Digitale Unterschriften online erstellen

Wurdest du schon einmal gebeten, ein Dokument mit einer digitalen Signatur zu unterschreiben? Wenn du dich fragst, wie das geht, kannst du Smallpdf eSign nutzen, um eine digitale Signatur zu erstellen und jedes PDF-Dokument zu unterschreiben. Es ist wirklich einfach zu bedienen und du hast das Dokument in Sekundenschnelle unterschrieben.

Wie funktionieren digitale Signaturen mit Smallpdf?

Wenn du dein PDF als Pro-Nutzer unterschreibst, erstellen wir eine so genannte „fortgeschrittene elektronische Signatur“ – der technische Name für digitale Signaturen. Dazu gehört ein LTV-aktivierter Zeitstempel, den du mit einem PDF-Reader wie Adobe Acrobat oder Adobe Sign überprüfen kannst.

Wenn du die Unterschrift validierst, siehst du Smallpdf als Unterzeichner. Außerdem siehst du einen Zeitstempel, der den Zeitpunkt der Erstellung der Signatur dokumentiert. Und zu guter Letzt kannst du sehen, dass das Dokument seit dem Zeitpunkt der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde. Deshalb solltest du den Inhalt deiner Dokumente nach der Unterzeichnung nicht mehr aktualisieren oder verändern, da die Unterschrift sonst ungültig wird. Auch die Konvertierung eines Dokuments, z. B. von PDF in Word, nachdem du es digital unterschrieben hast, macht die digitale Signatur ungültig.

Wenn du ein freier Nutzer bist, kannst du stattdessen die elektronische Unterschrift in begrenztem Umfang kostenlos nutzen. Diese Art von Unterschrift kannst du jedoch nicht validieren. Sieh es als ein einfaches Bild ohne digitalen Fingerabdruck. Je nach örtlicher Gesetzgebung und dem Zweck deines Dokuments kann es sein, dass du eine digitale Signatur brauchst oder nicht. Weitere Informationen über digitale Signaturen findest du in unserem Blog-Artikel „Elektronische und digitale Unterschrift einfach erklärt“.

Was du sonst noch tun kannst

Nachdem du dein PDF in eSign hochgeladen hast, kannst du dem Dokument Text oder ein Datumsfeld hinzufügen, falls du Zeit und Ort neben dem Unterschriftsfeld hinzufügen möchtest. Wenn du Unterschriften einholen musst, kannst du mit der Funktion „Unterzeichner einladen“ andere darum bitten, dein Dokument mit einer digitalen Signatur zu unterschreiben. Du fügst einfach ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse hinzu, und wir schicken ihnen eine Anfrage zum Unterschreiben deines Dokuments.

Wenn du ein Pro-Konto hast, haben die Unterzeichner beim Unterschreiben ebenfalls Zugang zur digitalen Signatur. Solange eine der Parteien ein Smallpdf Pro-Mitglied ist, wird eine digitale statt einer elektronischen Unterschrift verwendet.

Wenn du dich noch in der Entwurfsphase deines Vertrags befindest, kannst du auch unsere über 20 Werkzeuge nutzen, um deine PDF-Datei so vorzubereiten, wie du sie brauchst, bevor du sie in das eSign-Tool hochlädst. Du kannst zum Beispiel einen großen Vertrag vor dem Unterschreiben komprimieren, damit er besser per E-Mail verschickt werden kann. Du kannst auch mehrere Dokumente zu einer Datei zusammenfügen, anstatt mehrere Unterschriften anzufordern, was mühsam werden kann.

Da du das Dokument nicht mehr ändern kannst, sobald es unterschrieben ist, solltest du alle Änderungen vornehmen, bevor du eine digitale Signatur erstellst und das PDF unterschreibst.

Und schließlich ist es unser oberstes Ziel, den Nutzern ein reibungsloses Dokumentenmanagement zu ermöglichen. Bitte schau immer wieder bei unserem eSign-Tool vorbei, da wir unseren digitalen Unterzeichnungsprozess ständig verbessern. Schau dir auch den Rest unseres Blogs an, wo du weitere Anleitungen findest.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna