Як виділяти текст у PDF-документах онлайн

Потрібно швидко виділити ключові рядки в PDF? Виділення робить перевірку зрозумілішою, зауваження — простішими для сприйняття, а документи — зручнішими для поширення.

Але є одна складність. PDF усюди, бо вони зберігають форматування й коректно відкриваються майже на будь-якому пристрої. Це зручно для поширення, але через це PDF можуть здаватися файлами лише для читання, коли тобі потрібно щось переглянути або розмітити.

У багатьох програмах для перегляду інструменти анотацій приховані, дозволи обмежені або виділення взагалі не підтримується. Нижче ми покажемо, як виділити текст у PDF за допомогою Smallpdf, як працювати зі сканованими чи заблокованими файлами і що робити, якщо виділення не спрацьовує одразу.

Це найпростіший варіант, якщо тобі потрібно виділення в PDF, яке працює на будь-якому пристрої та в будь-якому сучасному браузері.

Крок 1: Відкрий Smallpdf PDF Annotator

• Перейди до PDF Annotator.

• Завантаж свій PDF зі свого пристрою, Google Drive, Dropbox або OneDrive.

Крок 2: Вибери інструмент виділення

• На панелі інструментів вибери «Виділити».

• Обери колір виділення.

• Налаштуй непрозорість, якщо хочеш світліше виділення для сторінок із щільним текстом.

Крок 3: Виділи текст

• Клацни й проведи курсором по тексту, який хочеш позначити.

• Повтори це для кожного фрагмента, який хочеш зберегти.

Крок 4: Експортуй PDF із виділеним текстом

• Натисни «Готово».

• Завантаж оновлений PDF зі збереженими виділеннями.

Не всі PDF поводяться однаково. Smallpdf допомагає в обох типових сценаріях.

Виділення тексту, який можна вибрати

Якщо в PDF можна вибрати текст, виділення акуратно прив’язується до рядка. Це виглядає охайніше в контрактах, звітах і книгах.

Виділення поверх відсканованих сторінок

Якщо твій PDF — це скан, текст у ньому насправді є зображенням. У такому разі ти все одно можеш візуально виділити потрібну ділянку, провівши по ній курсором. Якщо тобі також потрібен текст, який можна вибирати, знадобиться OCR (детальніше про це нижче).

Якщо тобі потрібно виділити PDF офлайн, ці вбудовані варіанти добре підійдуть для швидкої перевірки.

Як виділити PDF на Mac за допомогою Preview

• Відкрий PDF у Preview.

• Вибери «View» > «Show Markup Toolbar.»

• Вибери опцію «Виділити».

• Проведи курсором по тексту.

• Збережи файл через «File» > «Save.»

Як виділити PDF у Windows за допомогою Microsoft Edge

• Відкрий PDF у Microsoft Edge.

• Знайди інструменти виділення або малювання на панелі PDF.

• Вибери «Виділити» й обери колір.

• Проведи по тексту, щоб виділити його.

• Збережи за допомогою Ctrl + S.

Якщо в Edge не видно параметрів розмітки, спробуй оновити браузер або відкрити файл в іншій програмі для читання PDF. Якщо потрібен однаковий результат на різних пристроях, зручнішим варіантом буде Smallpdf PDF Annotator.

На мобільному є два зручні варіанти.

Варіант 1: Використовуй Smallpdf у мобільному браузері

• Відкрий PDF Annotator у браузері телефона.

• Завантаж PDF.

• Вибери «Виділити» і проведи по тексту.

• Експортуй і завантаж.

Варіант 2: Використовуй мобільний застосунок Smallpdf

Якщо ти часто виділяєш PDF на телефоні, то мобільний застосунок Smallpdf може бути швидшим для повторюваних завдань.

• Завантаж свій файл.

• Вибери «Анотувати».

• Використовуй параметри виділення та розмітки.

• Експортуй оновлений PDF.

Якщо ти виділив щось не тим кольором, не потрібно переробляти всю сторінку.

У Smallpdf PDF Annotator:

• Відкрий свій PDF.

• Клацни виділену ділянку.

• Зміни колір і непрозорість у параметрах форматування.

