Application de signature de documents en ligne

La plupart des gens veulent simplement un PDF signé à renvoyer, ou un moyen simple de recueillir des signatures sans relancer les e-mails.

Nous aborderons les deux cas. Nous commencerons par l’auto-signature (la plus rapide), puis nous verrons comment fonctionnent les demandes de signature via Sign.com (idéal pour les workflows à plusieurs signataires).

Smallpdf Signer un PDF prend également en charge les fichiers Word, Excel, PowerPoint et image en les convertissant d’abord en PDF.

Choisissez l’option qui correspond à ce que vous voulez faire, pour éviter de vous retrouver dans le mauvais parcours.

• Signez vous-même : Utilisez Smallpdf Signer un PDF pour ajouter votre signature ou vos initiales, puis télécharger le PDF signé.

• Demander des signatures à d’autres personnes : Utilisez Sign.com pour envoyer des demandes de signature, suivre l’avancement et obtenir une piste d’audit.

Si vous souhaitez commencer tout de suite, ouvrez Smallpdf Signer un PDF et importez votre document.

L’auto-signature est le cas d’usage le plus courant. Vous importez votre fichier, apposez votre signature, puis téléchargez un PDF signé.

Étape 1 : ouvrez l’outil Smallpdf Signer un PDF et importez votre fichier

Accédez à Signer un PDF, puis glissez-déposez votre PDF sur la page. Vous pouvez aussi cliquer sur « Choisir des fichiers » pour l’importer depuis votre appareil.

Si votre document est stocké dans le cloud, vous pouvez l’importer depuis Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Étape 2 : créez votre signature

Cliquez sur « Votre signature », puis choisissez comment vous souhaitez la créer. Vous pouvez la saisir, la dessiner ou importer une image de votre signature manuscrite.

Si vous signez sur un téléphone ou une tablette, dessiner avec votre doigt est souvent ce qui semble le plus naturel.

Étape 3 : apposez votre signature et terminez

Faites glisser votre signature au bon endroit, puis redimensionnez-la pour qu’elle corresponde à la ligne de signature. Si vous avez aussi besoin d’initiales, ajoutez-les de la même façon.

Quand tout vous semble correct, cliquez sur « Terminer » pour appliquer les modifications.

Étape 4 : téléchargez votre PDF signé ou enregistrez-le à nouveau dans le cloud

Cliquez sur « Télécharger » pour enregistrer le PDF signé sur votre appareil. Si vous avez importé le fichier depuis Drive, Dropbox ou OneDrive, vous pouvez enregistrer la version signée à nouveau dans votre stockage cloud pour tout garder au même endroit.

Les demandes de signature sont particulièrement utiles lorsque vous avez besoin qu’une ou plusieurs personnes signent et que vous voulez un suivi pour éviter les incertitudes.

Smallpdf prend cela en charge via Sign.com, conçu pour envoyer des demandes, gérer plusieurs signataires et conserver un historique clair des signatures.

Étape 1 : importez votre PDF dans Sign.com

Ouvrez Sign.com et importez votre document. Le service prend en charge les PDF et les formats courants comme DOC/DOCX, PNG et JPEG.

Étape 2 : ajoutez les signataires et placez les champs

Ajoutez chaque signataire, puis placez les champs dont il a besoin, comme la signature, les initiales, la date ou le texte. Cela permet de garder un PDF final propre et d’éviter les oublis.

Étape 3 : envoyez, suivez et téléchargez la copie finalisée

Une fois la demande envoyée, vous pouvez suivre son statut et télécharger la copie signée quand elle est finalisée. Sign.com est conçu pour les pistes d’audit et les enregistrements d’achèvement, ce qui est utile lorsque vous avez besoin d’une preuve de qui a signé et quand.

Si vous avez seulement besoin d’une auto-signature rapide, restez sur Smallpdf Signer un PDF. Si vous avez besoin de rappels, de suivi et d’une preuve formelle de finalisation, Sign.com est plus adapté.

Le PDF est le format le plus sûr pour signer et partager, car la mise en page reste cohérente sur tous les appareils.

Si votre fichier est au format Word, Excel, PowerPoint ou image, Smallpdf Signer un PDF le convertit automatiquement en PDF avant la signature. Vous obtenez ainsi un PDF signé dont la mise en page ne bougera pas quand quelqu’un l’ouvrira.

Si vous avez ensuite besoin d’une copie dans un autre format, convertissez le PDF signé avec le Convertisseur PDF Smallpdf.

La plupart des problèmes de signature viennent des restrictions de fichier, de la taille du fichier ou d’anomalies de mise en forme. Ces solutions couvrent les problèmes que nous voyons le plus souvent.

1. Si votre PDF est protégé par un mot de passe

Si le PDF ne s’ouvre pas complètement ou bloque la modification, supprimez le mot de passe d’abord (uniquement si vous en avez l’autorisation). Importez ensuite le fichier déverrouillé dans Signer un PDF.

2. Si le fichier est trop volumineux pour être importé facilement

Compresser PDF avant de signer, surtout s’il contient des scans haute résolution ou de grandes images. La compression peut aussi accélérer le chargement sur les connexions mobiles.

3. Si votre signature semble mal alignée après le téléchargement

Cela se produit généralement lorsque vous placez la signature en étant dézoommé.

Zoomez, alignez la signature sur la ligne de base, puis redimensionnez-la à partir d’une poignée d’angle pour qu’elle reste proportionnelle. Si le PDF est un scan avec une page de travers, redressez d’abord la page, puis signez.

4. Si vous avez besoin de plusieurs signatures sur un même document

Pour l’auto-signature, vous pouvez placer plusieurs signatures et initiales avant de terminer. Pour recueillir les signatures de plusieurs personnes, Sign.com est la meilleure option, puisqu’il est conçu pour plusieurs signataires et le suivi.

La signature concerne souvent des documents sensibles, donc il est utile de distinguer les aspects de sécurité selon le workflow.

Auto-signature dans Smallpdf Signer un PDF

Smallpdf sécurise les transferts de fichiers avec un chiffrement TLS et est certifié ISO/IEC 27001. Les fichiers sont généralement supprimés automatiquement après une heure, sauf si vous choisissez de les enregistrer sur votre compte.

Demander des signatures dans Sign.com

Sign.com est conçu pour les demandes de signature et comprend des enregistrements de signature axés sur la sécurité, notamment une gestion permettant de détecter les altérations et des messages sur la validité juridique alignés sur l’eIDAS pour son parcours de signature.

La validité juridique des signatures en ligne dépend de votre juridiction et du type de document. Il est donc judicieux de vérifier les exigences locales pour les accords à fort enjeu.

Si vous avez juste besoin de récupérer rapidement un PDF signé, Smallpdf Signer un PDF couvre tout le processus d’auto-signature en quelques minutes.

Quand vous avez besoin que d’autres personnes signent, passez le workflow sur Sign.com afin de pouvoir envoyer des demandes, suivre l’avancement et conserver un historique clair des signatures.