So kannst du eine digitale Signatur online erstellen

Musst du eine digitale Signatur online erstellen? Meistens kannst du dein PDF in wenigen Minuten direkt im Browser unterschreiben.

Eine digitale Signatur kann zwei Dinge bedeuten: 

1. Eine einfache elektronische Signatur (zum Beispiel, wenn du deinen Namen zeichnest oder eintippst) 

2. Eine fortgeschrittenere Signatur mit stärkerem Nachweis und besserer Nachverfolgung

Wir helfen dir bei beidem, ohne es unnötig kompliziert zu machen.

Du beginnst mit Smallpdf PDF unterschreiben für eine schnelle Unterschrift im Alltag. Wenn du danach Unterschriften anfordern, die Unterzeichnungsreihenfolge festlegen und den Fortschritt verfolgen musst, zeigen wir dir Sign.com.

Wenn du zusätzlich Signaturanfragen, Erinnerungen und Nachverfolgung brauchst, nutze Sign.com nachdem du die PDF-Datei vorbereitet hast.

Wenn du ein Dokument nur unterschreiben und zurücksenden musst, ist das die einfachste Option. Mit PDF unterschreiben kannst du deiner Datei mit wenigen Klicks eine elektronische Signatur hinzufügen.

Schritt 1: Lade dein PDF hoch

Öffne PDF unterschreiben, und lade dann dein Dokument hoch von:

• Deinem Gerät

• Google Drive

• Dropbox

Du kannst die Datei auch per Drag & Drop hineinziehen.

Nutze den Upload-Bereich unten, um deine Datei von deinem Gerät, Google Drive oder Dropbox hochzuladen, oder ziehe sie einfach per Drag & Drop hinein, um mit dem Unterschreiben zu beginnen

Schritt 2: Erstelle deine Signatur

Wähle die Option, die am besten dazu passt, wie du unterschreiben möchtest:

• Eintippen deines Namens für eine saubere, schnelle Signatur.

• Zeichnen deine Unterschrift mit einer Maus, einem Trackpad oder einem Touchscreen.

• Hochladen eines Bilds deiner Signatur, wenn du bereits eins hast.

Schritt 3: Platziere sie an der richtigen Stelle

Klicke, um ein Signaturfeld hinzuzufügen, und ziehe es dann an die gewünschte Position.

• Platziere sie oberhalb der Signaturzeile.

• Passe die Größe so an, dass sie zum Abstand im Dokument passt.

• Füge auf jeder Seite Initialen hinzu, wenn das Formular das verlangt.

Schritt 4: Abschließen und herunterladen

Sobald alles richtig aussieht, schließe den Signierschritt ab und lade das unterschriebene PDF herunter.

Damit hast du erfolgreich eine Unterschrift online erstellt und dein PDF unterschrieben. Für viele Dokumente im Alltag ist das genau das, was du brauchst.

Manchmal reicht einfach unterschreiben und zurücksenden nicht aus. Vielleicht musst du Unterschriften von Kund:innen, Lieferanten oder Teammitgliedern einholen und brauchst einen Nachweis darüber, was passiert ist.

Genau dafür Sign.com ist gedacht. Mit Sign.com kannst du:

• Signaturen von anderen anfordern

• Den Signaturstatus nachverfolgen

• Vorlagen verwenden

• Einen Prüfpfad zur Nachvollziehbarkeit führen

Schnelle Schritte zum Anfordern und Nachverfolgen von Signaturen

• Öffne Sign.com.

• Lade dein Dokument hoch.

• Füge Signaturfelder hinzu.

• Sende es an die Empfänger.

• Verfolge den Fortschritt, bis alles abgeschlossen ist.

Wenn du dasselbe Dokument an verschiedene Personen für jeweils eine eigene unterschriebene Kopie sendest, lade die Unterzeichner einzeln ein, damit jede Person ihre eigene Version ausfüllt.

Dieser Abschnitt klärt die häufigsten Missverständnisse.

Eine elektronische Signatur ist ein elektronisches Zeichen, das die Absicht zu unterschreiben zeigt. Das kann ein eingetippter Name, eine gezeichnete Unterschrift oder ein hochgeladenes Bild deiner Signatur sein.

