Comment enregistrer un document Word au format PDF sans commentaires

Lorsque vous envoyez un document pour révision, vous pouvez avoir besoin de deux versions différentes. L’une affiche tous les commentaires et les modifications suivies. L’autre est un PDF finalisé sans aucun commentaire.

Savoir passer d’un mode à l’autre dans Word permet de gagner du temps et d’éviter des erreurs gênantes, comme envoyer à un client toutes vos notes internes.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment enregistrer un document Word au format PDF sans commentaires, comment créer volontairement un PDF avec commentaires et comment notre Convertisseur PDF et notre outil d’annotation PDF vous aident à gérer ces deux versions.

Si vous avez simplement besoin d’une réponse rapide, suivez ces étapes dans Word avant la conversion.

Étape 1 : masquer les commentaires et les annotations

Vous pouvez gérer les commentaires depuis l’onglet « Révision ».

• Ouvrez votre document Word.

• Accédez à l’onglet « Révision ».

• Cliquez sur « Afficher les annotations » et désélectionnez « Commentaires » et « Suivi des modifications ».

• Assurez-vous que l’affichage est réglé sur « Annotations simples » ou « Aucune annotation ».

L’aperçu de la page correspond désormais à ce que vous voulez obtenir dans le PDF final.

Étape 2 : enregistrer ou imprimer au format PDF sans commentaires

Une fois les commentaires masqués, exportez le PDF.

• Allez dans « Fichier » > « Enregistrer sous » et choisissez « PDF », ou

• Allez dans « Fichier » > « Imprimer », choisissez « Microsoft Print to PDF », puis cliquez sur « Imprimer ».

Les annotations étant désactivées, le PDF que vous créez n’affichera ni les commentaires ni les modifications suivies.

Parfois, vous souhaitez avoir plus de contrôle qu’un simple bouton à activer. Cette section explique le processus plus en détail afin que vous puissiez tout vérifier.

Vérifier les paramètres des commentaires et des annotations

Commencez par vérifier que rien de ce que vous souhaitez masquer n’est visible.

• Passez en mode « Mise en page d’impression » pour voir la page telle qu’elle sera imprimée.

• Ouvrez l’onglet « Révision ».

• Dans « Suivi », choisissez « Aucune annotation » si vous souhaitez un affichage parfaitement épuré.

• Ouvrez « Afficher les annotations » et désélectionnez « Commentaires », « Insertions et suppressions » ainsi que tout autre élément que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans le PDF.

Prenez un moment pour parcourir le document. Si vous voyez encore des bulles ou des lignes rouges, ajustez de nouveau les paramètres jusqu’à ce que les pages paraissent définitives.

Enregistrer au format PDF sans commentaires

Enregistrer directement au format PDF est le moyen le plus simple de créer une copie propre.

• Allez dans « Fichier » > « Enregistrer sous ».

• Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le PDF.

• Dans le menu « Type », sélectionnez « PDF ».

• Donnez au fichier un nom clair, comme « Proposition_clean.pdf ».

• Cliquez sur « Enregistrer ».

Word utilise l’affichage actuel des annotations lorsqu’il crée le PDF. Si les commentaires sont masqués, le fichier exporté sera sans commentaires.

Parfois, vous préférez passer par l’option « Imprimer », notamment sur Windows et Mac. Le principe est le même : ce que vous voyez dans l’aperçu avant impression est ce qui se retrouve dans le PDF.

Imprimer un document Word en PDF sans commentaires

Pour obtenir un PDF propre en passant par l’impression :

• Ouvrez votre document dans Word.

• Vérifiez que les annotations sont masquées, comme expliqué plus haut.

• Allez dans « Fichier » > « Imprimer ».

• Sous Windows, sélectionnez « Microsoft Print to PDF » dans la liste des imprimantes.

• Sur Mac, cliquez sur le bouton « PDF » dans la boîte de dialogue d’impression et choisissez « Save as PDF ».

• Cliquez sur « Imprimer » ou « Enregistrer », puis choisissez un nom de fichier et un emplacement.

Le PDF correspondra à l’aperçu avant impression ; ainsi, les commentaires et les bulles ne seront pas inclus s’ils n’y sont pas visibles.

Imprimer un document Word en PDF avec commentaires

Parfois, vous souhaitez que les relecteurs voient les commentaires dans le PDF. Dans ce cas, réactivez-les avant d’imprimer.

• Accédez à l’onglet « Révision ».

• Réglez l’affichage sur « Toutes les annotations ».

• Ouvrez « Afficher les annotations » et assurez-vous que « Commentaires » et « Insertions et suppressions » sont cochés.

• Vérifiez la page pour confirmer que les bulles et les lignes d’annotation sont visibles.

• Allez dans « Fichier » > « Imprimer » et choisissez votre imprimante PDF, comme ci-dessus.

Le PDF obtenu inclura les bulles de commentaires sur le côté de la page ainsi que les modifications suivies.

Ces deux plateformes vous permettent d’imprimer au format PDF sans logiciel supplémentaire, à condition de savoir où chercher.

Imprimer un document Word en PDF sur Windows

Windows intègre une imprimante virtuelle appelée « Microsoft Print to PDF ».

• Ouvrez votre document Word.

• Appuyez sur « Ctrl + P » ou allez dans « Fichier » > « Imprimer ».

• Dans le menu déroulant des imprimantes, sélectionnez « Microsoft Print to PDF ».

• Ajustez les paramètres comme l’orientation ou la plage de pages si nécessaire.

• Cliquez sur « Imprimer », choisissez un dossier et nommez votre PDF.

Cela crée un fichier PDF sur votre ordinateur au lieu d’envoyer les pages vers une imprimante physique.

Imprimer un document Word en PDF sur Mac

Sur Mac, les options PDF sont intégrées à la boîte de dialogue d’impression.

• Ouvrez votre document Word.

• Appuyez sur « Cmd + P » ou allez dans « Fichier » > « Imprimer ».

• Dans le coin inférieur gauche de la fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton « PDF ».

• Choisissez « Save as PDF ».

• Saisissez un nom de fichier et choisissez un emplacement, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Le PDF respecte la mise en page et les paramètres d’annotation actuels dans Word.

Ces deux méthodes créent un PDF, mais elles fonctionnent un peu différemment.

Quand utiliser l’option « Enregistrer au format PDF »

L’option « Enregistrer au format PDF » est idéale lorsque :

• Vous souhaitez une exportation directe depuis Word avec un minimum d’étapes supplémentaires.

• Vous prévoyez de conserver la plupart des paramètres PDF par défaut de Word.

• Vous ajustez déjà les annotations dans la vue principale du document.

Quand utiliser l’option « Imprimer au format PDF »

L’impression au format PDF est préférable lorsque :

• Vous accordez de l’importance à la mise en page exacte à l’impression et aux sauts de page.

• Vous souhaitez définir des plages de pages, par exemple seulement quelques sections.

• Vous avez l’habitude de gérer les commentaires et les annotations depuis l’aperçu avant impression.

Dans les deux cas, mieux vaut considérer l’aperçu comme la dernière vérification. Si quelque chose n’y semble pas correct, corrigez-le avant de créer le PDF.

Si vous recevez un fichier DOCX mais que vous n’avez pas Word installé, vous pouvez quand même créer une version PDF propre.

Convertir un document Word en PDF en ligne

Notre fonctionnalité Word vers PDF fonctionne dans le navigateur, vous pouvez donc travailler depuis presque n’importe quel appareil.

• Ouvrez la page Word vers PDF.

  • Utilisez le convertisseur ci-dessous pour importer ou glisser-déposer votre fichier Word et le convertir en PDF dans votre navigateur.

• Glissez-déposez votre fichier .doc ou .docx, ou importez-le depuis Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

• Patientez pendant la conversion du document.

• Téléchargez le PDF ou enregistrez-le sur un espace de stockage cloud.

Même en suivant les bonnes étapes, il peut y avoir des ratés. Voici les problèmes les plus courants et des solutions pratiques.

« Microsoft Print to PDF » n’apparaît pas

Si vous ne voyez pas « Microsoft Print to PDF » sur Windows :

• Ouvrez « Paramètres » > « Applications » > « Fonctionnalités optionnelles ».

• Cliquez sur « Ajouter une fonctionnalité ».

• Recherchez « Microsoft Print to PDF » et installez-le.

• Redémarrez Word et vérifiez de nouveau la liste des imprimantes.

Vous pouvez toujours revenir à notre fonctionnalité Word vers PDF pendant que vous corrigez l’entrée d’imprimante.

L’imprimante ou le pilote PDF ne fonctionne pas

Si l’imprimante PDF apparaît mais échoue :

• Lancez l’utilitaire de résolution des problèmes d’imprimante Windows depuis « Paramètres » > « Update & Security » > « Troubleshoot ».

• Redémarrez le service « Spouleur d’impression » depuis « Services ».

• Vérifiez les mises à jour Windows et les mises à jour des pilotes dans le « Gestionnaire de périphériques ».

Si l’impression échoue toujours, enregistrer au format PDF depuis Word ou utiliser le convertisseur Word vers PDF de Smallpdf est généralement plus rapide que d’approfondir le débogage de problèmes système.

Les commentaires n’apparaissent pas dans le PDF

Si vous vous attendez à voir des commentaires et qu’ils n’apparaissent pas après la conversion :

• Vérifiez que Word est réglé sur « Toutes les annotations » dans l’onglet « Révision ».

• Assurez-vous que « Commentaires » est coché dans « Afficher les annotations ».

• Utilisez le mode « Mise en page d’impression », et non le mode « Brouillon », avant d’imprimer au format PDF.

Si les commentaires apparaissent dans l’aperçu avant impression mais pas dans le fichier obtenu, essayez l’option « Enregistrer au format PDF » plutôt que « Imprimer au format PDF », ou utilisez PDF Annotator pour ajouter des commentaires directement au PDF.

Le fichier PDF est trop volumineux

Les images volumineuses et les documents longs peuvent produire des PDF lourds. Pour garder une taille de fichier raisonnable :

• Compressez les images dans Word avant l’exportation.

• Limitez l’impression aux pages nécessaires lorsque vous n’avez besoin que d’une section.

• Passez le PDF final dans Compresser PDF pour le réduire sans perdre en lisibilité.

Cela aide avec les limites d’e-mail et accélère les envois vers les espaces de stockage partagés.

Une fois que vous savez comment enregistrer un document Word au format PDF sans commentaires, vous pouvez contrôler exactement ce que chacun voit à chaque étape d’un projet. Envoyez des PDF propres à vos clients, gardez les versions annotées pour votre équipe et passez de Word au PDF chaque fois que nécessaire.

Nous vous aidons à chaque étape. Convertissez des fichiers Word en PDF dans votre navigateur, compressez-les pour les partager plus vite et utilisez PDF Annotator ou eSign lorsque vous avez besoin de commentaires ou de signatures dans la version finale. Ainsi, vos PDF restent professionnels, lisibles et prêts pour toute personne qui les ouvre.