilna Smallpdf może być szybsza przy powtarzalnych zadaniach.

• Prześlij swój plik.

• Wybierz opcję „Annotate”.

• Skorzystaj z opcji wyróżniania i adnotacji.

• Wyeksportuj zaktualizowany plik PDF.

Jeśli wyróżniłeś coś niewłaściwym kolorem, nie musisz robić całej strony od nowa.

W Smallpdf PDF Annotator:

• Otwórz plik PDF.

• Kliknij wyróżniony obszar.

• Zmień kolor i krycie w opcjach formatowania.

• Wyeksportuj ponownie, aby zapisać zmianę.

Pomysł na kolory, które pozostają czytelne: Żółty dla kluczowych punktów, niebieski dla odniesień, zielony dla zadań do wykonania, a czerwony dla pilnych poprawek.

Poprawianie bałaganu w adnotacjach to normalna rzecz, zwłaszcza podczas kolejnych rund przeglądu. W Smallpdf PDF Annotator:

• Otwórz plik PDF.

• Wybierz wyróżnienie, które chcesz usunąć.

• Usuń je.

• Wyeksportuj plik, aby zapisać czystą wersję.

Dzięki PDF Annotator możesz usuwać wyróżnienia oraz adnotacje dodane w innym oprogramowaniu PDF, a nawet zmienić kolor wyróżnienia w pliku PDF, jeśli wolisz je dostosować.

Jeśli usuwasz wyróżnienia, rób to sekcja po sekcji, żeby przypadkiem nie skasować czegoś ważnego.

Większość przeglądarek PDF drukuje wyróżnienia automatycznie, ale warto sprawdzić jedno ustawienie, zanim zmarnujesz papier.

• Otwórz wyróżniony plik PDF.

• Przejdź do „Plik” > „Drukuj” (lub naciśnij Ctrl + P / Command + P).

• W opcjach drukowania poszukaj ustawienia uwzględniającego adnotacje lub oznaczenia.

• Sprawdź podgląd wydruku.

• Wydrukuj lub zapisz jako nowy plik PDF.

Jeśli wysyłasz plik cyfrowo, eksport z Smallpdf zachowa osadzone wyróżnienia, dzięki czemu odbiorcy zobaczą te same oznaczenia.

Gdy wyróżnianie nie działa, zwykle chodzi o jedną z tych sytuacji.

1. Plik PDF jest skanem

Zeskanowane pliki PDF to obrazy, a nie tekst. Wyróżnianie nadal działa wizualnie, ale wyróżnianie oparte na tekście może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Rozwiązanie:

• Użyj wyróżniania wizualnego w PDF Annotator.

• Jeśli potrzebujesz tekstu, który można zaznaczyć, najpierw uruchom OCR.

2. Plik PDF ma ograniczenia kopiowania lub edycji

Niektóre pliki PDF blokują oznaczenia. Opcje adnotacji mogą być wyłączone. Rozwiązanie:

• Jeśli masz uprawnienia, najpierw odblokuj plik .

• Następnie wyróżnij tekst i wyeksportuj plik.

3. Plik PDF otwiera się w przeglądarce, która nie obsługuje oznaczeń

Niektóre przeglądarki wyświetlają pliki PDF, ale słabo obsługują adnotacje. Rozwiązanie:

• Prześlij plik PDF do Smallpdf PDF Annotator i wyróżnij tekst w przeglądarce.

Jeśli chcesz wyróżniać tekst, kopiować go i przeszukiwać dokument, OCR sprawi, że skany będą działać jak prawdziwy tekst.

Oto cały proces:

• Uruchom OCR na zeskanowanym pliku PDF (OCR to funkcja Pro dostępna w ramach bezpłatnego okresu próbnego).

• Otwórz plik PDF przetworzony przez OCR w PDF Annotator.

• Wyróżnij tekst jak zwykle i wyeksportuj plik.

To najlepsza opcja dla podręczników, faktur, drukowanych formularzy i starszych dokumentów zeskanowanych na drukarce.

Wyróżnianie świetnie nadaje się do zwracania uwagi na ważne fragmenty. Czasem trzeba też coś poprawić.

Dzięki Smallpdf PDF Annotator możesz też:

• Podkreślać lub przekreślać ważne wiersze.

• Rysować kształty, aby wskazać konkretne obszary.

• Dodawać strzałki

Jeśli w Twojej pracy są cykle przeglądu, łączenie wyróżnień z krótkimi notatkami ogranicza późniejsze poprawki i wyjaśnienia.

Jeśli często zmieniasz urządzenia, Smallpdf zapewnia spójne działanie.

• Wyróżniaj tylko minimum potrzebnego tekstu. Zbyt wiele oznaczeń utrudnia przegląd.

• Używaj maksymalnie od dwóch do czterech kolorów. Zbyt wiele kolorów spowalnia podejmowanie decyzji.

• Jeśli plik PDF jest skanem, najpierw uruchom OCR, gdy liczy się dokładność.

• Podczas dłuższych sesji przeglądu często eksportuj plik, żeby nic nie zginęło.

Jeśli chcesz najszybciej oznaczyć plik PDF, Smallpdf PDF Annotator daje Ci wyróżnianie, kolory i eksport w jednym płynnym procesie. A jeśli plik jest zeskanowany albo ma ograniczenia, nadal masz jasną drogę, by to naprawić i dokończyć zadanie.