Das ist üblich bei:

• HR-Formularen

• Einfachen Vereinbarungen

• Freigaben und internen Dokumenten

• Kundenfreigaben, die keine Zertifikatsvalidierung erfordern

An vielen Orten können elektronische Signaturen trotzdem rechtlich gültig sein. In den USA besagt der ESIGN Act, dass einer elektronischen Signatur im Allgemeinen die rechtliche Wirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden kann, weil sie elektronisch ist.

Digitale Signatur

Eine digitale Signatur verwendet Kryptografie und Zertifikate, um zwei Dinge nachzuweisen:

• Authentizität (wer unterschrieben hat)

• Integrität (die Datei wurde nach dem Unterzeichnen nicht verändert)

In Europa definiert eIDAS Anforderungen für eine fortgeschrittene elektronische Signatur, unter anderem die eindeutige Verknüpfung mit dem Unterzeichner, dessen Identifizierung und die Erkennung von Änderungen an den Daten nach dem Unterzeichnen.

In vielen Fällen ja, solange die Methode dem rechtlichen Standard in deiner Region und deinem Anwendungsfall entspricht.

• In den USA unterstützt der ESIGN Act die rechtliche Gültigkeit elektronischer Signaturen im Geschäftsverkehr und besagt, dass einer Signatur die rechtliche Wirkung nicht abgesprochen werden kann nur weil sie elektronisch ist.

• In der EU eIDAS legt Regeln für elektronische Signaturen fest und unterstützt ähnlich deren rechtliche Wirkung und Zulässigkeit als Beweismittel.

Wenn du etwas mit hoher Tragweite unterschreibst (zum Beispiel regulierte Finanzdokumente oder Gerichtseinreichungen), halte dich genau an die Anforderungen der anfordernden Stelle. Wenn du unsicher bist, hol dir rechtlichen Rat.

So läuft das bei der täglichen Arbeit mit PDFs normalerweise ab:

Du bist Freelancer und unterschreibst einen Kundenvertrag

Du musst ihn nur schnell unterschreiben und zurücksenden. Nutze Smallpdf PDF unterschreiben, lade das unterschriebene PDF herunter und sende es per E-Mail zurück.

Du bist im HR-Team und verschickst Angebotsbriefe

Du brauchst mehrere Unterzeichner, Erinnerungen und eine klare Aufzeichnung darüber, wer wann unterschrieben hat. Nutze Sign.com, damit du Signaturen anfordern und den Abschluss nachverfolgen kannst.

Du schließt einen Deal mit mehreren Beteiligten ab

Wenn das Dokument der Reihe nach mehrere Personen durchlaufen muss, verhindert ein Workflow mit Anfragen und Nachverfolgung Chaos. Sign.com passt hier besser.

Wenn du Verträge, Rechnungen oder HR-Dokumente unterschreibst, darf Datenschutz nicht vage bleiben. Hier ist die praktische Sicherheit, nach der Nutzer suchen.

Die Datenverarbeitung bei Smallpdf eSign erklärt, wie wir Folgendes verarbeiten:

• Den Inhalt der Dateien, die du hochlädst

• Signaturbezogene Daten für Workflows wie E-Mail-Adressen, Zeitstempel, Signaturen und Dokumentstatus für die Verwaltung des Zeitablaufs

Wenn ein Dokument sensibel ist, halte deinen Workflow möglichst schlank:

• Lade nur die endgültige Version hoch.

• Teile keine ungesperrten Kopien, außer du bist dazu berechtigt.

• Lade unterschriebene Dateien herunter und speichere sie in deinem freigegebenen System.

Das Unterschreiben sollte der letzte Schritt sein. Wenn du das Dokument nach einer zertifikatsgestützten Signatur änderst, kann das die Validierung beeinträchtigen.

Bevor du unterschreibst, kannst du:

• Eine große PDF-Datei komprimieren damit sie schneller hochgeladen wird.

• Anhänge zu einer einzigen übersichtlichen Datei zusammenführen.

• Text bearbeiten oder kleine Fehler beheben.

• In Word konvertieren für umfangreichere Bearbeitungen und dann wieder als PDF exportieren.

So läuft dein Signierschritt reibungslos und du vermeidest Nacharbeit.

Wenn du ein Dokument nur unterschreiben und zurücksenden musst, starte mit Smallpdf PDF unterschreiben. Wenn du Signaturanfragen, Erinnerungen und Nachverfolgung brauchst, wechsle zu Sign.com. So oder so bleibt der Prozess schnell, übersichtlich und browserbasiert.