• Експортуй ще раз, щоб зберегти зміну.

Ідея кольорів, за якої все залишається читабельним: Жовтий — для ключових моментів, синій — для посилань, зелений — для пунктів дій, а червоний — для термінових виправлень.

Виправляти неакуратну розмітку — це нормально, особливо під час етапів перевірки. У Smallpdf PDF Annotator:

• Відкрий PDF.

• Вибери виділення, яке хочеш прибрати.

• Видали його.

• Експортуй файл, щоб зберегти чисту версію.

За допомогою PDF Annotator, ти можеш видалити виділення та анотації, додані в іншому PDF-редакторі, або навіть змінити колір виділення в PDF, якщо тобі зручніше не видаляти, а налаштувати їх.

Якщо прибираєш виділення, роби це по розділах, щоб випадково не видалити щось важливе.

Більшість програм для перегляду PDF друкують виділення автоматично, але перед тим як витрачати папір, варто перевірити одне налаштування.

• Відкрий PDF із виділеним текстом.

• Перейди до «File» > «Print» (або натисни Ctrl + P / Command + P).

• У параметрах друку знайди налаштування, яке включає анотації або розмітку.

• Переглянь попередній результат друку.

• Роздрукуй або збережи як новий PDF.

Якщо надсилаєш файл у цифровому форматі, експорт із Smallpdf збереже виділення вбудованими, тож отримувачі бачитимуть ту саму розмітку.

Коли виділення не працює, зазвичай причина одна з цих.

1. PDF — це скан

Відскановані PDF — це зображення, а не текст. Візуальне виділення все одно працює, але текстове виділення може поводитися не так, як очікується. Рішення:

• Використовуй візуальне виділення в PDF Annotator.

• Спочатку запусти OCR, якщо тобі потрібен текст, який можна вибрати.

2. У PDF є обмеження на копіювання або редагування

Деякі PDF блокують розмітку. Ти можеш побачити вимкнені елементи керування анотаціями. Рішення:

• Якщо в тебе є дозвіл, спершу розблокуй файл .

• Потім виділи текст і експортуй файл.

3. PDF відкривається в переглядачі, який не підтримує розмітку

Деякі переглядачі показують PDF, але погано підтримують анотації. Рішення:

• Завантаж PDF у Smallpdf PDF Annotator і виділи текст у браузері.

Якщо тобі потрібно виділити, скопіювати текст і шукати в документі, OCR допоможе сканам поводитися як зі звичайним текстом.

Ось як це працює:

• Запусти OCR для відсканованого PDF (OCR — це функція Pro, доступна в безкоштовній пробній версії).

• Відкрий PDF, оброблений за допомогою OCR, у PDF Annotator.

• Виділи текст як зазвичай і експортуй.

Це найкращий варіант для підручників, рахунків-фактур, друкованих форм і старих документів, відсканованих на принтері.

Виділення чудово допомагає звернути увагу на важливе. Іноді ще потрібно й виправити документ.

За допомогою Smallpdf PDF Annotator ти також можеш:

• Підкреслювати або закреслювати важливі рядки.

• Малювати фігури, щоб позначати потрібні ділянки.

• Додавати стрілки

Якщо у твоєму процесі є етапи перевірки, поєднання виділень із короткими примітками зменшує зайві уточнення пізніше.

Якщо ти часто переходиш між пристроями, Smallpdf забезпечує стабільний досвід користування.

• Виділяй лише мінімум тексту, який тобі потрібен. Надмірне виділення ускладнює перевірку.

• Використовуй максимум два-чотири кольори. Забагато кольорів уповільнює ухвалення рішень.

• Якщо PDF — це скан, спочатку запусти OCR, коли важлива точність.

• Під час довших сеансів перевірки регулярно експортуй файл, щоб нічого не загубилося.

Якщо тобі потрібен найшвидший спосіб розмітити PDF, Smallpdf PDF Annotator дає змогу виділяти текст, працювати з кольорами та експортувати все в одному зручному процесі. А якщо файл відсканований або має обмеження, ти все одно матимеш зрозумілий спосіб усе виправити й завершити роботу.